Образец приказ по кадрам

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

• при приеме на работу и увольнении сотрудников;
• при наложении дисциплинарных взысканий;
• при награждениях и поощрениях;
• при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

• название документа;
• его номер и дата составления;
• наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Значение приказов в кадровом делопроизводстве и их виды

Ни одна организация с большой численностью работников не может обойтись без введения и учета различной кадровой документации.

Любые указания руководителя, начальников подразделений и иная трудовая деятельность сотрудников должна отображаться в документах, фиксирующих рабочий процесс на промышленном, производственном или другом крупном предприятии или организации.

Основополагающим кадровым документом, регулирующим трудовые правоотношения и основные функции действующих подразделений в любой компании (вне зависимости от ее форм собственности), является приказ.

Кто разрабатывает кадровые приказы, их виды

Приказ (он же имеет аналогичное название – распоряжение) – это юридический, организационно-правовой, имеющий императивную значимость с точки зрения закона кадровый документ, необходимый для решения различных кадровых вопросов для любого работодателя.

Он включает в себя необходимую письменную форму для обеспечения трудовыми правоотношениями обеих участников трудового права.

Составляется данный вид документа преимущественно сотрудниками кадровых служб или иными сотрудниками, совмещающими с основными обязанностями дополнительно и кадровое делопроизводство. Визируется приказ руководящими должностными лицами, с целью обязательного выполнения действующими работниками поставленных задач и указаний для нормализации рабочего процесса.

Формально, кадровые приказы делят на два основных вида:

1. по личному составу (включают в себя персональные сведения работников);
2. по основной деятельности предприятия (организации).

Должностные лица, на которых возлагают обязанности кадрового работника, чаще всего занимаются составлением и тех, и других форм приказов (распоряжений).

Делопроизводители и секретари нередко отвечают за составление и тех видов документов, которые регулируют не только трудовую, но и бухгалтерскую, общую и производственную деятельность на предприятии.

Приказы по личному составу представляют собой такой вид распорядительных документов, который письменно заверяется обеими сторонами, и тем самым закрепляет трудовые правоотношения между работодателем и работником. Они имеют юридическую силу для обеих сторон, поэтому составлять такие приказы нужно внимательно, с соблюдением всех установленных и допустимых Трудовым законодательством сроков и правил.

В основном, данный вид приказов относят к той категории документов, в которых фиксируют значимые с юридической точки зрения права и обязанности обеих сторон трудовых правоотношений.

В таких приказах закрепляется функциональная деятельность работника в организации. В зависимости от цели распоряжения, такие приказы создаются для приема на работу нового сотрудника, кадрового перемещения (перевод на новую должность) и увольнения, выплаты премий или иных видов поощрения, длительных командировок, и т.д.

В приказах по личному составу в обязательном порядке должны отображаться наименование организации (работодателя), преамбула приказа, Ф.И.О. работника, даты (дата составления приказа и дата, фиксирующая начало трудовых изменений или дополнений), подразделение, должность, оклад, характер работы, наличие испытательного срока и места для подписей ознакомления с приказом обеих сторон.

То есть указывается вся кадровая информация, связанная с профессиональной деятельностью работника и его трудовыми обязанностям (изменениям).

Хранение вышеуказанных документов составляет 75 лет с момента их архивации. При сшивании, на них под конец старого или на начало нового года составляется общая опись, включающая в себя перечень названий перечисленных документов, наименование сотрудников и занимаемых ими должностей, а также даты самих приказов.

Как правило, в одну общую пачку сшиваются одинаковые по своему значению документы за прошедший год.

Виды приказов, относящиеся ко второй категории трудовых распоряжений, по своей структуре также имеют кадровое значение и включают в себя обозначение и регулирование организационных процессов трудовой деятельности работника.

Например, к таким видам кадровых документов относят:

1. Приказы на отпуска разного характера (ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3-х лет, учебный отпуск и т.д.);
2. Приказы о дисциплинарном взыскании;
3. Производственные приказы (о работе свыше нормы рабочего дня, то есть сверхурочно и о не запланированной заранее работе в выходные и праздничные дни);
4. Приказы на обучение или повышение квалификации;
5. Приказы о закреплении транспортных средств или иного имущества работодателя, на праве временного пользования работником;
6. Приказы о выполнении дополнительных поручении и назначении ответственных лиц.
7. Приказы по общей деятельности предприятия (например, запрет о курении табака в неположенном месте, или приказ о запрете аудио и видео записи на территории предприятия и т.д.).
8. Приказ о назначении ответственного лица за воинский учет (создается в случае, если в штате числится не более 500 сотрудников), за предоставление сведений по сотрудникам в ПФР РФ или Статистику. Как правило — эти обязанности возлагаются на работника кадровой службы, реже — секретаря или бухгалтера по зарплате.
9. Другие виды кадровых приказов наименьшей кадровой важности.

В качестве готового, можно сказать, идеального шаблона приказа, многие кадровые работники для составления документов по личному составу используют бланки унифицированных форм (по Госкомстату).

Ранее, они считались обязательными в кадровом делопроизводстве и применялись повсеместно во всех регионах России.

Однако, с 01.01.2013г., на основании ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», императивность норм в использовании унифицированных видов приказа была отменена.

С того момента работодатель в праве сам разрабатывать наиболее подходящие для него образцы приказов по личному составу. Но это не отменяет правила трудового законодательства вносить в документы все необходимые личные сведения работника. Они также должны быть указаны в обязательном порядке в приказе.

Удобство в применении самостоятельно разработанных бланков распорядительных документов заключается и в том, что работодатель может убрать из них все лишнее, или же дополнить текст приказа собственными необходимыми реквизитами или сведениями.

Например, если в организации нет профсоюза, то и отпадает необходимость вписывать в приказ об увольнении предложение о мотивированном мнении выборного профсоюзного органа (форма Т-8).

В отличие от приказов по личному составу в виде унифицированных форм, обязательным соблюдением которых кадровые работники ранее вынуждены были придерживаться, приказы (распоряжения) по основной деятельности всегда при их составлении носили произвольный, творческий способ оформления.

Обычно, его структура состоит из двух частей:

• вводная часть (включает в себя основою суть приказа);
• указательная (распорядительная часть) – она назначает ответственных лиц за исполнение и соблюдение настоящего приказа, и иногда включает в себя сроки его выполнения.

Учет кадровых приказов, их нумерация и способ регистрации

Юридическую силу кадровый приказ приобретает с момента даты его подписания руководителем и исполнителем, после чего документовед регистрирует его в журнале учета и регистрации приказов и подшивает в папку вместе с другими схожими по значимости приказами.

Несмотря на то, что журнал для регистрации документов не является обязательным фиксатором, все же многие кадровые работники предпочитают их заводить для из-за удобства в их использовании.

Регистрационный номер указывается в возрастающем порядке, и индексируется в соответствии с характером содержимого в распоряжении (например, «ок» или «к» — кадровый документ, «пр» — производственный документ, «от» — отпуск, «лс» — личный состав и т.д.).

Желательно для регистрации приказов завести разные регистрационные книги или журналы. Они делаются на заказ, или же продаются в любом специализированном магазине канцтоваров, с соответствующим наименованием, графами, уже подогнанными под конкретные цели.

Сроки их хранения кадровых приказов и их архивация

Перед сдачей документов в архив, на общую пачку одного вида приказов составляется сводная опись, после чего она кладется сверху на последний по счету (дате) в пачке приказ, и закрытая титульным листом (наименование стопки) прошивается крепкими нитками.

Для более длительного и качественного сохранения бумажных носителей информации, рекомендуется хранить кадровую документацию в специальном сухом помещении, предназначенным для архива.

После окончания сроков хранения, кадровую документацию утилизируют (уничтожают).

Сроки хранения у всех приказов разные, в зависимости от их специфики и значимости. Так, например, распоряжения по личному составу и их регистрационные книги имеют срок обязательного хранения не менее 75 лет, приказы по основной деятельности – неограниченный срок, приказы на отпуска до 3 лет, документы по общей и производственной деятельности организации – не менее 5 лет и т.д.

Законодательную базу для ознакомления со сроками хранения архивов можно найти в таких специализированных программах, как Консультант +, Гарант или на специальных сайтах по кадровому делопроизводству.

Рекомендуем вашему вниманию два интересных видео по теме статьи:
Основные документы кадрового учета

Частые ошибки в кадровом делопроизводстве

Приказы по кадрам

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности, в частности, относятся приказы:

• об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
• об утверждении графиков отпусков:
• об утверждении и изменении штатного расписания;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него;
• об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

• о приеме, переводе, увольнении работников;
• о предоставлении различных видов отпусков;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. 19 «Перечня»).

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• дата;
• регистрационный номер документа;
• заголовок «Приказ» или «Распоряжение»;
• тема;
• текст;
• подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Как оформить приказ по личному составу

На каждом предприятии, где имеются наемные работники, все рабочие моменты, связанные с их трудовой деятельностью, фиксируются в приказах. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность – все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации. Рассмотрим, как выглядит образец приказа по личному составу и каким должен быть образец журнала учета приказов по личному составу.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

• прием на работу ( ст. 68 ТК РФ );
• перевод на другую работу ( ст. 62 ТК РФ );
• расторжение трудового соглашения ( ст. 84.1 ТК РФ );
• предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска ( ст. 116 ТК РФ );
• отправление в командировку ( ст. 166 ТК РФ );
• поощрение или дисциплинарное взыскание с работника ( ст. 193 ТК РФ ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

Образцы приказов по кадрам — оформление документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

• При комплектовании кадров.
• При перемещении сотрудников.
• Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
• При увольнении и т.д.
• О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

• Т-1, который используют при приеме сотрудников.
• Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
• Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
• Т-8, который сообщает об увольнении.
• Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
• Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

1. Заявления специалиста.
2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

• Действие руководителя компании.
• ФИО и иные данные на сотрудника.
• Дата вступления документа в силу.
• Ссылки на источники.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

• Не следует пользоваться сокращениями.
• Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

• Инициирование решение о создании приказа.
• Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
• Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
• Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

• Внутренних актах компании.
• В правовой документации, например ТК РФ.
• В архивных документах.

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

1. Правильный учет документов.
2. Контроль над выполнением приказов.
3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Оформление приказов по личному составу

Организовать трудовой процесс в компании невозможно без распорядительных документов. К таким документам относятся приказы по личному составу. Их издает директор компании. Приказы по личному составу регулируют правовые отношения между работодателями и работниками.

Из этой статьи вы узнаете:

• какие бывают виды приказов по личному составу;
• что является основанием для оформления приказов по личному составу;
• для каких видов приказов по личному составу использовать унифицированные формы;
• какой порядок оформления приказов по личному составу для передачи их в архив.

Виды приказов по личному составу в 2018 году

Любые действия в отношении сотрудников закон предписывает производить строго на основании приказов. Приказы по личному составу оформляют в случаях, когда нужно:

• принять сотрудника на работу;
• перевести на другую работу;
• направить в командировку;
• предоставить работнику отпуск;
• поощрить или вынести дисциплинарное взыскание;
• уволить работника и др.

Что является основанием для издания приказа, этапы его подготовки, смотрите на схеме.

Схема. Движение приказа по личному составу от подготовки до передачи в архив

Основания для оформления приказов по личному составу в 2018 году

В любом приказе по личному составу должна быть ссылка на документ, на основании которого он издан. Примеры документов-оснований смотрите в табл. 1.

Табл. 1. Основания для оформления приказов по личному составу в 2018 году

О приеме на работу

• Заявление соискателя;
• приглашение от работодателя;
• трудовой договор

О предоставлении отпуска

• График отпусков;
• заявление сотрудника

Об увольнении сотрудника

• Заявление работника;
• акт нарушения трудовой дисциплины;
• судебное постановление;
• другие документы, в зависимости от причины увольнения

Об изменении персональных данных

Заявление работника и копии соответствующих регистрационных документов, в которых подтверждаются изменения, сделанные органами ЗАГСа

О переводе в другое подразделение или на другую работу по инициативе работника

О переводе по инициативе работодателя при условии согласия работника

Представление на перевод

Докладная записка руководителя, приказ по основной деятельности, документы, которые подтверждают необходимость кадровых перестановок

Докладная записка руководителя с обоснованием целей командировки

Вопрос из практики

Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Все остальное – это приказы поосновной деятельности.

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы поличному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть дляприказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках…

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя. Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.