Содержание:
Виды служебных писем, порядок их оформления
Главная > Реферат >Промышленность, производство
Понятие и функции служебных писем…………………………………………5
Общие требования к оформлению, структуре и стилю изложения служебных писем……………………………………………………………………………..12
Список использованных источников …………………………………………..21
Деятельность любой организации не обходится без документации. Деловая переписка – неотъемлемое средство документирования связей с различными организациями и предприятиями, так как именно письма служат средством сотрудничества между организацией-автором и организацией-адресатом.
Если организационно-правовая, распорядительная документация в основном фиксирует внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.
Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.
Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу, по электронной почте или с помощью курьера.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Тема контрольной работы является достаточно актуальной. Актуальность объясняется, во-первых: появлением большого количества организаций и предприятий различных форм собственности, что соответственно приводит к необходимости официального, письменного закрепления внешних, деловых связей; во-вторых: развитие и закрепление современных требований к оформлению документов, в данном случае служебных писем.
Цель написания контрольной работы – грамотное составление и оформление различных видов служебных писем.
Контрольная работа состоит из введения, заключения и основной части, состоящей из трех частей. Первая часть рассматривает понятие «служебное письмо» и его функции. Во второй части приводится классификация наиболее распространенных видов служебных писем по функциональному признаку. Третья часть рассматривает особенности оформления отдельных реквизитов в письмах, структуру текста и стиль изложения служебных писем, а так же значение делового стиля изложения при написании служебных писем.
Понятие и функции служебных писем
Служебное письмо – это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты.
Функции служебных писем:
– информационная – в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;
– организационная – обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;
– коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации;
– юридическая – используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;
– воспитательная – требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя.
Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.
Виды служебных писем
Прежде чем приступить к изучению особенностей подготовки служебных писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации служебных писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что они отличаются друг от друга:
по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);
по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;
по объему — короткие, средние и длинные;
по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);
по стилю изложения — официальные и частные;
по комплектности — с приложениями и без приложений;
по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);
по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;
по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.
Однако главным классификационным критерием по-прежнему остается их функциональное назначение. Приведем краткую характеристику наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.
Письмо-просьба — излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу (Приложение 5).
Письмо-сообщение — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос (Приложение 6).
Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или
отправителем запроса, или нормативно-правовым документом
Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов). (Приложение 8)
Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного (Приложение 9).
Письмо-предложение (оферта) — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.
Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью
в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма (Приложение 10).
Письмо-рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.
Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».
Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам (Приложение 11).
Гарантийное письмо — письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова «Гарантирую» (Приложение 12).
Письмо-напоминание — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Рекламное письмо представляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.
Письмо-приглашение — функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова «Приглашаем (приглашаю). «. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.
Письмо-поздравление — содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:
Требования к оформлению служебных и деловых писем
Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.
Основные требования
- Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
- Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
- Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
- Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
- Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.
Что должно содержать?
- Дату, номер, данные адресата и отправителя;
- Указание на дату, номер ранее полученного письма;
- Заголовок о сути письма и текст;
- Пометка о наличии приложений;
- Подпись и при необходимости печать;
- Отметка о сотруднике-исполнителе.
Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.
Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.
Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.
Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.
Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.
Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.
Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.
ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.
Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :
Оформляем письма по ГОСТу
В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.
Из этой статьи вы узнаете:
- Какие существуют разновидности деловых писем;
- Правила оформления служебных писем;
- Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
- Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
- Как оформить деловое письмо с приложением.
Правильное оформление писем – успех работы всей компании
Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.
Виды деловых писем
Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.
Категория
Виды писем
1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.
2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.
1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.
2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.
По выполняемым функциям
1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.
По признаку адресата
1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.
2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.
По форме отправления
1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.
2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.
1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.
2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.
1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.
2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.
Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.
Подготовка и составление служебных писем
К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:
изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;
подготовка и написание проекта текста;
согласование проекта и необходимое редактирование;
регистрация исходящего письма;
Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.
Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.
Структура служебного письма
Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.
Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.
В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.
В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.
В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.
При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:
- степень знакомства и характер отношений с адресатом;
- общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
- ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
- этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Оформление письма, образец:
Оформление писем по ГОСТу
Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.
Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — Герб субъекта Российской Федерации;
03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — Код организации;
05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 — Наименование организации;
09 — Справочные данные об организации;
10 — Наименование вида документа;
12 — Регистрационный номер;
13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;
14 — Место составления или издания;
16 — Гриф утверждения;
18 — Заголовок к тексту;
19 — Отметка о контроле;
20 — Текст документа;
21 — Отметка о наличии приложения;
23 — Гриф согласования;
24 — Визы согласования;
25 — Оттиск печати;
26 — Отметка о заверении копии;
27 — Отметка об исполнителе;
28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — Отметка о поступлении документа в организацию;
30 — Идентификатор электронной копии.
Оформление письма по ГОСТу, образец:
Оформление письма с приложением, образец:
Правила оформления деловой переписки
Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).
Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.
Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.
Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.
Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.
Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.
Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».
Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.
Памятка по оформлению делового письма
Бумага
Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.
Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
Поля
Лист должен иметь поля не менее:
20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
Дата
Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».
Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»
Исходящий номер
Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
Ссылка на входящее письмо
Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.
Адресат
Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.
По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.
Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.
Текст письма
Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.
При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.
Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.
Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.
Приложение
Деловое письмо с приложением оформляют так:
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:
Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.
Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:
Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.
Подпись
Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.
Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.
Печать
Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.
Исполнитель
При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.
Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.
Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности (стр. 1 из 3)
Деятельность воинских частей (организаций) обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером переписки с вышестоящими органами военного управления и взаимосвязей воинских частей (организаций).
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.
Основные виды документов, разрабатываемых в воинских частях (организациях): приказы, распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, воинские перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах (далее — ПЭВМ) документы[1] .
Министерством обороны РФ, Пограничной Службой разрабатывались и вводились в действие ряд инструкций по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, согласно которым составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена[2] .
Служебный документ должен быть написан служебно – деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.
1. Классификация служебных документов
Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:
· способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);
· содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);
· наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);
· виду (типовые – разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные – разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные – разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные – печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);
· степени сложности (простые – содержащие один вопрос, сложные – содержащие два и более вопросов);
· месту составления (внутренние – не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние – входящие и исходящие документы);
· срокам исполнения (срочные – разрабатываемые к заранее установленным срокам согласно табелю срочных донесений, внесрочные – разрабатываемые по мере необходимости);
· происхождению (служебные – по вопросам служебной деятельности; официально-личные – именные жалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц);
· степени гласности (обычные, секретные – содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне, ограниченного доступа – содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);
· юридической силе (подлинные – выданные в установленном порядке и составленные с соблюдением всех правил, подложные – документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);
· назначению (подлинник – первоначальный документ, копия – точное воспроизведение реквизитов и содержания подлинника с пометкой «копия», отпуск – полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа – копия части документа; дубликат – это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);
· сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);
· роду деятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т.п.).
Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:
· своевременность составления (разработки);
· достаточность информации (высокая информационная емкость);
· достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;
· официально-деловой стиль и язык документа;
· грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;
· логика и краткость (лаконизм) изложения информации;
· ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;
· юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).
2. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем
Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами[3] .
Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой – стиль изложения[4] .
Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.
С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.
Общие требования написания деловых писем:
· бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
· бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
· служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
· ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;
· текст печатается через полтора – два интервала;
· наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;
· ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;
· после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
· подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;
· резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;
· письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
· на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
· точность и ясность изложения мыслей;
· максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
· краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;
· грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;
· корректность – деловой и вежливый стиль изложения.
3. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах
3.1 Общие положения
Служебные письма в войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской Федерации готовятся:
как ответы о выполнении поручений вышестоящего органа военного управления;
как ответы на запросы организаций и частных лиц;
как сопроводительные письма;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией командира (начальника) воинской части (организации) и их заместителей. Тексты ответных писем должны точно отвечать заданиям, зафиксированным в резолюциях.
Сроки подготовки инициативных писем определяются командирами (начальниками) воинской части (организации) и их заместителями.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.