Содержание:
Обязана ли организация выдать копию трудовой книжки бывшему работнику
«Кадровик. ру», 2012, N 12
Вопрос: По истечении нескольких месяцев с момента увольнения из организации бывший работник представил заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки; работник не трудоустроен. Обязана ли организация выдать требуемую копию бывшему работнику?
Ответ: Требования бывшего работника о выдаче ему заверенной копии трудовой книжки после прекращения с ним трудового договора, выраженные в письменном заявлении, полностью правомерны, поэтому организация должна выдать ему требуемую копию.
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ на работодателе лежит обязанность выдавать работнику по его письменному заявлению в срок не позднее трех рабочих дней копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое); копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно. При этом цель, для которой работнику понадобились копии, не имеет значения.
Из совокупного прочтения и анализа названной нормы и ч. 2 ст. 84.1 следует, что работодатель обязан выдавать такие документы как работникам, трудовые договоры с которыми являются действующими, так и тем лицам, трудовые договоры с которыми к моменту написания работником соответствующего письменного заявления прекращены безотносительно давности прекращения трудовых отношений.
Можно сказать, что фактически ст. 62 ТК говорит о лицах, состоящих или состоявших ранее в трудовых отношениях с работодателем, а не исключительно о тех, которые являются работниками на момент подачи письменного заявления. Судебная практика придерживается такого же мнения (см. Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 20.03.2012 по делу N 33-1303/2012).
Статья 62 ТК, приводя примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, оставляет его открытым; закон лишь требует от таких документов, чтобы они были связаны с работой у данного работодателя.
В то же время п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, прямо обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Следует учесть, что в силу ч. 4 ст. 84.1 ТК трудовая книжка уволенного работника выдается ему в день увольнения; хранения ее копии в организации нормативными актами не предусмотрено. Поэтому копия трудовой книжки уволенного работника может быть изготовлена лишь при личном предъявлении бывшим работником подлинника этого документа.
Нововведения в процесс оформления копии трудовой книжки
Трудовая книжка классифицируется как бланк строгой отчетности и является основным документом послужного списка каждого гражданина. Документ находится в отделе кадров или непосредственно у работодателя, пока гражданин является официально трудоустроенным. При увольнении, в последний рабочий день, гражданин получает книжку с соответствующей записью на руки. Как заверить копию трудовой книжки?
Для чего нужна сотруднику копия трудовой и как ее получить?
Существуют случаи, когда наличие трудовой книжки спрашивают определенные инстанции. Например, она нужна в банке при оформлении кредита. Множество госслужб для оказания госуслуг требуют предъявить документ о занятости гражданина. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки.
Итак, чтобы взять копию необходимо подать заявление главе организации или руководителю отдела кадров. На небольшом предприятии можно попросить руководителя о выдаче устно. На выполнение данной процедуры для организации закон отводит максимальный срок – три дня. Отказавшийся исполнять просьбу работодатель может получить предупреждение или штраф от контролирующих органов.
В выдаче работнику отказать нельзя, предоставления абсолютно бесплатно. Требовать сообщить цель предоставления копии у сотрудника не имеют право.
Новые правила заверения трудовых книжек
1 июля 2018 года начали действовать новые правила заверения и хранения трудовых книжек. До июля текущего года действовали правила оформления от 2003 г.
Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.
Допускается вариант набора нужной информации на компьютере, а потом выполняется процедура заверение. Такой вариант оформления послужного списка должен устраивать организацию, затребовавшую документ.
Для заверения на копии указывается:
- подпись «копия верна» или «верно» необходимо ставить на каждой странице и ниже крайнего указанного рабочего места с подписью и указанием должности сотрудника, ответственного за выдачу документов;
Пример образца подписи:
Инспектор отдела кадров Личная роспись А. В. Петров
- после записей должна быть пометка, что сотрудник по-прежнему официально трудоустроен на предприятии;
- дата заверения оригинала документа;
- заверение (печать организации) главы предприятия или бухгалтерии;
- место нахождения оригинала документа (нововведение ГОСТа 2017 года)
В качестве места хранения должна быть указана организация, отдел, личное дело сотрудника, если таковое есть. Если предприятие небольшое, и хранит документы сотрудников в общей папке, в сейфе указание номера дела не требуется.
Подлинник документа находится в ООО «Альфа», в деле № 527 от 12.06.2015.
Печать организации должна как бы фиксировать копию, расположенную на бумаге и должна стоять на каждой странице
Далее аналогично ГОСТу 2003 года все листы ксерокопий сшиваются, нитка выводится на последний лист, проклеивается маленьким листочком с указанием числа страниц, росписью кадровика, бухгалтера или руководителя организации. Нумерация страниц осуществляется сверху и по центру, расстояние от края листа должно быть более 1 см.
Копии для пользования внутри рабочей организации можно оформлять по старым ГОСТам, т.е. без указания места нахождения оригинала.
Предоставление копии трудовой книжки уволенному сотруднику
При увольнении сотрудника с организации работник получают трудовую книжку на руки и расписывается в соответствующем журнале учета документов. Имея оригинал документа, гражданин без проблем может засвидетельствовать подлинник у любого нотариуса.
Cуществуют прецеденты, когда с просьбой граждане обращаются на последнее место работы. В Трудовом кодексе нет однозначного ответа по данной ситуации. Раз выдача заверенной копии трудовой книжки не обозначена правонарушением, рабочая организация может пойти на встречу и выдать ее.
Суды определяют взаимоотношения работника и работодателя как бессрочные (см. Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 20.03.2012 по делу N 33-1303/2012), таким образом обязывая работодателей выдавать заверенные копии уволенным сотрудникам. Однако, мы советуем обращаться к нотариусу, который потратит менее часа вашего времени на данную процедуру.
Период функционирования заверенной копии оригинала трудовой книжки
Ксерокопия или выписка, заверенная рабочей организацией, действительна на протяжении месяца с момента заверения. Если в течении этого месяца в оригинал вносились какие-то изменения, копия автоматически перестает действовать. Копия, заверенная нотариусом действует бессрочно, если в оригинал документа не вносятся какие-либо записи.
Новые правила согласно ГОСТу для оформления копии трудовой книжки с 1 июля текущего года носят рекомендательный характер. Однако, если эти правила прописаны как обязательные в организации, которая затребовала копию документа о рабочей деятельности, то заверение старого образца не примут. Поэтому настоятельно рекомендуем пользоваться ГОСТом для всеобщего удобства.
Существующие правила оформления делопроизводства необходимо знать руководителям и работникам во избежание штрафов после проверок госорганов.
Заверяем трудовую книжку уволенному
Трудовая книжка
В общем случае, делать копию документа, которого нет в распоряжении организации не нужно. В описанном случае трудовая находится у уволенного работника, и оснований снова принимать ее для копирования и заверения у компании нет.
В ситуации, когда работник уволился из вашей организации, но еще не устроился на другую работу, заверить трудовую книжку уволенному сотруднику может нотариус. Другим вариантом будет заверение трудовой книжки сотрудником организации (органа государственной власти, ведомства, учреждения и т.п.), которой потребовалась копия. Компетентный сотрудник этой организации может заверить копию трудовой, сравнив оригинал с ксерокопией.
Справка о зарплате уволенному
Что касается справок и копий документов, связанных с работой, то их бывшему сотруднику выдать необходимо. Сделать это требуется в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления бывшим работником (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К такому же выводу приходят суды. Получается, справка уволенным о зарплате должна быть выдана обязательно. Если этой обязанностью пренебречь, то работник может обратиться в суд и затребовать с компании не только справку, но и компенсацию морального вреда (см., например, определения Московского городского суда от 26.08.2010 № 33-27002).
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Копии трудовых книжек теперь заверяют по-другому
Новости по теме
С 1 июля, когда вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Появится четыре новых реквизита, а десять старых будут выглядеть по-другому.
На копиях трудовых книжек теперь нужно писать, где хранится подлинник. Это касается и всех остальных кадровых документов. Правила поменяются с 1 июля, когда вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Десять привычных реквизитов теперь выглядят по-другому и появились четыре новых.
Требования нового ГОСТа нужно соблюдать, так как документ с ошибками в обязательных реквизитах не имеет силы. Да и по тому, насколько грамотно составлен документ, часто судят о самом кадровике. Разберем на образцах, как оформлять реквизиты по новому ГОСТу.
Подробнее о трудовых книжках читайте здесь:
Как заверить копию с 1 июля и где ставить печать
Отметку о заверении копии ставьте под реквизитом «Подпись» либо в нижнем крае листа (если документ без подписи). ГОСТ вводит два варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия.
На копии для внутреннего пользования, как и раньше, следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Отметку о заверении копии ставьте под реквизитом «Подпись» либо …
Также читайте в электронном журнале:
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.
как заверить копию трудовой книжки уволенного работника для подтверждения того, что он до сих пор не трудоустроен? какая запись делается на последней странице? копия снята с оригинала для предоставления ФСС для возмещения оплаты больничного уволенного,
Вопрос-ответ по теме
как заверить копию трудовой книжки уволенного работника для подтверждения того, что он до сих пор не трудоустроен? какая запись делается на последней странице? копия снята с оригинала для предоставления ФСС для возмещения оплаты больничного уволенного, который выдан в течении 30 дней после увольнения
В данной ситуации организация уже не является работодателем в отношении бывшего сотрудника. В этой связи у организации нет оснований для заверения трудовой книжки бывшего сотрудника.
Поэтому, если организация самостоятельно заверит копию трудовой книжки, есть вероятность что этот документ не будет принят ФСС России.
Такие выводы следуют из: Указа Президиума Верховного Совета СССР, Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан
И в данной ситуации рекомендуем заверить копию трудовой книжки нотариально.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Как заверить копию трудовой книжки сотрудника
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты. Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.
Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.
Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,
Заверение копии трудовой книжки для бывшего работника организации
Здравствуйте!обратился бывший работник организации ( 15 лет как на пенсии) с просьбой заверить копию трудовой книжки для оформления на ВТЭК . каким законодательством это регламентируется?Спасибо.
Ответы юристов (2)
-это еще старый- старый документ времен СССР ХОТЯ НАПРЯМУЮ УДОСТОВЕРЕНИЕ КОПИЙ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ОН НЕ РЕГУЛИРУЕТ Т.К трудовая в настоящий момент на руках у гражданина. он вполне может заверить копию у нотариуса
УКАЗ
от 4 августа 1983 г. N 9779-X
О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ,
УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ,
КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН
Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).
5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
Вы не можете заверить трудовую книжку бывшему работнику. Статья 62 ТК РФ касается только работников организации. Вы можете подготовить справку о том, что обратившийся работал у Вас.
Неработающему гражданину копию трудовой книжки может заверить нотариус. (Возможно заверят и в ЕИРЦ (ЖЭК), но к сожалению, я не смогла перепроверить эти данные — найти подтверждающие законодательные акты).
С уважением, Светлана
Ищете ответ?
Спросить юриста проще!
Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году
Как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году и при этом соблюсти все требования законодательства? Расскажем об этом.
Читайте в нашей статье:
Правила заверения трудовой книжки
Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК). Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно. Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.
Скачать документы из статьи:
В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.
Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.
Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.
Порядок оформления документа:
- Если используется перепечатка, необходимо сверить наличие и точность реквизитов (серию и номер; ФИО сотрудника; дату рождения; образование; специальность; дату заведения).
- Каждый лист маркируется пометкой «Копия верна». Это касается ситуаций копирования части книжки, если же она дублируется целиком – то достаточно заверить последнюю страницу.
- Проставляются печати предприятия и подпись руководителя. Обратите внимание: печать ставится строго поверх текста и визы руководителя. Подписать нужно вручную, использование цифровой визы недопустимо. Возможен вариант, при котором подпись ставит уполномоченный работник. Это может быть главный бухгалтер, руководитель кадровой службы и т.д.
- На последнем листе ставится замечание «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».
- Прошивается документ, нить приклеивается на внутреннюю обложку последнего листа.
- Готовая копия помечается сведениями о том, сколько листов она содержит. Также ставятся дата заверения, подпись ответственного работника, указание его должности и ФИО, печать.
Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!
Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.
Справочник кадровика в подарок!
Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года
Росстандарт изменил правила заверения документов не так давно. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был начать свое действие еще в июле 2017 года, однако оно было отсрочено до 30 июня 2018-го (приказ № 435-ст).
С 1 июля 2018 года кадровые документы будут заверяться по новым правилам.
Основное изменение – указание места хранения оригинала документа. Если он хранится в деле, необходимо указать и реквизиты дела.
Впрочем, уже сейчас можно в работе ориентироваться на новые правила. Такие копии будут приняты без проблем, наравне со «старой версией», а вот с 1 июля — только по новому ГОСТу.
Запись “работает по настоящее время” в трудовой
Бывают случаи, когда требуется отметить, что сотрудник продолжает свою деятельность на данном рабочем месте (например, если заверенная копия нужна для получения банковского кредита). Здесь возможно использовать разные варианты формулировок. Более распространенной и точной является фраза: «Осуществляет трудовую деятельность в (обозначить) должности по настоящее время». Но правильным будет и: «Работает по настоящее время».
Заверяющая запись ставится только на копии трудовой и удостоверяется печатью организации и подписью ответственного лица.
Кто заверяет копию трудовой книжки
Если книжка находится на руках у гражданина, надо обратиться к нотариусу, который и заверит подлинность копии. В большинстве случаев нотариусы просят предоставить уже отсканированные страницы, иногда скан делается на месте.
На предприятии право заверять документы имеется у тех сотрудников, на кого это возложено должностными обязанностями. Обычно это работники кадрового отдела, руководитель предприятия или главный бухгалтер – в тех случаях, если на предприятии нет отдельного кадрового подразделения. В тех случаях, когда заверить трудовую необходимо самому генеральному директору, право на процедуру имеет учредитель либо кадровый специалист (но только основного, головного офиса).
В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать
Срок действия копии трудовой книжки
Как и любой юридический документ, копия трудовой имеет ограниченный период действия, напрямую связанный с правилами учреждения, в которое необходимо ее предоставить. Поэтому лучше узнать о сроке действия конкретной инстанции, чтобы не столкнуться с необходимостью приходить повторно. Обычно этот срок составляет до 14 до 60 дней.
Если документ нужен для получения кредита, то есть некоторая зависимость от запрашиваемой суммы: чем больше денег хочет получить человек, тем короче срок годности у справки.
Обратите внимание: это не касается вопросов подтверждения стажа, тут записи рассматриваются как бессрочные.
Если сотрудник уже уволился и в настоящий момент нигде не работает, заверением должен заниматься нотариус, а не «кадровик» с предыдущего места работы. Однако работодателю целесообразно все же оставлять у себя копии трудовых -всех сотрудников.