Основы учета денежных средств на предприятии
Главная > Реферат >Бухгалтерский учет и аудит
I. Основы учета денежных средств …………………………………………….4
1.1. Основные принципы учета денежных средств ……………………………4
1.2. Учет денежных средств в кассе …………………………………………… 4
1.3 Учет движения денежных средств на расчетных счетах в банках ………. 9
1.4. Учет денежных средств на валютных счетах в банках …………………. 12
1.5. Учет денежных средств на специальных счетах в банках и переводов в пути ……………………………………………………………………… 15
В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов.
Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.
Расчеты осуществляются в денежной форме. Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках.
Наличными средствами, как правило, ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.
I. Основы учета денежных средств
1.1. Основные принципы учета денежных средств
Деньги представляют собою особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом.
Вся ответственность за обеспечение сохранности и правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера организации. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.
Для учета денежных средств в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрены следующие главные (синтетические) счета:
51 “Расчетные счета”;
52 “Валютные счета”;
55 “Специальные счета в банках”;
57 “Переводы в пути”.
Все эти счета по отношению к балансу являются активными и размещены во II разделе актива баланса на соответствующих статьях.
1.2. Учет денежных средств в кассе
Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка.
Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.
При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191). В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется Обязательство кассира.
Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18).
При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.
Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк.
Для учета движения денежных средств в кассе установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ.
Единственным документом для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.
Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”.
Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один — для регистрации приходных кассовых ордеров, другой — расходных кассовых ордеров.
По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.
Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров — прописью).
На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер № 1.
Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3—5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.
На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 “Касса” (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 “Касса” (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.
В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12).
Итоги кредитовых оборотов по счету 50 “Касса” переносят с лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.
Остаток средств в кассе отражают в ведомости на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.
При осуществлении записей в кассовой книге за 3—5 дней журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в кассе за каждый месяц.
Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 “Касса”, к которому могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 “Касса организации”,
50-2 “Операционная касса”,
50-3 “Денежные документы” и др.
На субсчете 50-1 “Касса организации” учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты (“Касса организации в долларах США”, “Касса организации в евро” и т.д.).
На субсчете 50-2 “Операционная касса” учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п.
На субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы.
Счет 50 “Касса” по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье “Касса”. По дебету счета 50 “Касса” учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — их расходование и списание.
Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему открываются по субсчетам, записи производятся в течение месяца.
Ежемесячно эти учетные регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится сальдо на 1-е число следующего месяца, для этого к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру.
1.3 Учет движения денежных средств на расчетных счетах в банках
Все свободные денежные средства организации хранят в обслуживающих учреждениях банков на специально открываемых расчетных счетах. Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который должен быть указан на всех документах при списании или поступлении денег на счет.
Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год.
Определенную выгоду имеют организации: банк зачисляет на их расчетные счета вкладной процент в определенном размере от среднегодового остатка денежных средств на счете.
Банк открывает расчетные (текущие) счета налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего постановку на учет в налоговом органе и в органах фондов социального страхования и обеспечения (либо при предъявлении документа, удостоверяющего об уведомлении налогового органа о намерении налогоплательщика открыть в банке соответствующий счет).
Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер, которые подписывают все документы, на основании которых производится списание денег.
В связи с этим при смене одного из двух распорядителей денежных средств (руководителя организации или главного бухгалтера) в учреждение банка должна быть представлена новая карточка с образцами подписей и оттиском печати организации.
Денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах, предназначены как для основной деятельности, так и для вложений во внеоборотные активы.
В силу этого на расчетные счета зачисляются денежные средства, получаемые в результате основной деятельности организации: выручка от продажи готовой продукции и товаров, от предоставления услуг, от выполняемых на сторону работ. Кроме того, на расчетные счета зачисляются выручка от реализации основных средств, арендная плата за сданные в аренду основные средства, а также выручка от реализации прочих активов (материалов, сырья, полуфабрикатов, ценных бумаг, нематериальных активов и т. д.), дивиденды по акциям, облигациям и т. п.
Расходуются денежные средства с расчетных счетов как на основную деятельность (приобретение сырья, материалов, товаров, оплата труда работников и пр.), так и путем вложений во внеоборотные активы (на приобретение основных средств, приобретение нематериальных активов и т. д.), а также на финансовые вложения (приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг, предоставление займов и т. д.).
Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов могут производиться двумя способами:
При взносе наличных денег на расчетный счет, оформляемый объявлением на взнос наличными, учреждение банка выдает квитанцию установленного образца.
Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прилагаемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.
Выдача денег наличными с расчетного счета производится по чекам, которые сброшюрованы в чековую книжку. Чек для получения денег наличными состоит непосредственно из чека и корешка. Одновременно с заполнением чека заполняется корешок. Чеки защищены водяными знаками, поэтому никакие подчистки, а также оговоренные исправления в них не допускаются.
Деньги, полученные по чеку с расчетного счета, должны быть оприходованы в кассе путем выписки приходного кассового ордера.
Большинство операций по расчетному счету производится безналичным путем, т.е. осуществляется без участия наличных денег, путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика (в сберегательном или ином банке) и зачисления их на счет получателя.
Безналичные расчеты подразделяются на одногородние (местные) и иногородние.
Одногородние (местные) расчеты — это расчеты между организациями, обслуживаемыми одним или разными учреждениями банка, находящимися в одном населенном пункте.
Иногородние расчеты — это расчеты между организациями, обслуживаемыми учреждениями банка, расположенными в разных населенных пунктах.
Платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, заявления на аккредитив, инкассовые поручения (распоряжения), применяемые при безналичных расчетах в Российской Федерации, должны оформляться на бланках общероссийского классификатора управленческой документации.
1.4. Учет денежных средств на валютных счетах в банках
На основании законодательных актов, действующих в РФ, организации независимо от формы собственности и видов деятельности могут вступать в различные внешнеэкономические отношения (экспорт продукции собственного производства, импорт товаров, продажа и покупка валюты и т. д.) с инофирмами при наличии соответствующей лицензии.
Основными нормативными документами являются: [Ошибка: источник перёкрестной ссылки не найден]
О валютном регулировании и валютном контроле. О порядке обязательной продажи предприятиями,
объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке РФ.
Учет имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
В соответствии с Инструкцией о порядке открытия и ведения валютных счетов государственно-акционерные, коммерческие и другие банки, имеющие лицензию на право совершения валютных операций, открывают организациям балансовые валютные счета.
Независимо от названия валюты банк открывает своему клиенту следующие счета:
транзитный валютный счет — для учета поступившей валютной выручки до ее обязательной продажи государству (определенной части);
специальный транзитный валютный счет — для учета валюты, купленной на внутреннем валютном рынке;
текущий валютный счет — для учета валюты, находящейся в распоряжении организации, включая валютную выручку, оставшуюся после ее обязательной продажи государству.
Расходы, связанные с открытием валютных счетов, следует относить к операционным расходам и учитывать бухгалтерской записью:
Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”
Кредит счета 51 “Расчетные счета”
На валютных счетах учитывается валюта, под которой следует понимать установленную законом денежную единицу, используемую на территории конкретного государства для всех видов расчетов, платежей, установления цен и т. д.
Бухгалтерский учет денежных средств в иностранной валюте осуществляется на главном счете 52 “Валютные счета”, открываемом по видам валюты соответствующих государств.
Счет 52 “Валютные счета” предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных учреждениях на территории РФ и за ее пределами. Этот счет по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье “Валютные счета (52)”.
По дебету счета 52 “Валютные счета” отражается наличие и поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту — списание денежных средств с валютных счетов организации (в рублевом покрытии).
В Плане счетов бухгалтерского учета к счету 52 “Валютные счета” предусмотрены два субсчета;
52-1 “Валютные счета внутри страны”;
52-2 “Валютные счета за рубежом”.
Синтетический учет при всех формах бухгалтерского учета осуществляется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделения по субсчетам) и в денежном выражении (руб., коп.).
Аналитический учет ведется по каждому валютному счету, открываемому по наименованию иностранной валюты, при мемориально-ордерной форме учета в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной — в журнале-ордере №2 и в ведомости к нему.
Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на субсчетах главного счета 52 “Валютные счета” в рублях (рублевом покрытии) в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу, действующему на дату выписки денежно-расчетных документов. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей, курс которой можно установить в банке.
В связи с изменениями курса иностранных валют к российскому рублю в бухгалтерском учете необходимо отражать курсовую разницу, которая может быть положительной (увеличивающая прибыль) и отрицательной (уменьшающая прибыль).
Положительная курсовая разница образуется в случае, когда курс рубля по отношению к иностранной валюте падает (при пересчете сальдо активного счета) и когда курс рубля растет (при пересчете сальдо пассивного счета).
Отрицательная курсовая разница образуется в случае, когда курс рубля по отношению к иностранной валюте растет (при пересчете сальдо активного счета) и когда рубль падает (при пересчете сальдо пассивного счета).
Курсовой разницей называется разница между рублевой оценкой на разные даты имущества и (или) обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
В банках пересчет остатка денежных средств производится ежедневно при изменении курса рубля по отношению к иностранной валюте.
Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете в составе прочих доходов и расходов по счету 91 “Прочие доходы и расходы”.
По кредитовой стороне этого счета учитывается положительная разница, по дебетовой стороне — отрицательная.
Положительная курсовая разница отражается в учете проводкой:
Дебет счета 52 “Валютные счета”
Кредит субсчета 91-1 “Прочие доходы”.
Отрицательная курсовая разница отражается в учете проводкой:
Дебет субсчета 91-2 “Прочие расходы”
Кредит счета 52 “Валютные счета”.
1.5. Учет денежных средств на специальных счетах в банках и переводов в пути
Организации, помимо хранения денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, могут хранить их на других счетах в банках, которые используются для целевого назначения. Для учета этих денежных средств в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен главный счет 55 “Специальные счета в банках”, который по отношению к балансу является активным, размещаясь в промежуточных и заключительном балансах во II разделе актива по статье.
По дебету счета учитывается остаток денежных средств на специальных счетах в банке и их поступление, а по кредиту — списание (расходование). Ежемесячно на всех аналитических счетах выводятся обороты и сальдо, которое может быть только дебетовым.
Главный счет 55 “Специальные счета в банках” может иметь следующие субсчета:
55-2 “Чековые книжки”,
55-3 “Депозитные счета”.
При всех формах учета синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделений по субсчетам), аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме — в журнале-ордере № 3 и ведомости № 25.
В журнале-ордере № 3 записи производятся по кредитовой стороне счета 55 “Специальные счета в банках” в дебет других счетов. В ведомости записи производятся по дебету счета 55 “Специальные счета в банках” с кредита других счетов. Записи производятся в течение месяца на основании выписок банка.
На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 “Специальные счета в банках”, учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования (на специальные целевые мероприятия, на капитальные вложения и пр.), а также наличие и движение денежных средств в иностранной валюте.
Для учета денежных сумм, находящихся в пути, в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен главный счет 57 “Переводы в пути”. Этот счет предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в пути, т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банка для перечисления на расчетный, валютный или иные счета организации, но еще не поступивших и не зачисленных по назначению.
Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде (без подразделения по субсчетам). Аналитический учет при мемориально-ордерной форме осуществляется в контокоррентной книге, а при журнально-ордерной форме — в журнале-ордере № 3 и в ведомости № 25.
2. Решение задачи
В ООО «Мечта» для ремонта основных средств создан специальный резерв в размере 48000-00.
Ремонт осуществляется собственными силами. Стоимость материалов на него составляет 23000-00. Заработная плата рабочим, производившим ремонт равна 8000-00 (без учета суммы единого социального налога).
Отразить ежемесячное формирование фонда проводками.
Определить неизрасходованную сумму ремонтного фонда.
Ежемесячное отчисление в ремонтный фонд оформляется следующей бухгалтерской записью (25 «Общепроизводственные расходы»; 96 «Резервы предстоящих расходов»):
Дебет 25 Кредит 96 — 4000
При осуществлении ремонта отображаются следующие проводки
с использованием счёта 23:
Списания фактической себестоимости ремонта, осуществлённого хозяйственным способом
Дебет 96 Кредит 23 — 33080
Стоимость материалов, затраченных на ремонт
Дебет 10 Кредит 23 — 23000
Заработная плата рабочим, производившим ремонт
Дебет 23 Кредит 70 — 8000
Сумма единого социального налога
Дебет 69 Кредит 23 — 2080
Таким образом, неизрасходованная сумма ремонтного фонда составляет 14920 рублей.
Интернет-сайт zone1c.narod.ru Электронная версия «Практическая энциклопедия бухгалтера» Том
Первичные документы Раздел V. Кассовые операции Прием и выдача наличных денег (в редакции обновления за март 2005).
Фомина Т.Ю., Бычкова С.М. Аудит кассовых операций //Аудит кассовых операций – 2005, № 6.
Словарь терминов Профессиональных стандартов внутреннего аудита. http://www.iia-ru.ru/goods/index.html
Банк В.Р. Федерова Л.И. Аудит кассовых операций. //Аудиторские ведомости — июнь 2005, № 6.
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 21 июля 2005 г.)
Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. N 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» (с изм. и доп. от 16 апреля 2005 г.)
Документальное оформление кассовых операций — М.: Бератор,
Счет 50 «Касса» нового плана счетов
Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»,
50-2 «Операционная касса»,
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Из этого описания мы видим, что на счете 50 «Касса» учитываются три вида ценностей:
- отечественная валюта;
- иностранная валюта;
- денежные документы.
Относительно валюты отечественной все довольно просто: рубль есть рубль, и никакие инфляционные или дефляционные процессы не могут оказать влияние на деньги. Их покупательная сила может меняться, но это никак не может повлиять на учет. Учет не знает ни инфляции, ни дефляции, — отечественные деньги всегда учитываются по номиналу.
Чаще всего по учету наличных денежных средств в практической деятельности возникают три вопроса: может ли быть на предприятии несколько касс, сколько кассовых книг в этом случае должно быть и каким образом устанавливается лимит наличных денежных средств?
На предприятии может быть открыто несколько касс. Это следует из порядка определения лимита наличных денежных средств в кассе предприятия. Согласно п. 2.5 положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 05.01.1998 № 14-П, если структурные подразделения предприятия не имеют самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, то для этих структурных подразделений и для предприятия устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Следовательно, предполагается, что структурные подразделения имеют самостоятельные кассы. А в каждой организованной кассе должна вестись кассовая книга (п.3 письма ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18).
По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливает обслуживающий банк на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
Совсем с другими обстоятельствами мы сталкиваемся при учете валюты иностранной. Теоретически могут возникать две возможности:
- или учитывать ее как деньги;
- или как товар.
В первом случае колебания курсов приводят к изменению рублевой оценки иностранной валюты и необходимости постоянной ее переоценки. Во втором случае, такая валюта принимается по текущему курсу, и ее оценка не меняется до тех пор, пока эта валюта не будет выплачена. В нашей стране принят первый вариант.
Весьма большие трудности возникают и при учете денежных документов. Сложности связаны с определением того, что считать денежным документом. В плане счетов они определяются по принципу перечисления, и это позволяет четко выделить в учете их некоторые разновидности:
- марки почтовые;
- марки госпошлины;
- марки вексельные;
- авиабилеты оплаченные.
Далее составители плана указывают «и другие», т.е. главный бухгалтер в каждом отдельном случае должен решить: включать или не включать данный документ в состав денежных и, соответственно, на каком счете отразить его денежный эквивалент.
По классификации счетов все субсчета счета 50 «Касса» должны быть отнесены к счетам денежных средств, но, так называемые денежные документы, — это суррогаты денежных средств, и они далеко не всегда могут быть использованы, в отличие от денежных средств, в покрытие кредиторской задолженности. В сущности, неслучайно денежные документы выделены на отдельный субсчет 50.3 «Денежные документы».
Со своей стороны мы попытаемся показать некоторые подходы к определению денежных документов.
Денежный документ есть целевое свидетельство, за которое заплачены деньги. Под словосочетанием «целевое свидетельство» понимается то, что этот документ может быть использован в строгом соответствии со своим назначением.
Теоретически возникает вопрос о том, в какой оценке фиксировать денежные документы в учете.
До 2001 года предписывался порядок, согласно которому денежные документы должны были учитываться в номинальной оценке. Во всех случаях, а их было большинство, когда фактическая себестоимость (как правило, уплаченная цена) совпадала с оценкой по номиналу, проблем не возникало, но когда такого совпадения не было, возникала проблема отражения в учете разности между уплаченной ценой и номиналом. К счастью, в новом плане счетов этой проблемы нет.
Однако, решив эту проблему, составители плана счетов создали проблему другую: сальдо счета 50.3 «Денежные документы» трудно проверить. Это связано с тем, что при проведении инвентаризации общая стоимость денежных документов может быть выявлена только по номиналу, в то время как в синтетическом учете на счете 50.3 «Денежные документы» их стоимость будет показана по фактической себестоимости. Следовательно, будет нарушено одно из основополагающих требований к бухгалтерскому учету — требование непротиворечивости. В самом деле, п. 7 ПБУ 1/98 «Учетная политика», предписывает администрации предприятий обеспечить
«тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца».
Естественно, если скажем, путевка, номинальная стоимость которой 3 000 руб. куплена администрацией для сотрудников предприятия за 2 800 руб., то по дебету счета 50.3 «денежные документы» будет отражено 2 800 руб., но в кассе, вместо 2 800 руб. будет лежать денежный документ в 3 000 руб.
Это создает дополнительные трудности для бухгалтера, ибо он должен по каждому такому документу в своем аналитическом учете предусмотреть две оценки — номинальную (она почти всегда обозначена на самом документе) и фактическую, относительно которой, во всех случаях расхождения оценок, должна быть сделана справочная запись. И только в этом случае можно придерживаться приведенных требований ПБУ 1/98 и обеспечить коллацию между синтетическим и аналитическим учетом.
Следует заметить, что в старом плане счетов на счете 56 «Денежные документы» учитывали и выкупленные акции предприятия, теперь их учет ведется на счете 81 «Собственные акции (доли)».
Требования к счету 50 касса
Денежные средства, снятые со счетов
банка, оприходованы в кассу
Поставщик вернул в кассу излишне
Уплаченные ему денежные суммы;
поставщик вернул в кассу аванс под
предстоящую поставку материальных
ценностей (работ, услуг)
Поступили денежные средства в кассу
в погашение дебиторской
задолженности за проданную
поставщиком продукцию (работы,
услуги), основные средства и прочие
активы; покупатель внес в кассу
аванс за предстоящую поставку
продукции (работ, услуг)
Поступили в кассу денежные
средства, полученные в качестве
Возвращены в кассу
неизрасходованные подотчетные суммы
Поступили в кассу денежные средства
от работников организации (возврат
займа, возмещение материального
Внесены денежные средства в кассу
наличными в качестве вклада
в уставный капитал
Поступили в кассу денежные средства
от прочих дебиторов
Поступили наличные денежные
средства за проданную продукцию
(товары, работы, услуги) и прочее
Внесены наличные денежные средства
из кассы на расчетный счет,
Выданы из кассы денежные средства
в погашение долгов перед
поставщиками и прочими кредиторами
Возвращены излишне уплаченные
покупателем (заказчиком) наличные
Возвращен из кассы кредит, заем
Выдана из кассы заработная плата
Выданы денежные средства работникам
организации под отчет
Выданы займы работникам организации
Выданы дивиденды учредителям
Выплачена работникам из кассы
депонированная заработная плата
Выявлена недостача денежных средств
Заработанные денежные средства юридического лица подлежат зачислению на расчетный счет в банке.
Если организация пользуется услугами инкассации банка, то старший кассир обязан правильно сформировать инкассаторскую сумку до появления инкассатора. При этом им оформляется препроводительная ведомость в 3-х экземплярах:
— препроводительную ведомость (остается в банке);
— накладную к сумке (возвращается банком в организацию со штампом о зачислении денег на счет и прилагается к выписке банка);
— квитанцию к сумке (остается у старшего кассира организации в подтверждение сданных денег в банк и прилагается к кассовому отчету).
Передача денег инкассатору возможна только при наличии у него удостоверения личности, нагрудного знака, явочной карточки и др. Сумка с деньгами передается инкассатору в опломбированном виде в обмен на пустую сумку. Инкассатор расписывается в ее получении в специальном журнале с указанием времени.
Имеющиеся расхождения в сумме сданных денег отражаются на обратной стороне препроводительной ведомости в акте.
Если организация не пользуется услугами инкассации банка, то старший кассир самостоятельно сдает деньги в банк,
предварительно оформив при этом объявление на взнос наличными в 3-х экземплярах:
— объявление на взнос наличными (остается в банке);
— квитанцию (остается у старшего кассира организации в подтверждение сданных денег в банк и прилагается к кассовому отчету);
— ордер (возвращается банком в организацию со штампом о зачислении денег на счет и прилагается к выписке банка).
Инвентаризация денежных средств и документов в главной кассе организации проводится ежемесячно; в операционных кассах – по окончании рабочей смены материально ответственного лица.
До ее проведения назначается комиссия на основании письменного распоряжения руководителя организации участием представителя администрации, бухгалтера, старшего кассира.
До начала инвентаризации кассир обязан предъявить комиссии последний кассовый отчет с целью выявления суммы остатка наличных денег в кассе на дату проведения инвентаризации (это будут данные бухгалтерского учета).
На время проведения инвентаризации прием и выдача денег старшим кассиром прекращается.
Наличность пересчитывается в присутствии членов инвентаризационной комиссии, которая вносится в Акт инвентаризации денежных средств в кассе (фактические данные) по типовой форме ИНВ-15.
По всем случаям недостач и излишков кассир дает письменное объяснение.
Недостача денег взыскивается немедленно. Излишки денег приходуются и зачисляются в состав прочих доходов организации. Акт инвентаризации прилагается к кассовому отчету старшего кассира:
Д 73.2 К 50.1 – на сумму задолженности кассира по недостаче
Д 50.1 К 91/1 — на сумма излишка денег
Организации лица обязаны хранить свободные остатки собственных финансовых средств на банковских счетах. Кроме того, осуществляя расчетные операции с другими юридическими лицами на основании ранее заключенных договоров (поставки, займа, лизинга, банковского счета и расчетно-кассового обслуживания),
проводят операции по зачислению на текущий счет и перечислению средств со счета.
На текущий банковский счет зачисляется торговая выручка организации; платежи покупателей; суммы полученных займов; суммы, полученные от разных дебиторов по операциям.
Перечисление финансовых средств банком со счета организации:
в погашение задолженности перед работниками по оплате труда;
в погашение задолженности перед бюджетом по налогам;
в погашение задолженности перед Фондами Социального Страхования;
в погашение задолженности разным кредиторам (арендная плата, оплата коммунальных услуг, услуг связи, платы за охрану и противопожарную безопасность,связь и пр.);
в погашение задолженности за оказанные банковские услуги;
в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам за товары и услуги.
Для ведения банковских операций организации руководствуются Положением Центрального Банка Российской Федерации от 19.06.2012 г. N 383-П
«О правилах осуществления перевода денежных средств» (в ред. от 19.05.2015 года № 3641-У) .
Оно устанавливает правила осуществления перевода денежных средств Банком России, кредитными организациями (банки) на территории Российской Федерации в валюте Российской Федерации.
Перевод денежных средств осуществляется в рамках следующих форм безналичных расчетов:
— расчетов платежными поручениями;
— расчетов по аккредитиву;
— расчетов инкассовыми поручениями;
— расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);
— расчетов в форме перевода электронных денежных средств.
Формы ведения безналичных расчетов выбираются плательщиками и получателями средств самостоятельно и могут предусматриваться договорами.
Плательщиками, получателями средств являются юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, занимающиеся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, физические лица (клиенты), банки.
Банки осуществляют перевод денежных средств по банковским счетам путем:
списания денежных средств с банковских счетов плательщиков и зачисления денежных средств на банковские счета получателей средств;
списания денежных средств с банковских счетов плательщиков и выдачи наличных денежных средств получателям средств — физическим лицам;
списания денежных средств с банковских счетов плательщиков и увеличения остатка электронных денежных средств получателей средств.
Формы документов (платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования, платежного ордера) приведены в вышеназванном Положении.
В соответствии с Федеральным Законом № 345-ФЗ от 02.12.2013 г. с 14 декабря 2013 года вступают в силу изменения в статью 855 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми очередность платежа проставляется следующим образом:
1 – платеж по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
2 — по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими или работавшими по трудовому договору (контракту), по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;
3 — по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), поручениям налоговых органов на списание и перечисление задолженности по уплате налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, а также поручениям органов контроля за уплатой страховых взносов на списание и перечисление сумм страховых взносов в бюджеты государственных внебюджетных фондов;
4 — по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;
5 — по другим платежным документам в порядке календарной очередности.
Очередность платежа «6» – отменена, соответственно изменяется заполнение поля «Очередность платежа» в платежных поручениях.
Кроме того, Федеральный Закон «О национальной платежной системе» № 161 от 27.06.2011 г. (с изменениями на 29.12.2014 г. № 455-ФЗ) устанавливает правовые и организационные основы национальной платежной системы, регулирует порядок оказания платежных услуг, в том числе осуществления перевода денежных средств, использования электронных средств платежа, деятельность субъектов национальной платежной системы, а также определяет требования к организации и функционированию платежных систем, порядок осуществления надзора и наблюдения в национальной платежной системе.
Ежедневно или в другие сроки по согласованию с банком, организация получает выписку с расчетного счета о состоянии средств:
— входящее сальдо (остаток денег) на начало дня;
— кредитовый оборот (зачислено банком);
— дебетовый оборот (снято банком);
— исходящее сальдо (остаток денег) на конец дня.
Получая выписки банка, главный бухгалтер организации на каждую сумму, указанную в них, находит оправдательный документ, проверяет их по существу, а в конце отчетного месяца составляет бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям.
Счет 51 «Расчетный счет» активный, по дебету показывается зачисление средств банком, по кредиту — их снятие (перечисление на счета других организаций); сальдо дебетовое и дает сумму остатка средств на определенную дату.