Оформить дубликат трудовой книжки образец

Автор: | 15.03.2018
Нет комментариев

Содержание:

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

  • Митрофанова Валентина | заместитель председателя и руководитель рабочей группы по профессиональным стандартам Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального Совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям, учредитель и директор IPK Group, эксперт по вопросам трудового законодательства и реализации управленческих решений
Читайте так же:  Как подать в суд на отца на алименты

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает ­необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

  1. трудовая книжка утеряна;
  2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ­письменном виде.

Запрос от действующего работодателя

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

  1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
  2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
  3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное на­именование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ­компании.

  • Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ­распространенных ошибок.
  • Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

    Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

    Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы.

    Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров.

  • Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
  • Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

    • Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Образец внесения записи приведен ниже.

    Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

    Оформление дубликата трудовой книжки – этот вопрос встает перед гражданином, когда главный документ, который может подтвердить его трудовую деятельность, утерян или пришел в негодность. Что такое дубликат трудовой книжки, когда нужен и как его оформить, рассмотрим в этой статье.

    Чем отличается дубликат трудовой книжки от копии?

    Дубликат трудовой книжки подтверждает трудовую деятельность гражданина и его стаж наравне с оригиналом. В этом его главное отличие от копии. Копия трудовой книжки не имеет статуса официального документа и без наличия оригинальной книжки не действует. Копия трудовой книжки будет косвенным подтверждающим документом.

    Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки при утере, порче и т. д.?

    Причин для оформления дубликатаможет быть несколько:

    1. Произошла потеря трудовой книжки. В этом варианте трудящийся должен безотлагательно уведомить нанимателя по последнему месту работы письменным заявлением. Не позже чем через 15 дней с момента поступления такого заявления наниматель оформляет трудящемуся дубликат трудовой книжки при утере (а также вкладыша к ней).
    2. Трудовая книжка испорчена (вариантов множество: сильно помялась, записи плохо читаемы, залита жидкостью, повреждена иным образом). Порядок оформления дубликата в данной ситуации аналогичен предыдущему случаю.
    3. Произошла массовая потеря трудовых книжек из-за наступления чрезвычайных ситуаций. При наступлении таких условий исполнительным органом края, республики, области и т. д. организовывается специальная комиссия по установлению стажа и трудовой деятельности граждан. Такая комиссия может быть создана из числа работодателей, органов профсоюзных организаций, работников и иных заинтересованных лиц. Комиссией составляется акт, на основании которого впоследствии будет создан дубликат трудовой книжки.

    Важно: Стаж и рабочая деятельность трудящегося восстанавливаются комиссией на основании представленных работником документов, справок и т. д. (в том числе и профсоюзного билета). Если таких документов нет или их недостаточно, то акт может быть составлен на основании свидетельских показаний коллег, которые совместно трудились с работником. Таких свидетелей должно быть не менее 2. Предусмотрен также судебный порядок доказательства рабочей деятельности.

    Читайте так же:  Строительная экспертиза дома в краснодаре

    Как сделать дубликат трудовой книжки (порядок оформления, где взять образец)

    При оформлениивносятся следующие данные:

      На начальном развороте книжки (титульный разворот) сверху справа делается надпись «Дубликат». На оригинале документа (кроме случаев потери) указывается вверху: «Взамен выдан дубликат», также указываются реквизиты выданного дубликата (серия, номер, день, месяц, год выдачи).

    Важно: записи на титульную страницу дубликата заносятся действительные на дату, когда создавался дубликат.
    Сведения об общем стаже, и (или) непрерывном стаже трудящегося до устройства к последнему нанимателю. Данные должны быть документально подтверждены (трудящийся своими силами, но при активном содействии администрации последнего нанимателя, восстанавливает данные по предыдущим местам работы).

    Изначально общий стаж трудящегося вписывается суммарно, не уточняя, где конкретно, когда и сколько работал сотрудник. Для примера: «Общий стаж работы до поступления в Общество с ограниченной ответственностью «Заря» 4 года, 3 месяца, 14 дней (четыре года, три месяца, четырнадцать дней)». Данные вписываются в графу «Сведения о работе», остальные графы остаются пустыми.

    Далее, соблюдая хронологию, заносятся подробные данные о каждом предыдущем месте работы (период трудовой деятельности, организация, подразделение, должность и т. д.). Если полные данные отсутствуют, вписывается все, что известно.

  • Данные о поощрениях и наградах трудящегося на последнем месте трудовой деятельности, то есть у последнего нанимателя.

    • Таковы основные правила оформления дубликата трудовой книжки. Используя их, справиться с выдачей дубликата сможет как опытный специалист, так и новичок в вопросах делопроизводства. Если же вам требуется образец оформления дубликата трудовой книжки, то его можно скачать с нашего сайта.

    Дубликат трудовой книжки

    В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

    • утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
    • утеря трудовой книжки работодателем;
    • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
    • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
    • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Дубликат трудовой книжки при утере

    Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

    Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

    Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

    Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

    Порядок оформления дубликата трудовой книжки

    Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

    В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

    Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

    На новом бланке трудовой книжки:

    • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
    • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

    В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

    Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

    Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

    Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

    В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

    А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

    Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

    Дубликат трудовой книжки

    Нормативные документы

    Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

    — Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

    Заявление о выдаче нового бланка

    Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

    Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

    В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

    Бланк заявления, развернутый

    Как оформить новый документ?

    Как отмечено в Приказе Минфина от 22.12.03 № 117н “О трудовых книжках”, организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

    Инструкция по оформлению

    1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись «Дубликат» .

    2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

    3. В первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.

    4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

    5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

    6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: «Взамен выдан дубликат» .

    Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

    Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

    Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

    Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

    Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

    Делопроизводство

    Оформление дубликата трудовой книжки

    Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.

    Читайте так же:  С какого года выплачивается материнский капитал

    Что говорит закон?

    Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.

    Документ содержит следующие сведения:

    • личные данные о сотруднике;
    • выполняемая работа;
    • данные о переводах, увольнениях, награждениях;
    • причины прекращения договора.

    Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

    Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

    Нормативная база

    Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

    • Трудовой Кодекс;
    • Инструкция заполнения ТК;
    • Правила хранения, ведения ТК.

    Ознакомиться с указанными документами можно тут:

    В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

    Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.

    В каких случаях выдается?

    Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

    • потеря работником;
    • негодное состояние документа;
    • наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
    • утрата ТК работодателем.

    В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

    Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

    В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.

    Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

    Пример:

    Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

    Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

    Как проходить собеседование при приеме на работу? Смотрите тут.

    Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

    В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

    На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

    Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

    Массовая утрата работодателем

    Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

    Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

    Как оформить дубликат трудовой книжки?

    Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

    Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

    Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

    Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

    Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

    В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

    При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

    Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

    Пошаговая инструкция

    Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

    • Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
    • Собираются сведения о стаже работника.
    • Издается приказ о выдаче дубликата.
    • Оформляется бланк ТК.
    • Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
    • Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

    Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

    Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

    В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

    Требуется ли заявление на выдачу?

    Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

    В нем присутствуют:

    • причина утери;
    • просьба о выдачи ТК;
    • дата написания, подпись.

    Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

    Пример заявления:

    Заявление работника на выдачу дубликата

    Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

    • Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
    • Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
    • Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

    При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

    Справки-основания

    В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

    • личные дела и приказы;
    • справки;
    • удостоверения;
    • трудовые договоры;
    • членские и расчетные книжки.

    Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

    Как правильно сделать и оформить?

    Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

    Правила оформления

    Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

    Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

    • Даты прописываются арабскими цифрами.
    • Не допускаются сокращения, помарки.
    • Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
    • В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

    Пример титула:

    Отметка о дубликате на титульном листе

    Какие сведения вносятся

    Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

    • ФИО;
    • дата рождения;
    • образование;
    • род деятельности.

    Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

    В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

    Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

    Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

    • дата приема в организацию;
    • сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
    • данные документа, по которому вносились записи.

    В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

    Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2018:

    Пример внесения записей

    В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

    В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

    При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.

    Что нужно для приема на работу сотрудников? Узнайте здесь.

    Какова ответственность за подделку трудовой книжки? Смотрите тут.

    Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

    В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

    Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

    Как заверять записи

    Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

    Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

    Как оформить уволенному работнику?

    Пример:

    Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

    Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

    О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.

    Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек

    После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников.

    Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

    Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и являющийся гарантом выплаты будущей пенсии.

    При ее утрате можно оформить дубликат, который будет обладать такой же юридической силой.

    Сбор информации, которая содержится в ТК, занимает много времени и сил, а в некоторых случаях вовсе не поддается восстановлению. Поэтому так важно ответственно относиться к содержанию, ведению и хранению личных документов.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
      • Регионы — 8 (800) 333-88-93

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.