Содержание:
Получение товара по доверенности
Вопрос. Может ли организация выдать доверенность любому лицу, которое не является сотрудником? Нужен ли какой-то договор? Если нет договора, каковы налоговые и иные риски?
Ответ. Доверенность можно выдать любому физическому лицу, в том числе не являющемуся работником организации, выдавшей доверенность.
Отсутствие трудового договора не приводит к налоговым и иным рискам в данном случае.
Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, физическими лицами и другими компаниями) выдается от ее имени за собственноручной подписью ее руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Доверенность можно выдать любой другой организации или физическому лицу, в том числе не являющемуся работником организации, выдавшей доверенность.
В доверенности нужно указать все следующие сведения:
- дату ее составления (лучше прописью) (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
- наименование организации, выдавшей доверенность, ее ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и Ф.И.О. ее руководителя;
- данные представителя. Для физического лица — это его Ф.И.О. и паспортные данные (номер паспорта, кем и когда выдан).
Для организации — ее наименование, ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и Ф.И.О. ее руководителя;
В таком же порядке оформляется доверенность на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ).
КОНСУЛЬТАЦИЯ Службы правового консалтинга компании РУНА, от 15.08.2016
Приложение
к приказу ГТК РФ
от 28 января 2003 г. N 67
Порядок
выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности
1. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют отделы бухгалтерского учета и контроля в одном экземпляре должностным лицам таможенных органов по типовой форме М-2а, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30.10.97 N 71а. Доверенность выдается под расписку получателю и применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица таможенного органа при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в данном таможенном органе, не допускается.
Доверенность подписывают начальник (заместитель начальника) и главный бухгалтер (заместитель) и заверяют печатью.
2. Отделы бухгалтерского учета и контроля регистрируют доверенности в журнале «Учет выданных доверенностей» (приложение 1). Журнал предварительно пронумеровывают, прошнуровывают и опечатывают печатью. На последней странице журнала делают запись: «В настоящем журнале всего пронумеровано _____ страниц», которую подписывает начальник таможенного органа и главный бухгалтер. Количество листов указывают цифрами и прописью.
По журналу регистрации доверенностей отдел бухгалтерского учета и контроля присваивает доверенности порядковый номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке товарно-материальных ценностей.
Журнал регистрации доверенностей должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.
3. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать паспортные данные и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.
При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки и помарки. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза товарно-материальных ценностей по накладной или другому, заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но не более чем на 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц. Доверенность выдается без права передоверия.
4. Лиц, осуществляющих получение и доставку товарно-материальных ценностей, назначают приказом таможенного органа, и с ними заключают договор о полной материальной ответственности.
5. Материально ответственное лицо, получившее доверенность, обязано отчитаться до истечения срока ее действия. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока ее действия. Аннулированные доверенности погашают надписью «Неиспользовано» или «Аннулировано» и хранят до конца года. Лицам, которые не отчитались за использование доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.
6. При лишении доверенного лица права на получение товарно-материальных ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отбирают, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно письменно уведомляет поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. За отпуск товарно-материальных ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.
7. Главный бухгалтер таможенного органа должен обеспечить:
— контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
— своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, актов и т.п.);
— контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов, в пределах срока действия доверенности при ее использовании.
8. Отпуск товарно-материальных ценностей таможенными органами не производится в случаях:
а) предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
б) предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
в) непредъявления документа, удостоверяющего личность, указанного в доверенности;
г) окончания срока, на который выдана доверенность;
д) получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.
9. Контроль за соблюдением таможенным органом-поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на главного бухгалтера (заместителя) таможенного органа-поставщика.
Начальник Главного
финансово-экономического управления
генерал-лейтенант таможенной службы
Кому и зачем нужна доверенность
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью является письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем, поручителем) другому (представителю), чтобы тот выступал от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенность оформляют на совершение конкретного действия (допустим, для сдачи отчетности в налоговую инспекцию). Тогда она называется разовой. Представителю, которому поручается выполнять однородные операции, выписывают специальную доверенность (например, для перерегистрации предприятия). Следующий уровень — генеральная доверенность, определяющая расширенные полномочия представителя во всех сферах (таких как управление имуществом).
Поскольку речь идет о письменных свидетельствах, прежде чем их составлять, нужно выяснить, как это делается. Унифицированные формы разработаны только для доверенностей на получение материальных ценностей (N N М-2 и М-2а). В остальных случаях доверенности выписываются в произвольной форме. Самое главное, чтобы в документе была указана дата выдачи. В противном случае согласно ст. 186 ГК РФ доверенность считается ничтожной. На доверенности, выписанной организацией, должна стоять подпись руководителя или другого уполномоченного на это лица и печать. Доверенность может выдаваться только дееспособным лицам.
Примечание. Формы N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Доверенность — довольно важный документ, поэтому ее реквизиты проверяются особенно придирчиво. Остановимся на них подробнее.
Срок действия. Согласно ст. 186 ГК РФ максимальный срок, который может установить доверитель и зафиксировать в документе, составляет три года. Если срок не отмечен, доверенность сохраняет силу в течение года со дня оформления, а предназначенная для действий за границей — пока ее не отменят.
Доверитель. Обязательным реквизитом является наименование доверителя. Организация указывает название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские данные, индивидуальный предприниматель — фамилию, имя, отчество, адрес и ИНН.
Обратите внимание: подпись в доверенности должна быть подлинной. Закон запрещает использовать факсимиле. Так считают и налоговики, и судьи. Поэтому, чтобы не было неприятностей, руководителю лучше заверять доверенности самому или кого-нибудь для этого назначить.
Примечание. См. Письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/[email protected] и Постановления ФАС Уральского округа от 05.04.2010 N Ф09-2085/10-С3 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2009 по делу N А19-11591/09.
Представитель. В доверенность нужно аккуратно внести информацию о представителе. Если это физическое лицо, записывают его Ф.И.О. и паспортные данные. Разрешается выдавать доверенность и организациям (консалтинговым, аудиторским фирмам и т.д.). В таком случае в ней должны фигурировать полное наименование юридического лица и его реквизиты.
Нотариальное удостоверение. В некоторых случаях оно обязательно. Так, согласно п. 2 ст. 185 ГК РФ оно необходимо, если сделка предполагает нотариальную форму (например, при купле-продаже недвижимости). Прибегать к услугам нотариуса приходится и передоверяя полномочия (п. 3 ст. 187 ГК РФ).
Пункт 3 ст. 185 ГК РФ содержит перечень доверенностей, которые приравниваются к нотариально заверенным. Выдаваемые организациями и предпринимателями, применяющими упрощенную систему, в него не включены.
Регистрация доверенности. Чтобы контролировать работников, оформленные на них доверенности регистрируют. Как правило, этим занимается бухгалтер, регистрируя в журнале «Учет выданных доверенностей» основные сведения — данные о работниках и реквизиты доверенностей. Журнал, который будет заполняться вручную, сначала шнуруется, постранично нумеруется, а затем заверяется подписью руководителя и печатью.
На заметку. Можно ли передоверить полномочия?
Согласно п. 1 ст. 187 ГК РФ лицо, которому выдана доверенность, самостоятельно совершает действия, на которые оно уполномочено. Передоверить права можно в двух случаях: в силу указаний, приведенных в доверенности, или сложившихся обстоятельств для охраны интересов поручителя.
Срок действия доверенности, в соответствии с которой полномочия предоставляются другому лицу, не может быть больше срока действия первоначальной доверенности (п. 4 ст. 187 ГК РФ).
Передавший права должен известить поручителя о том, кому они делегированы (п. 2 ст. 187 ГК РФ). Если этого не сделать, ответственность за действия нового исполнителя будет нести прежний.
Доверенность на получение ТМЦ
Пожалуй, самой распространенной является доверенность на получение ТМЦ. Поэтому ее стоит рассмотреть отдельно. Зачем она нужна? Естественно, чтобы получить товар, материалы или продукцию, а в действительности происходит следующее.
К поставщику приезжает представитель покупателя и предъявляет свои полномочия, показывая доверенность. Представитель поставщика просит паспорт, проверяет правильность сведений, внесенных в доверенность, и ее заполнение. Доверенность он оставляет у себя и передает товар. Однако на этом дело не заканчивается. Реквизиты доверенности заносятся в товарную накладную по форме N ТОРГ-12 или товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т. Таким образом, накладная с зафиксированными реквизитами доверенности подтверждает факт приема-передачи товара. Напомним, при упрощенной системе доходы от реализации отражаются в день, когда получены деньги или имущество (п. 1 ст. 346.17 НК РФ), и для подтверждения доходов достаточно платежного документа. Тогда как в целях списания покупной стоимости товара, помимо прочего, необходимо доказать продажу (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), поэтому правильно оформленная накладная и доверенность нужны для учета расходов.
Формы N N ТОРГ-12 и 1-Т утверждены Постановлениями Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 и от 28.11.1997 N 78 соответственно.
Хорошо, а понадобится ли доверенность руководителю организации или предпринимателю, если им придется забирать товар? На основании устава руководитель считается лицом, имеющим право представлять организацию без доверенности, то есть выписывать доверенность ему не нужно. В экземпляре накладной, который полагается поставщику, он поставит свою подпись и печать организации. Предприниматель же вообще ведет деятельность от своего лица и оформлять доверенность самому себе, конечно, не должен.
Как составить доверенность на получение ТМЦ? Мы упомянули, что ее формы N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция) действует и сейчас, но только в части, не противоречащей законодательству. Формы N N М-2 и М-2а одинаковы, разница лишь в том, что в форме N М-2 предусмотрен корешок. С какой целью? Если доверенность заполняется вручную, удобнее форма N М-2: корешок хранится в организации, выдавшей документ, используется для регистрации, и заводить журнал учета нет необходимости.
Предмет рассматриваемой доверенности — получение определенных ценностей от указанного в ней поставщика.
Поэтому в форме имеются поля, куда вписывают наименование поставщика, номер и дату документа, по которому будет производиться отгрузка (накладной, акта, наряда и пр.).
По одной доверенности допускается получать товар у поставщика по нескольким документам (п. 2 Инструкции). В этом случае в ней указываются реквизиты всех этих документов. Обратите внимание, что если документ, реквизиты которого приведены на лицевой стороне накладной (акта, наряда), содержит перечень ТМЦ, то на обороте доверенности его не повторяют, а просто ставят прочерки. Когда же точного перечня нет (а, допустим, дается ссылка на договор, в котором не указан ассортимент), то на обороте доверенности перечисляют всю номенклатуру.
Примечание. О заполнении оборотной стороны доверенности говорится в п. 3 Инструкции.
Получив ценности, доверенное лицо обязано не позднее следующего дня представить в бухгалтерию документы, подтверждающие, что поручение выполнено (п. 7 Инструкции). Доверенность, которая не пригодилась, принято возвращать на следующий день, как окончится срок ее действия.
На корешке или в журнале учета пишут «Не использована», а доверенность хранят до конца отчетного года и, составив акт, уничтожают. Лицам, которые вовремя не отчитались, новую доверенность не оформляют.
Несколько слов о сроке выдачи. В п. 4 Инструкции указаны сроки — 15 дней, календарный месяц, квартал. Однако, как уже говорилось, согласно ст. 186 ГК РФ сроки могут быть любые в пределах трех лет. То есть данное положение Инструкции противоречит законодательству и не имеет значения.
Пример. ООО «Аделия», применяющее УСН с объектом «доходы минус расходы», приобрело и оплатило товар по договору с ООО «Оптовик», а на отгрузку 5 июля 2010 г. была выписана накладная N 143. Оформим доверенность на водителя Александра Ивановича Кораблева. В обществе ведется журнал учета выданных доверенностей, поэтому для получения ТМЦ используется форма N М-2а.
Вначале укажем наименование организации, от имени которой выдается доверенность. Предположим, срок ее действия — 10 дней. В строке «Наименование потребителя и его адрес» повторим название организации и запишем ее адрес. Так как она является и потребителем, и плательщиком, строку «Наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять. Далее внесем банковские реквизиты и личные данные представителя. В строке «Наименование поставщика» укажем «ООО «Оптовик», а ниже — реквизиты накладной, по которой станет отпускаться товар. Допустим, в накладной есть подробный перечень товара, поэтому обратную сторону доверенности заполним прочерками. После того как доверенность подпишут А.И. Кораблев, руководитель и главный бухгалтер организации, нужно будет поставить печать.
Доверенность на сдачу отчетности
В некоторых налоговых инспекциях у бухгалтера, который принес декларацию или расчет, спрашивают доверенность. Правомерно ли ее требовать? Да, потому что согласно п. 1 ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в налоговых правоотношениях только через своего законного или уполномоченного представителя. Законным представителем организации является ее руководитель, а у индивидуального предпринимателя таких представителей нет. Выходит, когда отчетность сдают не они, тот, кому это предстоит, должен быть уполномоченным лицом, иначе говоря, иметь доверенность. Такой порядок подтверждает Минфин России в Письме от 10.04.2006 N 03-06-06-03/08.
Значит, прежде чем отправиться в налоговую инспекцию, бухгалтеру лучше подстраховаться и позаботиться о доверенности. А если ее нет, отчетность без нее не принимают и времени не остается? Выход один — воспользоваться почтой. Для этого, к счастью, доверенность не нужна.
Доверенность на получение товара или иных материальных ценностей – довольно значимый документ для многих организаций, который позволяет избежать многих осложнений и, банально, экономит время. Однако, составление документа имеет свои особенности, о них и пойдет речь в данной статье.
Документ, который дает право сотруднику организации выступать в качестве ее представителя при получении товара и других материальных ценностей, поставляемых по заказу или договору, называется доверенностью на получение материальных ценностей. Выдача подобной доверенности лицу, который не является сотрудником организации, не допускается.
Срок действия доверенности, как правило, устанавливается не более, чем на 15 дней, что напрямую зависит от возможности вывоза и получения товара по накладным, нарядам или счетам, т.е. документа, на основании которого она выдана.
Кроме того, доверенность на получение товара может быть оформлена на один календарный месяц, если получение ТМЦ по доверенности выполняется в порядке плановых платежей.
Виды и форма доверенности на получение МТЦ
Данный документ широко вошел в практику деятельности российских компаний, он имеет унифицированную форму бланка М-2 и М-2а, каждый из которых требует правильного заполнения. Стандартной формой доверенности признается бланк М-2, а М-2а и используется лишь в тех случаях, когда получение товара у поставщика выполняется доверенным лицом организации на постоянной основе.
Бланк доверенности М-2 состоит из отрывной части документа и корешка, который остается у бухгалтера организации, выписавшего документ, подшивается в отдельную папку и хранится в хронологическом порядке 5 лет вместе с другими подобными документами. Форма М-2а корешка не имеет, ее оформление регистрируется в специальном журнале.
Заполнение бланка доверенности на получение материальных ценностей
Важно! Обязательным реквизитом документа при заполнении является его дата. Если в доверенности не проставлена дата, то согласно п.1 ст. 186 ГК РФ, она будет считаться недействительной! Также необходимо указывать номер доверенности и срок ее действия.
Основная часть документа заполняется по следующему принципу:
- Графа «Организация» — прописывается полное или сокращенное наименование юридического лица, в соответствии с имеющимися учредительными документами, ее код по ОКПО.
- Графы «Доверенность №» и «Дата выдачи» заполняется согласно последующему порядковому номеру документа и даты его составления, соответственно.
- В графе «Доверенность действительна по…» прописывается последняя дата, когда документ можно использовать. Напомним, что, несмотря на общее правило действия доверенностей, для этого документа стандартный срок действия составляет 15 дней или один календарный месяц при особых условиях.
- Графа «Наименование потребителя и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая поставляется ТМЦ: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес.
- Графа «Наименование плательщика и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая выдала доверенность: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес. Также, фиксируются номера банковских расчетных и корреспондентских счетов компании, наименование банка плательщика – это не обязательные реквизиты, они приписываются по договоренности сторон.
- Графа «Доверенность выдана» заполняется на лицо, которому доверенность выдана: указывается его должность и ФИО в дательном падеже.
- Далее фиксируются паспортные данные доверенного лица, по которому получают товарно-материальные ценности, указывается наименование документа, его номер, когда и кем выдан.
- Таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению», расположенная на оборотной стороне документа, заполняется в том случае, если в предыдущей графе не приведены наименование товара, подлежащего выдаче, и их количество, в противном случае в таблице делается прочерк. Заполняя таблицу, наименование и количество товаров указывается прописью с большой буквы, в незаполненных строках данной графы обязательно ставится прочерк.
- После таблицы с записями ставится подпись лица, на которого данная доверенность оформляется. Подпись удостоверяется руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью юридического лица.
Корешок доверенности на получение МТЦ позволяет учесть множество нюансов, связанных с ее выдачей: дата и номер документа, срок действия, должность ФИО доверенного лица, наименование поставщика и другое. Эта часть документа заполняется следующим образом:
- Графы 1, 2, 4, 6-7 заполняются в соответствии с отрывной частью доверенности.
- В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течении которого документ можно считать действительным.
- В графе 5 «Расписка в получении доверенности» — здесь ставится подпись доверенного лица, после полного заполнения формы, в том числе, после проставления подписи руководителя и бухгалтера, а также печати.
- В графе 8 фиксируется номер и дата накладной или иного документа, который является подтверждением получения ТМЦ по доверенности.
Важно! Доверенность, по которой организация получила ТМЦ, хранится в архиве 5 лет!
В случае, когда доверенность на получение товара не была использована доверенным лицом, она должна быть им возвращена в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока ее действия. Документ, после принятия его бухгалтером хранится до окончания текущего года, доверенность погашается надписью «не использована» в графе 8 корешка или в журнале учета в графе «Отметка о выполнении поручения».
Помощь: Оформляем доверенность на получение товарно-материальных ценностей
ОФОРМЛЯЕМ ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Обоснование оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей
Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность (как правило, доверенность выдается лицам, работающим в организации).
Чтобы правильно оформить доверенность на получение товарно-материальных ценностей, необходимо руководствоваться нормами:
— Гражданского кодекса РБ от 07.12.1998 № 218-З, с изменениями и дополнениями (далее — ГК) (ст.186-190, 755, 864-866, 1117);
— ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З, с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 302-З; далее — Закон № 3321-XII);
— Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция № 17).
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном ст.186 ГК порядке. Согласно п.4 ст.186 ГК доверенность на получение товарно-материальных ценностей не требует нотариальной формы удостоверения и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает.
Статьей 1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР» установлено, что в случае отсутствия законодательства РБ, регулирующего соответствующие общественные отношения, на территории республики применяются акты законодательства СССР, регламентирующие данные отношения и не противоречащие законодательству РБ. Это значит, что, несмотря на то, что Инструкция № 17 была принята в 1967 г., она действует на территории Республики Беларусь и поныне.
Статьей 9 Закона № 3321-XII определено, что первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование, номер документа, дату и место его составления;
— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
Доверенность в обязательном порядке должна содержать правильно оформленные вышеперечисленные реквизиты, чтобы иметь юридическую силу.
Доверенности оформляются на типовых бланках формы М-2 или М-2а и удостоверяют право должностного лица, получившего такую доверенность, выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Реквизиты обеих форм идентичны. Отличие состоит лишь в том, что форма М-2 имеет корешок, который является листом книжки доверенностей и заменяет журнал учета выданных доверенностей. Организациям, у которых получение товарно-материальных ценностей носит массовый характер, рекомендуется оформлять доверенности по форме М-2а с регистрацией в журнале «Учет выданных доверенностей». Доверенность выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии и выдается под расписку получателю.
— выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны;
— исправления и подчистки в доверенности;
— выдача доверенности лицам, не работающим в данной организации (т.е. доверенность может быть выдана только должностным лицам организации). Однако организации могут выдавать доверенности на получение товарно-материальных ценностей лицам, работающим с организацией по договорам гражданско-правового характера.
Доверенность может прекратить действие вследствие причин, перечисленных в ст.189 ГК, а именно в случаях:
— истечения срока доверенности;
— отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
— отказа лица, которому выдана доверенность;
— ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
— ликвидации юридического лица, которому выдана доверенность;
— смерти гражданина, которому выдана доверенность, объявления его умершим, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время ее отменить, а лицо, которому доверенность выдана, — отказаться от нее. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно вернуть доверенность. В обязанности поверенного согласно нормам ст.864 ГК входит передавать доверителю без промедления все полученное по сделкам, совершенным во исполнение поручения, а также без промедления возвращать доверителю доверенность, если прекращен договор поручения до его исполнения, т.е. когда доверенность на получение товарно-материальных ценностей по каким-либо причинам не была использована.
Инструкция № 17 не распространяется на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта). Порядок оформления договора транспортной экспедиции оговорен в ст.755 ГК. Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и маршрутом, избранным экспедитором или клиентом, заключить от имени клиента или от своего имени договор перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой. В соответствии с договором обязанности экспедитора могут исполняться перевозчиком. Пунктом 5 ст.755 ГК предусмотрено, что клиент должен выдать экспедитору доверенность, если она необходима для выполнения его обязанностей.
При получении товарно-материальных ценностей резидентами РБ в государствах СНГ также выписывается доверенность формы М-2 или М-2а. При отпуске ценностей нерезидентам РБ может приниматься доверенность, выписанная по форме, законодательно установленной государством, резидентом которого является получатель товарно-материальных ценностей. В ст.1117 ГК указано, что форма и срок действия доверенности определяются по праву страны, где выдана доверенность. Однако доверенность не может быть признана недействительной вследствие несоблюдения формы, если последняя удовлетворяет требованиям права Республики Беларусь.
Порядок оформления реквизитов документов
В доверенности должны быть заполнены следующие реквизиты.
1. УНП и ОКЮЛП. В соответствии с постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 в верхнем поле документа УНП и ОКЮЛП (идентификационный код согласно Общегосударственному классификатору «Юридические лица и индивидуальные предприниматели») указываются от руки либо при помощи специально изготовленного штампа. Эта информация необходима для надлежащего оформления товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и транспортной накладной формы ТН-2.
2. Доверенность действительна по «__» _________ 20__ г. Согласно п.4 Инструкции № 17 срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, но, как правило, не более чем на 15 дней со дня выписки. При получении ТМЦ, расчеты за которые производятся в течение установленного срока, например при систематическом получении продуктов питания для детских учреждений, допускается выдача доверенности на весь календарный месяц.
Пунктом 1 ст.187 ГК установлено, что срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения.
3. Наименование потребителя и его адрес. Указываются полное наименование потребителя (получателя) ТМЦ в соответствии с его учредительными документами (свидетельством о регистрации), зарегистрированными в установленном порядке, юридический адрес.
4. Наименование плательщика и его адрес, номер счета и наименование банка. Указываются полное наименование плательщика за ТМЦ, его юридический адрес и коммерческие данные (номер расчетного счета и наименование банка). Чаще всего потребитель и плательщик выступают в одном лице, поэтому организация, получающая ТМЦ, может ограничиться тем, что в верхней части доверенности поставит штамп с указанием всех необходимых реквизитов.
5. Доверенность № _______. Указывается порядковый номер документа, присваиваемый в порядке возрастания, как правило, в пределах отчетного года. Регистрация доверенностей производится в хронологическом порядке.
6. Дата выдачи «__» _________ 20__ г. Отражается фактическая дата выписки и регистрации доверенности. В соответствии с п.1 ст.187 ГК доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
7. Выдана _______________. Указываются должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, получающего ТМЦ.
8. Паспорт (серия, номер, кем выдан, дата выдачи). Указываются данные по гражданскому паспорту получателя ТМЦ. Предприятие-поставщик при отгрузке ТМЦ обязано требовать вместе с доверенностью предъявление паспорта.
УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОВЕРЕННОСТЕЙ 1С
Программа позволяет оформлять доверенности на сотрудников организации, для получения товарно-материальных ценностей у наших поставщиков. Помимо этого программа позволяет контролировать использование выданных доверенностей. Перед использованием доверенностей, в форме настроек параметров учета, на странице Запасы и закупки необходимо установить флажок Использовать доверенности на получение товаров. Ведение списка доверенностей доступно в программе менеджеру по закупкам, а так же бухгалтеру организации. Список всех оформленных в программе доверенностей можно открыть в разделе Запасы и закупки, по команде Доверенности на получение товаров. Создать доверенность на получение товара можно обычным способом для документа (команда Создать в форме списка), а можно на основании заказа поставщику.
Оформление доверенности
Зарегистрировать доверенность на основании заказа поставщику можно в списке доверенностей на странице Распоряжения на оформление. В список распоряжений попадают все заказы в статусе К поступлению и Закрыт.
В списке можно установить отбор Наличие доверенности со следующими значениями отбора:
- Не важно – отбор отключен, в список распоряжений попадают все заказы (в статусе К поступлению и Закрыт). Серым цветом в списке выделяются заказы, по которым доверенность уже оформлена и находится в статусе Выдана или Использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).
- Не выдана доверенность – в список распоряжений попадают заказы по которым доверенность еще не оформлялась или заказы по которым доверенности были оформлены, но доверенности находятся в статусе Аннулирована и Не использована (подробнее о статусах доверенности см. далее).
Если нет необходимости оформлять доверенность по каждому заказу, то в заказе можно воспользоваться флажком Требуется доверенность на получение товара (на странице заказа Дополнительно). Программа запоминает значение флажка, которое было установлено в последнем заказе по каждому поставщику. При оформлении нового заказа или при выборе в заказе другого поставщика, программа по умолчанию устанавливает флажок в состояние, установленное в последнем заказе по выбранному поставщику.
Например, если оформлять по конкретному поставщику доверенности не требуется, то в первом заказе такому поставщику флажок Требуется доверенность на получение товара выставлять не нужно. Программа запомнит это и в последующих заказах этому поставщику по умолчанию не будет выставлять этот флажок.В списке распоряжений с помощью отбора Состояние можно вывести в список только те заказы, в которых флажок Требуется доверенность на получение товара установлен. Командой Создать на основании в списке распоряжений можно сформировать доверенность на основании выбранного заказа, при этом в доверенности будут заполнены следующие данные:
- Поля Поставщик, Контрагент, Организация и Банковский счет (если он один у организации);
- В качестве основания будет установлена ссылка на заказ;
- Срок действия доверенности по умолчанию будет установлен в 15 календарных дней, будет рассчитано от даты документа и заполнено поле Действует до ;
- Статус доверенности по умолчанию будет заполнен значением Выдана (подробнее о статусах доверенности см. далее);
- В текстовом поле По документу по умолчанию будет указан номер и дата заказа, поле необходимо для формирования печатной формы;
- Таблица Товары . По умолчанию количество товара в доверенности будет заполнено количеством не отгруженного товара по заказу. Если в табличной части заполнена номенклатура поставщика, то она попадает в печатную форму доверенности.
В обязательном порядке необходимо указать доверенное лицо (в поле Физическое лицо) на которое оформляется доверенность. При этом по умолчанию будет заполнено поле Должность значением из последней оформленной на физическое лицо доверенности. Для того что бы отразить особые требования поставщика по оформлению доверенности, можно воспользоваться таблицей Материальные ценности. Таблицу можно заполнить произвольным текстом. Текст указанный в таблице будет использоваться в печатной форме доверенности. Например, в список можно ввести следующий текст «Получение мат. ценностей по накладной №777-89 от 17 августа 2010г».
Зарегистрированную доверенность можно распечатать. Поддерживается печать форм M-2 и М-2а.
Важно. При формировании печатной формы нужно учитывать, что таблица в печатной форме доверенности заполняется данными и из таблицы «Товары» и из таблицы «Материальные ценности».
Все оформленные на основании заказов доверенности попадают в список Доверенности на получение товаров. В этом же списке командой Создать, можно сформировать доверенность не привязанную к заказу. В этом случае заполнить все не заполненные и рассмотренные выше поля необходимо самостоятельно.
Работа со списком оформленных доверенностей
Как было сказано выше у вновь оформленной доверенности по умолчанию устанавливается статус Выдана. После того как доверенность распечатана и оформлена (подписана, на доверенность поставлена печать и т.д.), она выдается доверенному лицу для получения им в течение срока действия доверенности товарно-материальных ценностей у поставщика. У выданных и просроченных доверенностей в списке, текущее состояние, срок и дата до которой доверенность действует выделены красным шрифтом. Далее у выданной доверенности можно установить следующие статусы:
- Аннулирована – статус устанавливается при лишении доверенного лица права на получение товарно-материальных ценностей по выданной доверенности. Доверенность у такого лица отбирается. При этом необходимо немедленно известить поставщика об аннулировании доверенности. Аннулированные доверенности в списке отображаются серым, перечеркнутым шрифтом.
- Использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности получило товарно-материальные ценности у поставщика. Использованные доверенности в списке отображаются серым, шрифтом.
- Не использована – статус устанавливается у доверенности по которой доверенное лицо в течение срока действия доверенности не получило товарно-материальные ценности у поставщика. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию организации не позже чем на следующий день после истечения срока её действия. Неиспользованные доверенности в списке отображаются серым шрифтом.
Для групповой установки статуса у выделенных в списке доверенностей можно воспользоваться командой списка Установить статус , далее выбрав необходимый статус. Выделенные в списке доверенности по команде Печать (далее выбрав необходимую печатную форму) можно распечатать. В списке доверенностей можно установить отборы: по доверенным лицам на которых оформлялись доверенности (отбор Физическое лицо ); по статусу доверенностей (отбор Текущее состояние ); по сотруднику оформлявшему доверенности (отбор Ответственный ). Так же можно отобрать только просроченные или только не просроченные доверенности, отобрать доверенности с истекающим на конкретную дату сроком действия.