К каким приказам относится приказ о направлении в командировку

Содержание:

Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
личное участие представителя компании в спорных переговорах;
поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

контроль за работой филиала, структурного подразделения;
обучение молодых специалистов;
ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.

Классификация приказов

Приказ — это локальный нормативный акт организации. Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Все локально-нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации.
Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).
Приказ по кадрам — документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях — и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам — документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, предоставлении отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.
Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под роспись. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Классификация локально нормативных актов

Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:

издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия;
издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.

Формы первичных документов, применяемых при ведении кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве, применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
По учету кадров (в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) приняты следующие формы:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
N Т-2 «Личная карточка работника»;
N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
N Т-3 «Штатное расписание»;
N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
N Т-7 «График отпусков»;
N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
N Т-10 «Командировочное удостоверение»;
N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Читайте так же: Ликвидация предприятия пособия до 15 лет

Классифицировать приказы, при ведении кадрового делопроизводства, по срокам хранения можно руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень). В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Ниже приведен пример разделения приказов на основании Перечня:

Делопроизводство

Приказ о командировке (образец 2018)

Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что говорит закон?

Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.

В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.

Нормативная база

Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.

Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.

В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).

Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.

Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.

Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.

Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.

Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:

кто в одиночку воспитывает детей;
сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.

В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.

Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.

В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.

Как заполнить приказ на командировку в 2018 году?

Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.

Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.

При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.

Отметим, до 2018 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.

В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.

С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.

Обязательно или нет положение о командировках в организации? Читайте тут.

Форма документа

Документ носит распорядительный характер.

Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.

Бланки вы можете скачать здесь:

Что нужно отразить?

В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:

дата и номер документа;
наименование документа;
полное наименование организации, код ОКПО;
полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
цель командировки;
пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.

Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.

Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.

В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.

Общие цели:

для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
ведение переговоров по спорным вопросам;
освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.

Узкопрофильные:

проверка деятельности структурного подразделения;
передача знаний «молодым» кадрам;
обслуживание оборудования в структурных подразделениях.

На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.

Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.

Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.

Как считать дни?

Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.

Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.

Документальное подтверждение нахождения в командировке:

проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
приказ о командировке.

Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.

При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.

Можно ли оформить задним числом?

Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.

Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.

Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.

Последствия при неоформлении приказа на командировку:

при налоговой проверке — штраф;
невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.

На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.

Кто имеет право подписи?

Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.

Нужна ли печать?

Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.

Она проставляется для подтверждения подлинности документа.

Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.

Образец заполнения (пример)

Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.

Читайте так же: Объяснительная записка в детский сад

Приказ (форма Т-9)

Приказ (форма Т-9а)

Где регистрируется?

Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.

В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:

номер приказа;
дата;
фамилия, имя сотрудника;
должность;
структурное подразделение;
цель командировки;
место назначения;
срок: дата начала и окончания поездки.

Как оформляется командировка дистанционного работника в офис? Узнайте тут.

Как продлить командировку из-за болезни? Смотрите здесь.

Разрешено ли факсимиле?

Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.

В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.

Для этого оформляется соответствующий приказ.

Как правильно оформить «двойную» командировку?

Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.

Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.

Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.

Количество экземпляров и сроки хранения

При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.

При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.

Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
- Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

К каким приказам относится приказ о привлечении работника в выходной день?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите к каким приказам относится приказ о привлечении работника в выходной день для выезда в командировку, у нас есть приказы по личному составу, приказы по командировке, приказы по предприятию.

Полагаем, что приказ о привлечении работника в выходной день для выезда в командировку относится к приказам по личному составу.

– по личному составу;

– по основной деятельности;

– по административно-хозяйственной деятельности.

Вам будет полезно узнать о Командировке во время отпуска в материале по ссылке.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 (50) лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 (50) лет):

О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Статья о Оформлении путевого листа в командировке поможет вам не допускать ошибок в работе.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Не рекомендуем уничтожать документы со сроком хранения 5 лет в связи с тем, что изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Конференция ЮрКлуба

производственные приказы

-Гость-клео- 02 Мар 2004

Gonsales 02 Мар 2004

-клео- 03 Мар 2004

-Гость-Donmike- 03 Мар 2004

Есть Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26

Читайте так же: С какой суммы не берется налог с дохода

Там следующие документы относятся к учету кадров:
1.1. По учету кадров:
N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», NТ-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

Spilka 04 Мар 2004

Приказы могут быть:

1/ По личному составу (Долговременного хранения. Например: прием, увольнение перевод). Такие приказы хранят75 лет.

2/ По кадрам (Кратковременного хранения. Например: отпуска, командировки, поощрения). Срок хранения — 5 лет.

3/ По общей деятельности (они же производственные) — это приказы руководителя по основной деятельности и распоряжения по административным вопросам.

Сроки хранения смотрите по номенклатуре дел.

-lyudmila- 04 Мар 2004

Приказы делятся по типу и срокам хранения. Приказы по основной деятельности (ср.хранения постоянно) и административно-хозяйственной (5 лет). Кадровые делятся: 1)по личному составу (75 лет) — прием, перевод, увольнение, изменение фамилии, отпуск без сохранения заработной платы. 2) текучка — (5 лет) отпуска (ежегодные и учебные), командировки внутри страны, дежурства, о вынесении взысканий. 3) (10 лет) — приказы о зарубежных командировках.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000 г.

Классификатор приказов вам поможет

Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 1 . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации 2 . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации 3 . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4 , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

по основной деятельности – срок хранения постоянно;
по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

ОД — Основная Деятельность,
ЛС — Личный Состав,
МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
КМ — КоМандировка (обычная),
КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.