Основные сведения об отчетах в Access

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье представлен обзор отчетов в Access, сведения об основах создания отчета и использования функций сортировки, группирования и обобщения данных, а также о том, как предварительно просмотреть и напечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Отображение раздела при печати

В начале отчета.

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

создайте таблицы или запрос, которые будут содержать нужные данные, выберите их в области навигации и перейдите к действию 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Правила условного форматирования можно добавить для каждого элемента управления или их группы, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

Наглядно об интерфейсе отчетов Google Analytics

Не использовали Google Analytics раньше? Карта интерфейса и приведенные ниже разделы помогут вам получить представление об основных инструментах создания отчетов и элементах управления.

Карта интерфейса создания отчетов

Примечание. Наличие доступа к определенным функциям или страницам Google Аналитики зависит от имеющихся у вас разрешений. Кроме того, некоторые функции доступны только пользователям Google Analytics 360. Поэтому некоторых из перечисленных здесь элементов в вашем интерфейсе может не быть.

Связи между организациями и аккаунтами, поиск

С помощью ссылок в строке навигации в верхней части страниц Google Аналитики можно переходить к организациям и аккаунтам сервисов Google Платформы для маркетинга, а также к аккаунтам, ресурсам и представлениям Аналитики, доступным для текущего пользователя.

• Организация – это структурная единица в Google Платформе для маркетинга, представляющая вашу компанию и дающая основу для управления ее аккаунтами продуктов и пользователями. Подробнее…
• Аккаунты продуктов – это аккаунты других сервисов, входящих в состав Google Платформы для маркетинга, таких как Менеджер тегов и Оптимизация.
• Аккаунт – это ваша точка доступа к Google Аналитике, верхний уровень иерархии организации.
• Ресурс – это сайт, мобильное приложение или устройство (такое как платежный киоск или торговый терминал). В аккаунте может быть один или несколько ресурсов.
• Представление – ваша точка доступа к отчетам, определенный набор данных о ресурсе.

Подробнее об аккаунтах, ресурсах и представлениях можно прочитать в этой статье.

Вы можете искать отчеты и справочные материалы, а также задавать вопросы, используя окно поиска.

Диагностика и аккаунты Google

На любой странице Google Аналитики можно открывать уведомления и диагностические сообщения, а также переходить к настройкам пользователей и аккаунтов Google.

• Нажмите на колокольчик , чтобы посмотреть уведомления, автоматически созданные инструментом диагностики.
• Нажмите на значок с тремя точками , чтобы изменить пользовательские настройки, отправить отзыв в Google или открыть Справку.
• Нажмите на значок профиля , чтобы перейти к управлению аккаунтом Google или выйти из аккаунта Аналитики.

К началу

Навигация по отчетам

Здесь находится список всех отчетов.

• Чтобы открыть список отчетов определенной категории, нажмите на эту категорию.
• Категория «Специальные отчеты» содержит разделы Сводки, Ярлыки и Мои отчеты.
• Чтобы перейти в раздел управления аккаунтами, ресурсами и представлениями, нажмите на шестеренку и выберите вариант Администратор.

В статьях Справочного центра Google Аналитики названия отчетов часто приводятся так: Источники трафика > Весь трафик. В развернутом виде это означает следующее: отчет «Весь трафик» в категории «Источники трафика».

Панель действий

Вверху каждого отчета расположена панель действий, которая содержит заголовок отчета, процент выборки, элементы управления, а также ссылку на панель оповещений.

• Значение процента выборки показывает, какая доля от общего числа сеансов за выбранный диапазон дат включена в отчет. Вы можете уменьшить процент выборки (в этом случае скорость обработки данных будет выше, а точность – ниже) или уменьшить ее (скорость ниже, точность выше).
• Чтобы сохранить текущие настройки отчета, нажмите Сохранить.
• Чтобы экспортировать данные отчета в другое приложение, например в Excel, нажмите Экспортировать.
• Чтобы отправить отчет другому пользователю (даже если у него нет аккаунта Google Аналитики), нажмите Открыть доступ.
• Чтобы открыть панель Оповещений, выберите Оповещения. Здесь приводятся аналитические выводы о ваших данных, полученные с помощью машинного обучения. Вы также можете делать запросы о статистике, формулируя их в произвольной форме.

К началу

Добавление сегментов, выбор диапазона дат

Сегмент – это набор данных Google Analytics, соответствующих определенным критериям. Добавляя в отчет сегменты, можно сравнивать разные наборы данных.

• Чтобы добавить в отчет существующие сегменты или создать новые, нажмите + Добавить сегмент.
• Чтобы изменить, скопировать или удалить сегмент, нажмите на него (используемые по умолчанию системные сегменты изменить невозможно).

В отчетах Google Аналитики данные собраны на одной или нескольких вкладках, что позволяет просматривать информацию из разных представлений. Большинство стандартных отчетов содержат вкладку «Статистика» с диаграммой вверху и таблицей данных внизу. В некоторых отчетах могут быть другие вкладки, например «Обзор» или «Наложение данных на карту».

Ссылки на группы показателей под заголовком вкладки позволяют выбирать, какие именно данные будут приведены в таблице, например Сводка, Использование сайта, Набор целей 1.

В верхней части большинства вкладок «Статистика» отображается диаграмма данных. Доступны следующие элементы управления диаграммой:

• Выбор показателя. Позволяет изменить показатели в диаграмме. Вы можете сравнить два показателя, например Сеансы и Показатель отказов. Находится под строкой ссылок на группы показателей.
• Выбор временной шкалы. Эти кнопки позволяют изменить масштаб диаграммы. Можно выбрать день, неделю или месяц. Кнопки расположены справа от элемента выбора показателей.
• Кнопки выбора типа диаграммы позволяют переключаться между линейным и анимированным графиком. Они расположены рядом с кнопками выбора временной шкалы.
• Кнопка со стрелкой вниз позволяет открыть панель заметок. Их можно добавлять непосредственно в отчете. Этот элемент управления находится прямо под временной осью диаграммы.

К началу

В нижней части вкладки «Статистика» приводятся данные в табличном виде. Основные параметры и показатели, отражаемые в таблице, зависят от типа отчета и от выбранной группы показателей.

Для табличных данных доступны следующие элементы управления:

• Ссылки Основной параметр. С их помощью можно изменить основной параметр отчета.
• Кнопка Показать на диаграмме используется, чтобы добавить выбранные строки на диаграмму.
• Меню Дополнительный параметр позволяет добавить ещё один параметр в отчет.

Чтобы исключить дополнительный параметр из таблицы, нажмите X в заголовке столбца для этого параметра.

Также существует несколько дополнительных элементов управления, они не показаны на карте интерфейса в начале этой статьи. Вот их список:

• Разбиение на страницы. Позволяет изменить количество отображаемых строк, перейти к конкретной странице данных, или переходить от странице к странице. Элементы управления находятся под таблицей с данными.
• Ссылка Обновить отчет. После нажатия на эту кнопку отображаемые в отчете данные обновляются. Ссылка находится в правом нижнем углу страницы рядом с датой создания отчета.

Работа с таблицей данных

В первом столбце таблицы данных отражаются значения основного параметра. По нему группируются все данные в таблице. Если выбран дополнительный параметр, он отражается в столбце рядом и также влияет на группирование данных. В остальных столбцах таблицы отражаются показатели, связанные с выбранными параметрами.

Вы можете выполнить ряд действий непосредственно в таблице:

• Используйте флажки для выбора строк. Затем вы можете организовать просмотр выбранных строк в графическом виде с помощью кнопки Показать на диаграмме.
• Чтобы увидеть пояснения по поводу представленного в столбце параметра или показателя, наведите курсор на значок ?. в названии столбца.
• Отсортируйте данные таблицы по столбцу, нажав на его заголовок. После этого будет выполнена простая ASCII-сортировка. Для более сложной сортировки используйте меню Тип сортировки.

К началу

Руководство по созданию отчетов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Access обеспечивает ряд средств, которые помогают быстро создавать отчеты привлекательной, удобной для чтения, представления данных таким образом, наилучшим образом подходящее потребностями пользователей. На вкладке » Создание » можно использовать команды для создания простого отчета с помощью одного щелчка мыши. Мастер отчетов можно использовать для создания более сложных отчетов или можно создать отчет, добавив все данные и форматирование элементов самостоятельно. Выбор, независимо от способа будет, скорее всего, внесенные по крайней мере несколько внешний вид отчета, чтобы упростить способ отображения данных. В этой статье рассматриваются общие процесс разработки отчета и затем показано, как добавить элементы оформления, определенные в отчет.

Решить, как макета отчета

При разработке отчета, необходимо учитывать способ отображения данных, расположенных на странице и способ хранения данных в базе данных. В процессе разработки даже может оказаться, что упорядочение данных в таблицах не позволяет создать отчет, который вы хотите. Это может быть сведения о том, что таблицы не нормализовать — это означает, что данные не хранятся в наиболее эффективно.

Сделать эскиза отчета

Этот шаг необязателен, возможно, вам, мастер отчетов Access или средство отчетов (которые доступны на вкладке Создание в группе отчеты ) предоставить достаточно начальный дизайн отчета. Тем не менее если вы решили Создание отчета без использования этих инструментов, вам может оказаться полезным сделайте грубый эскиза отчета на листе бумаги, нарисованный поле, куда необходимо поместить каждого поля и записи имени поля в каждом поле. Кроме того можно использовать программами, такими как Word или Visio для создания Макет планировки отчета. Независимо от используемого метода, не забудьте включить достаточно строк, чтобы указать, как повторяет данные.

Например можно использовать строки сведения о продукте, а затем несколько повторяющихся строк для этого продукта продаж и наконец строки итогов продаж продукта. Затем последовательность повторение для следующего продукта и т. д до конца отчета. Или, возможно отчета это простой список данные в таблице, в этом случае на эскиз может содержать только ряд строк и столбцов.

Примечание: Этот метод также очень полезна при разработке отчета для другого пользователя. В этом случае пользователь будет проще рисовать эскиза перед началом работы.

После создания вашей эскиза определите выбрать таблицу или таблицы с данными, которые нужно отобразить в отчете. Если все данные хранятся в одной таблице, можно основан отчет непосредственно на эту таблицу. Более часто нужные данные хранятся в нескольких таблицах, которые вы должны объединяют в запросе, чтобы отобразить в отчете. Запрос можно внедрить в свойстве источник записей отчета или можно создавать отдельные, сохраненного запроса и расположите отчет об этом.

Решите, какие данные для размещения в каждом разделе отчета

Каждый отчет состоит из одного или нескольких разделов отчета. Один раздел, который находится в каждом отчета — раздел подробностей. В этом разделе повторение один раз для каждой записи в таблицу или запрос, на основе отчета. Другие разделы, часто бывают необязательно и повторите меньше и обычно используется для отображения сведений, общих для группы записей, страница отчета или по всему отчету.

В таблице ниже описаны расположена в каждом разделе и как обычно используется раздела.

В верхней части первой страницы отчета появляется только один раз.

Нижний колонтитул отчета

Появляется после последней строки выше раздел нижнего колонтитула на последней странице отчета данных.

Итоги отчета (итогов, считается, средние значения и т. д.)

Верхний колонтитул страницы

Появится в верхней части каждой страницы отчета.

Нижний колонтитул страницы

Появится в нижней части каждой страницы отчета.

Отображается только предыдущей группы записей.

Поле, которое делится на

Нижний колонтитул группы

Отображается только после группы записей.

Группа итоги (итогов, считается, средние значения и т. д.)

Сведения о добавлении или удалении заголовок отчета и колонтитулами разделов или страниц верхний и нижний колонтитулы разделов обратитесь к разделу Добавление или удаление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов в этой статье. Вы можете добавить группу разделов верхний и нижний колонтитулы с помощью области » Группировка, сортировка и итоги » в режиме макета или конструктора.

Решить, как упорядочить подробных данных

Большинство отчетов располагаются в табличной или вертикальный макет, но Access позволяет использовать практически с любого расположением записями и полями, которые должны гибкости.

Табличный макет Табличный макет аналогична электронной таблицы. Метки имеют верхней и выравнивается данные в столбцах под заголовками. Табличный ссылается вида таблицы данных. Это тип отчета, Access создается при нажатии кнопки отчета в группе » отчеты » на вкладке » Создать «. Табличный макет является хорошо подходит для отчета имеет относительно небольшое количество полей, которые нужно отображать в формате простого списка. Ниже показан отчет, который был создан с использованием табличный макет.

Макет с накоплением Вертикальный макет напоминает формы, вы указываете при открытии банковского счета или сделать покупку из Интернет-магазине. С надписью каждой части данных и поля располагаются друг над другом. Этот макет подходит для отчетов, содержащих слишком много полей для отображения в табличном формате, то есть ширину столбцов приведет к превышению ширину отчета. Ниже показан отчет, который был создан с использованием вертикальный макет.

Примечание: В мастере отчетов этот макет называется макете.

Смешанного макета Можно комбинировать элементы табличной и накоплением макетов. Например для каждой записи можно упорядочить некоторые поля в одну строку в верхней части раздела подробностей и упорядочить другие поля из одной и той же записи одного или нескольких с накоплением макеты верхнюю строку. Ниже показан отчет, который был создан с помощью смешанного макета. КОД, Фамилия и имя поля расположены в макете таблицы для элементов управления и поля «должность» и «рабочий телефон организованы в макете в столбик. В этом примере используются линии сетки для обеспечивают визуальное разделение полей для каждого сотрудника.

Макет по ширине При использовании мастера отчетов для создания отчета, вы можете использовать выровненного макета. Этот макет используется для отображения записей максимально компактно по всей ширине страницы. Конечно же можно получить те же результаты без использования мастера отчетов, но может быть тщательным процесс точно выровнять поля. Ниже показан отчет, который был создан с помощью мастера отчетов выровненного макета.

Выровненного макета является хорошим макет для использования при отображении большое количество полей в отчете. В предыдущем примере Если вы используете табличный макет для отображения те же данные поля расширение за пределы страницы. Если вы используете вертикальный макет, каждой записи занимает гораздо больше вертикальный пробел, которая выполняется пустая бумаги и усложняет отчет для чтения.

Используйте макеты элементов управления для выравнивания данных

Макеты элементов управления являются направляющими, которые можно добавить в отчет при открытом в режиме макета или конструктора. Access автоматически добавляет макеты элементов управления, при использовании мастера отчетов для создания отчета или при создании отчета, выбрав отчет в группе » отчеты » на вкладке » Создать «. Макет элементов управления — как таблица, каждой ячейки может содержать метку, текстового поля или любой другой тип элемента управления. Ниже показан макет таблицы для элементов управления в отчете.

Оранжевый цвет линии указывают на строки и столбцы макета элементов управления, и они были видны только в том случае, если отчет открыт в режиме макета или конструктора. Макеты элементов управления помогают обеспечить единообразие выравнивание данных в строках и столбцах и их проще добавить, изменить или удалить поля. С помощью средств в таблице и положение группы на вкладке » расположение » (функция недоступна в режиме макета или конструктора), вы можете изменить тип макета элементов управления на другой, и вы можете удалить элементы управления из макеты таким образом, можно расположить элементы управления там, где вы хотите в отчете.

Примечание: Если вы используете Access 2007, вы можете найти эти средства в группе Макет элемента управления на вкладке » расположение «.

Добавление и удаление разделов верхний и нижний колонтитул отчета или страницы

Как упомянутых выше в этой статье, верхних и нижних колонтитулов, разделы отчета, которые можно использовать для отображения информации, которая является общим ко всему отчету или на каждую страницу отчета. Например можно добавить нижнего колонтитула для отображения номера страницы в нижней части каждой страницы, или вы можете добавить раздел заголовок отчета для отображения заголовка по всему отчету.

Добавление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Проверьте, какие разделы уже есть в отчете. Разделы разделяются затенения горизонтальных полосок селекторов разделпод названием. Метки на выделения каждого раздела показывает, что раздел непосредственно под ним.

Каждый отчет содержит раздел подробностей, а также могут содержать разделы заголовок отчета, верхний колонтитул, нижний колонтитул и нижний колонтитул отчета. Кроме того Если есть уровней группировки в отчет, может появиться группы верхние или нижние колонтитулы (например, Заголовок файла как показано на рисунке выше). По умолчанию, используя имя поля или выражение, которое является основой группы — это именованные группы верхние и нижние колонтитулы. В этом случае поля группировки называется «Хранить как».

Чтобы добавить заголовок страницы и разделы нижнего колонтитула или верхний и нижний колонтитулы разделов отчета в отчет, щелкните правой кнопкой мыши любую область выделения раздела и нажмите кнопку Верхний колонтитул или нижний колонтитул страницы или Верхний или нижний колонтитул отчета в контекстном меню.

Внимание: Если раздел уже существует в отчете, Access предупредит вас, что оно удалит существующий раздел и элементы, которые она содержит.

Теперь можно перемещение существующих элементов управления или добавлять новые элементы управления для новых разделов.

Access всегда добавляет разделов верхний и нижний колонтитул страницы и отчетов в пары. То есть нельзя добавить раздела заголовка страницы или отчет без добавления соответствующих нижний колонтитул. Если вам не нужна обоих разделов, нельзя удалить раздел, но можно изменить размер разделе неиспользуемые высоты ноль (0), чтобы избежать добавления дополнительных междустрочный интервал в отчет. Поместите курсор в нижней части раздела неиспользуемые он примет вид двунаправленной стрелки , а затем перетащите вверх до раздела скрыта. Если указаны все элементы управления в разделе, удалите их до раздела полностью можно скрыть.

Удаление отчета или странице верхний и нижний колонтитулы разделов

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Щелкните правой кнопкой мыши любую область выделения раздела и нажмите кнопку Верхний колонтитул или нижний колонтитул страницы или Верхний или нижний колонтитул отчета в контекстном меню.

Если вы удаляете пару верхний и нижний колонтитулы и эти разделы содержат элементы управления, Access предупредит можно удалить только те разделы будут также удалить элементы управления и что вы не сможете отменить действие. Нажмите кнопку Да, удалить разделы и элементы управления, или нажмите кнопку Нет, чтобы отменить действие.

Советы по форматированию различных типов данных

При создании отчета с помощью инструмента отчета (доступен на вкладке Создание в группе » отчеты «) или с помощью мастера отчетов Access добавляет поля к отчету для вас и создает наиболее подходящий элемент управления для отображения Каждое поле, в зависимости от типа данных поля. При добавлении поля в отчет самостоятельно, лучше перетащите каждое поле из Списка полей в отчет. Как с помощью мастера отчетов или средство отчетовAccess создает наиболее подходящий элемент управления для каждого поля, в зависимости от типа данных поля. Для большинства типов данных наиболее подходящий элемент управления (по умолчанию) для использования — текстовое поле.

В следующих разделах приведены советы о том, как форматировать некоторых специальных вариантов типов данных.

Многозначные поля Элемент управления многозначного поля по умолчанию является поле со списком. Это выглядит странный выбора для элемента управления в отчете, так как не удается щелкните стрелку в поле со списком в отчете. Тем не менее в контексте отчета, поле со списком подобна функции текстового поля. Стрелку отображается только в режиме конструктора.

Если поле содержит несколько значений, то такие значения разделяются запятыми. Если поле со списком недостаточно широк, чтобы отобразить все значения в одной строке и свойства CanGrow поле со списком задано значение Да, значения по словам на следующую строку. В противном случае — усекаются значения. Чтобы задать свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления и нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойства CanGrow находится на вкладке » Формат » и вкладку все страницы свойств для элемента управления.

Поля форматированного текста Элемент управления по умолчанию для поля форматированного текста представляет собой текстовое поле. Если надпись ширины не хватает для отображения всех значений в одной строке и свойства CanGrow текстовое поле задано значение Да, значения по словам на следующую строку. В противном случае — усекаются значения. Чтобы задать свойства CanGrow для элемента управления, откройте отчет в конструкторе или режиме макета, щелкните элемент управления и нажмите клавишу F4, чтобы открыть окно свойств элемента управления. Свойства CanGrow находится на вкладке » Формат » и вкладку все страницы свойств для элемента управления.

Поле форматированного текста позволяет форматировать текст в различных способов. Например можно будет подчеркнут несколько слов в поле и может быть несколько слов в одном поле курсивом. Тем не менее, можно по-прежнему задать общий стиль форматирования для текстового поля с форматированным текстом. Форматирование текста флажок применяется только к текст, который не отформатирован специально с помощью форматирования текста.

Настройка форматирования стили для текстового поля, отображающий поля форматированного текста

Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета.

Щелкните текстовое поле, которое отображается поле форматированного текста и выберите на вкладке Формат в группе Шрифт, который вы хотите применить стиль форматирования.

Access применит форматирование ко всему тексту в поле форматированного текста, который не уже имел этого типа (но не значение) форматирование применяется представление, которое поддерживает ввод данных, например представление формы для формы или режиме таблицы для таблицы или запроса. Например если часть текста в поле отформатирован шрифтом красного цвета и применение синий цвет на текстовое поле, Access становится весь текст синей, за тем исключением, который был по отдельности отформатированное красным цветом. Другой пример: Если часть текста в поле отформатирован с размером 11 пунктов шрифт и размер шрифта 14 пунктов применить к текстовому полю Access релевантные размер шрифта 14 пунктов весь текст за тем исключением, что форматировать отдельно на 11 poin TS.

Поля «вложение» Поля вложений с помощью специального элемента управления, который не используется для любой другой тип данных. Вложение несколько файлов в запись с помощью одного поля вложений, но поле только можно отображать сведения об одного вложения одновременно. По умолчанию элемента управления вложения отображается значок или изображение, в зависимости от типа файла вложения, которое отображается в данный момент элементом управления. При желании можно задать свойства элемента управления вложения, чтобы все вложенные файлы отображаются как значки или, чтобы в поле просто отображается значок скрепки и число вложений. При условии, что вы уже используется элемент управления вложением на отчет, можно использовать следующую процедуру для настройки свойств элемента управления для различных целей элемента управления.

Настройка параметров отображения для поля вложения

Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета.

Щелкните элемент управления вложением. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4, чтобы открыть ее. В окне свойств откройте вкладку Формат.

Используйте следующую таблицу как общее руководство для настройки свойств элемента управления вложения.

Экономическая и аналитическая отчетность

Система 1С:Предприятие 8 имеет широкие возможности по формированию отчетов и различных печатных форм (далее просто отчетов). Отчеты создаются в стиле электронных таблиц, т.е. имеют колонки и строки, а пользователь может изменить их ширину и высоту.

Следует отметить следующие важные особенности отчетов 1С:Предприятия 8:

• Поддерживаются разнообразные возможности оформленияотчета, включая тип и размер шрифта, цвет текста и фона, тип и цвет рамки, рисунки и многое другое.
• В отчете могут быть группировки, с помощью которых можно отражать промежуточные итоги, например, объем продаж по каждому отделу. Пользователь может самостоятельно показывать и скрывать группы с помощью специальных маркеров. Есть возможность автоматически сдвигать текст в ячейке в соответствии с уровнем группировки.
• Поддерживается механизм расшифровок, когда при щелчке на строке или ячейке отчета формируется более детальный отчет или открывается объект базы данных.
• У ячеек могут быть примечания, содержащие дополнительную информацию. Ячейка с примечанием имеет маленький треугольник в правом верхнем углу. При наведении курсора мыши на ячейку примечание показывается во всплывающем окне.
• В табличном документе может быть расположена сводная таблица, которая позволяет отобразить многомерные данные в виде плоской таблицы с вложенными заголовками.
• Для наглядного представления экономической информации в графическом виде часто используются диаграммы.
• У строк может быть разная ширина колонок.

Таким образом, становится понятно, что отчеты в 1С:Предприятии 8 предназначены не только для печати, а могут быть вполне интерактивными объектами. Все это позволяет создавать сложные печатные формы и различные экономические отчеты, поддерживающие детализацию и агрегирование данных, полезные для анализа и управления.

Группировки

В 1С:Предприятии 8 появилась возможность группировать данные в отчете с использованием вложенных группировок. Бывают горизонтальные и вертикальные группировки, тогда слева и сверху появляются специальные маркеры, позволяющие пользователю разворачивать и сворачивать группы. Нажатием цифр в заголовках можно развернуть сразу все группировки данного уровня и свернуть более детальные группировки.

Отступ уровней иерархии формируется системой автоматически. От разработчика нужны минимальные усилия для построения подобных отчетов.

Расшифровки

В системе поддерживается механизм расшифровок (drill-down, drill-through), когда пользователь щелкает на строке или ячейке отчета и получает более детальный отчет, если, конечно, это предусмотрено разработчиком.

Сводные таблицы

Диаграммы

Диаграмма предназначена для показа статистических данных в наглядном графическом виде, что очень удобно для анализа. Диаграмма в 1С:Предприятии 8 может располагаться прямо в экранной форме, а не только в печатной форме (табличном документе). Существует возможность задать различный тип диаграммы: график, плоская и объемная гистограмма, круговая, изометрическая, биржевая свеча и др.

Можно добавить легенду, поясняющую сведения, изображенные на диаграмме. Кроме того, на диаграмме работают расшифровки: если два раза щелкнуть мышью на точке (или столбике), то можно получить более детальную информацию, конечно, если это предусмотрено в конфигурации.

Построение отчета пользователем

В 1С:Предпритии 8 появился крайне полезный механизм, предназначенный для быстрого конструирования сложных отчетов, настраиваемых пользователем, — построитель отчета. Для него необходим запрос как основа для формирования отчета. Запрос может быть легко составлен конструктором запросов.

Пользователь имеет возможность настроить выводимые поля, измерения по строками и колонкам, указать условия отбора и сортировки. Программировать ничего не надо, все настраивается буквально мышкой. Отчет может быть выведен в табличный документ, сводную таблицу или диаграмму.

Таким образом могут быть сформированы достаточно сложные отчеты для получения любых аналитических данных без изменения прикладного решения и привлечения разработчиков.