Служебная записка начальника службы безопасности

Содержание:

Служебная записка начальника службы безопасности

Рецензентами данного пособия в свое время выступили такие известнейшие в сфере безопасности российского ритейла эксперты, как И.Г. Чумарин, С.Кашурников и Ю.М.Гедзберг. Особенная ценность предлагаемого практического пособия, в том, что оно содержит готовые практические решения по организации службы безопасности (охраны) гипермаркета и образцы служебной документации с комментариями. Материал готов к адаптации под регламентирующую документацию Службы безопасности практически любой торговой сети т.к. содержит полный набор готовых образцов регламентов, инструкций и образцов служебной документации. Ниже – полный перечень образцов регламентов, содержащихся в предлагаемом материале:

Введение (От автора) Общие вопросы организации деятельности подразделения службы безопасности на торговом объекте Раздел I. Организационные мероприятия по обеспечению безопасности при открытии нового гипермаркета — Комментарии к «Разделу I. Организационные мероприятия по обеспечению безопасности при открытии нового гипермаркета» • План основных мероприятий по обеспечению безопасности открытия торгового комплекса Раздел II. Должностные инструкции сотрудников службы безопасности — Комментарии к «Разделу II. Должностные инструкции сотрудников службы безопасности» • Должностная инструкция руководителя службы безопасности торгового объекта • Должностная инструкция старшего смены подразделения службы безопасности торгового объекта • Должностная инструкция сотрудника службы безопасности торгового объекта • Должностная инструкция сотрудника службы безопасности торгового объекта формата «дискаунтер» Раздел III. Инструкции для службы безопасности торгового объекта — Комментарии к «Разделу III. Инструкции для службы безопасности торгового объекта» — Комментарии к «Инструкции о порядке стажировки сотрудников службы безопасности торгового предприятия» • Инструкция о порядке стажировки сотрудников службы безопасности торгового предприятия — Приложение 1. План стажировки сотрудника службы безопасности торгового объекта — Приложение 2. План стажировки старшего смены подразделения службы безопасности — Приложение 3. План стажировки руководителя службы безопасности торгового объекта — Комментарии к «Инструкции по ведению журналов учетной документации старшим смены» • Инструкция по ведению журналов учетной документации старшим смены — Приложение 1. Формы журналов учетной документации — Комментарии к «Инструкции по проведению внешней инкассации в торговом предприятии» • Инструкция по проведению внешней инкассации в торговом предприятии — Комментарии к «Инструкции о порядке учета и использования противокражных датчиков» • Инструкция о порядке учета и использования противокражных датчиков — Комментарии к «Инструкции о пропускном и внутриобъектовом режиме в торговом предприятии» • Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режиме в торговом предприятии — Комментарии к «Инструкции по действиям персонала и сотрудников службы безопасности при обнаружении предмета, который может оказаться взрывным устройством» • Инструкция по действиям персонала и сотрудников службы безопасности при обнаружении предмета, который может оказаться взрывным устройством Комментарии к «Инструкции по действиям персонала и сотрудников службы безопасности при выявлении фактов причинения ущерба торговому предприятию» • Инструкция по действиям персонала и сотрудников службы безопасности при выявлении фактов причинения ущерба торговому предприятию • Акт о причинении ущерба торговому предприятию — Комментарии к «Инструкции о порядке проведения служебной проверки в подразделениях торговой сети» • Инструкция о проведении служебной проверки в торговом предприятии — Приложение 1. Объяснение сотрудника торгового предприятия — Приложение 2. Акт об отказе от объяснения — Приложение 3. Акт об отказе в ознакомлении с приказом о наложении дисциплинарного взыскания — Приложение 4. Акт об отсутствии работника на рабочем месте — Приложение 5. Акт о появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения — Приложение 6. Акт об отсутствии работника на рабочем месте — Приложение 7. Акт об опоздании на работу • Образец заключения служебной проверки — Комментарии к «Инструкции по пожарной безопасности в торговом предприятии» • Инструкция по пожарной безопасности в торговом предприятии — Приложение 1. План тренировки персонала торгового центра Раздел IV. Организация работы сотрудников частного охранного предприятия на торговых объектах — Комментарии к «Разделу IV. Организация работы сотрудников частного охранного предприятия на торговых объектах» • Договор на оказание охранных услуг — Приложение 1. «Табель постов сотрудников охраны в торговом предприятии» — Приложение 2. «Инструкция для сотрудников охранного предприятия по охране торговых центров» — Приложение 3. «Инструкция о порядке открытия/закрытия торгового центра» — Приложение 4. «Инструкция о проведении внутренней инкассации на торговом объекте» — Приложение 5. «Инструкция по несению дежурства старшим смены ЧОП в ночное время» — Приложение 6. «Режим работы постов частного охранного предприятия» — Приложение 7. «Акт о нарушении условий договора охраны» — Приложение 8. «Правила обращения сотрудников охраны с покупателями» — Приложение 9. «Акт оказания услуг по охране объекта» — Приложение 10. «Отчет о деятельности ЧОП на торговом объекте» — Приложение 11. «Акт инвентаризации покупательских тележек» — Приложение 12. «Контрольный лист проверки работы сотрудников ЧОП» — Приложение 13. «Расчет штрафных санкций по охране объекта» — Комментарии к «Образцу дополнительного соглашения к договору охраны» • Образец дополнительного соглашения к договору охраны — Комментарии к «Договору о предупреждении и пресечении правонарушений и преступлений на торговом предприятии с помощью тревожной сигнализации» • Договор о предупреждении и пресечении правонарушений и преступлений на торговом предприятии с помощью тревожной сигнализации — Комментарии к «Образцу служебной записки руководителя службы безопасности торгового предприятия руководству ЧОП о поощрении сотрудника» • Образец служебной записки руководителя СБ торгового объекта руководству ЧОП о поощрении сотрудника • Образец заявки частному охранному предприятию на выставление дополнительных постов — Комментарии к «Тестовым заданиям для сотрудников ЧОП по проверке уровня профессиональной подготовки для несения службы в торговом предприятии» • Тестовые задания для сотрудников ЧОП по проверке уровня профессиональной подготовки для несения службы в торговом предприятии Раздел V. Образцы служебной документации, используемой в работе руководителя службы безопасности торгового предприятия — Комментарии к «Разделу V. Образцы служебной документации, используемой в работе руководителя службы безопасности торгового предприятия» 1. Цели и задачи информационного обмена 2. Форма осуществления информационного обмена 3. Порядок доведения информации, полученной в процессе информационного обмена, до сотрудников охраны и линейного персонала розничных структурных подразделений Торговой Компании — Комментарии к «Образцу заявки на подбор кандидата для замещения вакантной должности руководителя службы безопасности торгового объекта» • Заявка на подбор кандидата для замещения вакантной должности руководителя службы безопасности торгового объекта — Комментарии к «Образцу ежедневной служебной записки начальника службы безопасности торгового объекта руководителю торгового предприятия» • Образец ежедневной служебной записки начальника службы безопасности торгового объекта руководителю торгового предприятия — Комментарии к «Образцам информационных справок руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта» • Образец информационной справки руководителя службы безопасности о хищении, свершенном сотрудником гипермаркета • Образец информационной справки о хищениях, совершенных покупателями • Образец информационной справки о нарушениях персонала, в ходе учетов товародвижения • Образец информационной справки о хулиганских действиях покупателя в торговом зале — Комментарии к «Образцу ответа руководителя службы безопасности на частное определение судьи или представление органа, производящего дознание» • Образец ответа руководителя службы безопасности на частное определения судьи или представление органа, производящего дознание — Комментарии к «Акту передачи задержанного службой безопасности торгового предприятия правоохранительным органам» • Акт передачи задержанного службой безопасности торгового предприятия правоохранительным органам — Комментарии к «Образцу протокола контрольного пересчета принятого товара» • Образец протокола контрольного пересчета принятого товара — Комментарии к «Фотографии рабочего дня руководителя службы безопасности торгового объекта» • — Фотография рабочего дня руководителя службы безопасности торгового объекта Заключение Благодарность Кратко об авторе

«Доклад начальника охраны»

В задачи подразделения охраны крупного торгового объекта и его руководителя независимо от того, штатное ли подразделение торгового предприятия или подразделение частного охранного предприятия выполняет эти функции, входит не только обеспечение физической безопасности, решение вопросов минимизации потерь торгового предприятия, но и фиксирование всех происшествий и событий, происходящих в торговом объекте и информирование о них руководства объекта и торговой компании.

Эта обязанность, как правило, закрепляется в должностной инструкции руководителя подразделения службы безопасности или оговаривается в договоре на предоставление охранных услуг между торговым предприятием и частным охранным предприятием (ЧОП). Например, в некоторых служебных документах она может быть сформулирована следующим образом: «Обязанность ежедневно готовить и докладывать служебной запиской руководству магазина сведения о результатах работы подразделения службы безопасности, обо всех выявленных недостатках в работе персонала, о значимых событиях за прошедшие сутки, а также вносить предложения по улучшению организации работы магазина».

При этом обычно положения должностной инструкции или договора на охрану не детализируют, в какой именно форме должна представляться служебная записка, ее формат, сроки и порядок представления, порядок и объемы формирования, содержание и иные вопросы.

Спасибо за проявленный интерес к нашему журналу!
Для получения доступа к статьям Вам необходимо зарегистрироваться у нас на сайте или выполнить вход.

После регистрации на сайте Вам в Личном кабинете будет предоставлен бесплатный доступ к скачиванию любых 5 статей (на выбор) . Срок действия доступа 30 дней с момента скачивания первой статьи.

Статьи приобретаются навсегда и будут доступны в Вашем Личном кабинете.

В дальнейшем Вы можете приобретать доступ к другим статьям оформляя счет-оферты в Личном кабинете.

Докладная или служебная?

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Читайте так же: Осаго при покупке по договору купли продажи

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (далее – Рекомендации).
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается*. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».

В ГСДОУ в п. 2.1.10. сказано, что докладные записки подписываются как документы информационного характера: «Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных его должностной инструкцией». В Рекомендациях в п. 3.3.5.6. упомянуты разновидности записок: аналитическая, докладная, служебная, объяснительная. Руководству федеральных органов исполнительной власти рекомендовано самим определять виды записок, создаваемых в федеральном органе и «используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками».

На вопросы, в чем заключается различие между служебной и докладной запиской и в каких случаях составляется та или иная записка, можно ответить, отталкиваясь от определений самих понятий «докладная записка» и «служебная записка».

Отличие докладной записки от служебной

Автор статьи нашел три определения, данные докладной записке. Первое определение приведено в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), изданной в 1974 г.: Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами или предложениями составителя. В Кратком словаре видов и разновидностей документов установлено, что докладная записка – сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

В учебнике «Делопроизводство», допущенным Министерством образования РФ в качестве учебника для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», дано следующее определение: докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется с целью довести до сведения руководства обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора докладной записки.

Определений служебной записки не существует. Более того, как вид документа в отечественном делопроизводстве она впервые упоминается в п. 3.3.5.6. Рекомендаций. Сложилась удивительная ситуация: официально вид документа не существует, а на практике им активно пользуются. Причем в организации могут составлять только докладные или только служебные записки — или и служебные, и докладные. Во всех случаях различий между ними не видят. А различие служебной и докладной записки заключается в следующем:

Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.

В первой половине 1980-х гг. при разработке второй редакции ЕГСД, названной Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), была сделана попытка ввести служебную записку в систему организационно-распорядительной документации. Она оказалась безрезультатной. Разработчикам ЕГСДОУ было велено в разделе «Документирование управленческой деятельности» написать: переписка между структурными подразделениями запрещена. Руководители структурных подразделений должны договариваться между собой устно или по телефону. Таким образом, служебная записка не была введена в состав организационно-распорядительных документов, хотя на практике она использовалась достаточно широко. В настоящее время руководству федеральных органов исполнительной власти предписано осуществлять информационный обмен между структурными подразделениями. То есть служебной записке возвращен статус официального документа.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на следующие виды:

Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).

В Рекомендациях выделен еще один вид записок – аналитические. В данной статье они не рассматриваются.

В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление. Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.

Служебные записки могут быть инициативными и информационными.

Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.

Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.

Теоретически, в зависимости от адресата, докладные записки делят на внутренние и внешние (служебные записки по своей сути могут быть только внутренними).

Внешними считаются те, которые направляют в вышестоящие организации. Внутренние докладные записки направляются руководству организации.

Вероятно, в теории документоведения и ДОУ следует отказаться от деления докладных записок на внутренние и внешние. Во-первых, потому, что при оформлении внешней докладной записки надо использовать общий бланк, указав на нем справочные данные организации-автора записки, т.е. смешав требования к оформлению общего бланка и бланка письма. Во-вторых, потому, что на практике внешние докладные записки давно не составляют, поскольку в вышестоящие инстанции подчиненные организации направляют письма лишь в случае, если они хотят что-то предложить или о чем-то попросить и т.д.

Оформление записок

Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.

Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,

заголовок, адресат, текст, подпись.

Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.

Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:

Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»

Начальнику общего отдела ООО «Марс»

При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».

При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.

Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 4 ноября 2011 г. следует оформить следующим образом: 04.11.2011

На практике не всегда указывают реквизит «наименование места составления или издания документа» — и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.

Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:

О ремонте подсобных помещений

О командировочных расходах в 2011 году

Об отчетах структурных подразделений за 2011 год

Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.

Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).

Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).

Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.

2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений

несколько, их нумеруют).

При необходимости записки могут визироваться. Например:

Начальник службы безопасности

Подписывает записку ее автор. Он пишет наименование своей должности, ставит личную подпись, а затем дает ее расшифровку. Например:

Начальник отдела снабжения Петров А.О. Петров

Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Читайте так же: Экспертиза подписи по копии документа

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

нарушении трудового распорядка и дисциплины;
невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
Выводы и рекомендации автора записки.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.