Содержание:
Служебная записка: пример написания. Как пишется служебная записка: образец
Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.
Для чего требуется подобный документ?
Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.
Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла. Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса. Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.
Цели и типы документа
Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.
Служебные записки делятся на:
- Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
- Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.
Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.
В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.
Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.
Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:
- Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
- Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
- Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
- Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
- Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
- Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
- Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.
Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.
Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:
- Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
- Ниже прописывается название документа и номер.
- Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
- Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
- В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.
Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.
При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:
- Составляется служебная записка на листе А4.
- При рукописном варианте используется синяя ручка.
- Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
- Левый отступ составляет 2,5 — 3,5 см, правый – 1,25 — 2,5 см.
- Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.
Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.
Электронный документ
Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.
Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация. Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес». Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.
В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически. Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность.
При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.
На что надо обратить внимание?
При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:
- Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
- Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
- При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
- Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
- При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
- При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
- Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
- Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.
Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.
После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.
Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.
Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.
Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»).
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.
Как грамотно составить и написать?
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
5 мая 2017 года.
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
30 мая 2017 года.
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
14 мая 2016 года.
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО «Совремонт»
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
10 мая 2015 года.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
20 мая 2017 года.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
Это быстро и бесплатно !
Как написать правильно служебную записку — образец
Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление паспорта сделки, являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по ссылке.
Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление заявления о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).
Как написать правильно служебную записку — форма
Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в штатном расписании формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.
Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных
Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).
Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали тут:
Служебная записка на командировку образец 2018
Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.
Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.
Ст 162 с с последними правками 2018 года тут:
Служебная записка о премировании сотрудников образец
В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.
Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.
О повышении заработной платы
Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.
О выходе на работу в выходной день
Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.
Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.
Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку
Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.
На доплату за увеличение объема работ
Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.
Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.
Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.
Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.
Как правильно написать служебную записку: образец
Служебная записка — это инструмент внутрифирменной коммуникации между подразделениями.
Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.
Она необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками. Также в ней могут содержаться объяснения.
Отличительные особенности служебной записки
Служебная записка отличается от похожих документов следующим:
- От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
- От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД.
- От пояснительной — тем, что не привязана к какому-либо документу.
Написать ее может любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий.
Так, например, менеджер не может гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.
Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела может направить такой документ директору, например, с предложением повысить сотрудника в должности.
Как написать служебную записку (образец), чтобы она имела юридическую силу
Служебная записка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится. Поэтому о юридической силе говорить не приходится.
Нет строгих правил, как писать служебную записку, образец может быть произвольным. Необязательно составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.
Не важно, с каких слов будет начинаться служебная записка: «Довожу до вашего сведения…», «В связи с тем, что….», «Сообщаю…» или с любой другой фразы. Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Но его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в соответствующий журнал.
Как пишется служебная записка: пример
Хотя служебная записка и отсутствует в ОКУД, при составлении стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:
- В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
- Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
- Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование должно быть убедительным.
- Изложить свою просьбу. Сформулировать ее нужно как можно конкретнее: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
- Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.
Если в решении описанного вопроса заинтересованы несколько сотрудников, можно включить и их подписи.
Как написать служебную записку: образец, пример составления, бланк
Как написать служебную записку (образец)? Такой вопрос время от времени задают представители различных профессиональных областей. Это обусловлено тем, что записка представляет собой один из наиболее популярных и востребованных вариантов взаимодействия между руководителем и его подчиненными. Образец служебной записки представлен нами немного ниже по тексту, в той части статьи, где описано, как правильно составить служебную записку.
Пример
Как заработать на командировке?
Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.
Какие вопросы можно решить через служебную записку?
Формой внутреннего документооборота, которая позволяет максимально эффективно и оперативно решать повседневные рабочие вопросы, является служебная записка.
Этот документ составляют с целью уведомления уполномоченных должностных лиц о возникшей проблеме, внесения предложений по ее решению или согласования действий, которые необходимо предпринять.
Немаловажную роль в применении служебных записок играет то, что с их помощью можно обратить внимание руководства на то, что сотрудник выявил некую проблему в процессе своей деятельности и ведет работу по ее устранению. В ситуации, когда специалист не имеет возможности решить вопрос самостоятельно, без взаимодействия с другими сотрудниками, служебная записка служит способом официального информирования их об этом. Таким образом, ответственность за решение вопроса делегируется тем должностным лицам, в чьей компетенции находится проблемная область.
Единой формы служебных записок не существует. Они могут быть составлены в свободной форме. При этом допускается использование не только бумажных носителей, но и электронные средства связи.
Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)
Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.
Служебная записка должна содержать:
1. Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.
2. Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.
3. Суть вопроса. Описание проблемы, предложения по ее решению, просьба или требование о принятии соответствующих мер.
4. В завершении необходимо указать фамилию, инициалы и должность лица, составившего служебную записку.
Таким шаблоном служебной записки допустимо пользоваться при необходимости.
Образец оформления служебной записки
Рассмотрим на элементарном примере, как пишется служебная записка (образец). Здесь мы продемонстрируем, каким может быть текст служебной записки.
Итак, пример служебной записки:
Коммерческому директору ООО «Молот»
Третьякову Михаилу Сергеевичу
г. Волгоград 13 августа 2014 года
В коммерческом отделе с 11 августа 2014 сломан принтер с функцией сканера. Для его ремонта необходимо вызвать специалиста по ремонту офисной техники. Стоимость работ по устранению неисправности с учетом приобретения необходимых деталей составляет 1790 (одна тысяча семьсот девяносто) рублей. Смету на проведение работ прилагаю. Во избежание задержек по рассылке счетов клиентам ООО «Молот» прошу выделить необходимые денежные средства до 20 августа 2014 года.
С уважением, руководитель проектов, Семенов Игорь Анатольевич.
Ниже расскажем, как написать служебную записку в электронном виде.
Электронный документооборот и его особенности
Многие организации уже перешли на использование средств электронной связи для обмена служебной информацией. В первую очередь к таким средствам относится электронная почта. С ее помощью отправка служебных записок значительно упрощается. Кроме того скорость решения служебных вопросов таким образом значительно увеличивается.
В чем же разница в оформлении документов на бумажных носителях и их электронных форм? И как писать служебную записку в электронном виде? Существенной разницы нет никакой. Оформлять электронное обращение следует, так же как и служебные записки, составленные на бумаге.
В основной части обращения (там, где происходит изложение сути проблемы и предложения о ее решении) следует следовать тем же шагам, как в примере предложенном ранее.
Единственная разница заключается в том, что при составлении служебной записки в виде электронного документа нет необходимости в указании адресата. Его имя будет размещено в строке «Адрес». Если документооборот осуществляется через один общий ресурс (к примеру, один электронный ящик на весь отдел), то в строке, предназначенной для наименования темы письма, следует указать, кому адресовано обращение.
Кроме того, электронная почта, позволяет настроить функцию по автоматическому присвоению подписи в конце письма. Это дает возможность значительно сократить количество времени потраченного на составление служебной записки. Если в вашем почтовом ящике отсутствуют такие настройки, в конце послания нужно обязательно указать свои идентификационные данные, т.е. фамилию, инициалы и занимаемую должность.
Очень важно при использовании электронной почты запрашивать уведомление о прочтении письма (достаточно просто задать такой параметр в соответствующем окошке). Это станет доказательством того, что обращение действительно было отправлено нужному адресату в конкретный промежуток времени.
Служебная записка
Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.
Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.
Назначение и виды данного документа
По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:
- Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
- Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
- Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.
По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения, записки бывают:
- Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
- Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.
В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.
Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.
Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.
Форма и содержание
Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.
Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.
По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.
Пример написания служебной записки представлен ниже.
Главному бухгалтеру ___________________
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.
Директор отдела маркетинга:________________________________.
« »___________ 2016 года
Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.
Правила грамотного оформления
Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации. Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.
Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.
Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.
Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.
Составление служебной записки в электронном виде
Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.
Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.
Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.
Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.
При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.
Определенные нюансы составления
Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.
На приобретение
Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.
В ней указывается, что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.
Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.
Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.
На замену старого инвентаря
Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.
На премирование
В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.
В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.
В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.
При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.
О непредоставлении или передаче документов
В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.
Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.
Важность документа
Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.
В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.
Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.
Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.
Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете: