Договор журнала с клиентом

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец журнала регистрации трудовых договоров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец журнала регистрации трудовых договоров

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Образец журнала регистрации трудовых договоров

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Программа — Журнал учета договоров

Журнал учета договоров Кларис – это комплексное автоматизированное решение для полноценного ведения реестра договоров предприятия.

Кларис устроен так, что пользователь может сам настроить мышью размер и последовательность полей, упорядочить их по своему усмотрению.

Зачем нужен журнал учета договоров?

Очень часто компании сталкиваются с такими проблемами:

• Договора теряются
• Переносятся сроки согласования
• Происходит дублирование информации по договору
• Невозможно восстановить хронологию движения договора
• Не могут найти ответственного по договору

Журнал учета договоров в системе Кларис. Решения:

• Договора хранятся в электронном виде, с указанием местоположения оригиналов

• Согласованиедоговорапроходит через всех участников процесса — ставится виза и договор переходит к следующему

• Журнал учета договоров — это web сервис, если вносятся изменения по договору, то они видны сразу всем

• Фиксируетсяистория изменения договора, с указанием даты и автора

Пример окна просмотра журнала учета договоров:

В журнале учета договоров есть возможность прикрепить оригинал договора в любом формате. Просмотреть прикрепленные файлы, можно нажав на скрепку в списке договоров, не открывая карточку договора. Удобные окна регистрирования, поиска и просмотра договоров позволят легко, без усилий найти необходимый договор и всю сопутствующую документацию.

По запросу мы настраиваем печать из шаблона договора в Microsoft Word без программирования.

Реестр договоров можно транспортировать в Excel и распечатать и, наоборот, уже составленный в Excel договор легко переправить в Кларис.

Как уточнить варианты внедрения Кларис, цены, заказать демонстрацию?

Звоните: Россия 8-800-100-97-55. Звонок бесплатный.

Москва: 8-495-212-2008. Многоканальный.

Вверх Отправляя любую форму на сайте, Вы даете согласие на обработку персональных данных.

© 2018 Кларис — программная платформа для онлайн управления сервисными подразделениями. База клиентов, активов, договоров, электронные заявки, контроль поручений Онлайн конструктор бизнес-процессов.

Правила обработки персональных данных

Настоящим я, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2009 г. №152-ФЗ «О персональных данных» даю свое согласие лично, своей волей и в своем интересе на обработку (сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, блокирование и уничтожение) моих персональных данных, в т.ч. с использованием средств автоматизации.

Такое согласие мною даётся в отношении следующих персональных данных: фамилии, имя, отчество; контактный адрес электронной почты (e-mail); контактный телефон; — для определения потребностей в программном обеспечении, мониторинга исполнения обязанностей службой поддержки; ведения деловой переписки и документооборота, ведения истории обращения в службу поддержки, а также иных целей, в том числе, путем осуществления со мной прямых контактов по различным средствам связи.

Согласие дается: ООО «АльтСофт», юридический адрес: Россия, 644123, г. Омск, ул. Крупской, д. 27, корп. 2, кв. 122, почтовый адрес: 644099, г. Омск, ул. Больничный переулок, д. 6, 7 этаж, офис 10

Документирование деятельности отдела по работе с клиентами ООО «Стройгарант»

Автор: Кочелаевская Д.А., Семянкова О.И.

В документировании процесса выполнения строительных и ремонтных работ в ООО «Стройгарант» задействованы многие подразделения, в том числе отдел по работе с клиентами. Менеджеры данного отдела являются связующим звеном между предприятием и заказчиком, выступают в роли персональных консультантов клиентов в ходе выполнения заказа. Именно от работы менеджера отдела зависит количество заключенных договоров с заказчиками и привлечение потенциальных клиентов.

Менеджеры по работе с клиентами заключают договоры и проводят окончательные расчеты. Также они производят контроль сроков выполнения строительных работ по договорам для своевременного реагирования и предотвращения претензий со стороны заказчика, организуют ведение базы данных договоров (клиентов), взаимодействуют с подразделениями компании для своевременного получения информации, необходимой для осуществления внешней связи с клиентами.

Для выполнения заказа клиента оформляются следующие документы:
— заявление клиента;
— дефектная ведомость либо проект (ремонтно-отделочные работы выполняются на основании дефектной ведомости, строительные — по проекту);
— смета на строительство/ремонт объекта;
— договор;
— акт приемки выполненных работ (в случае поэтапного выполнения заказа — промежуточный акт приемки выполненных работ);
— счет на оплату;
— счет-фактура.

Все эти документы создаются в нескольких подразделениях ООО «Стройгарант»: отделе по работе с клиентами, отделе подготовки строительства, строительно-монтажном отделе, бухгалтерии. В обязанности менеджера отдела по работе с клиентами входит контроль своевременного поступления и согласования необходимых документов в подразделения предприятия, а также информирование заказчика о состоянии выполненных работ по его запросу.

Технология документирования выполнения заказа клиента следующая:

1. Клиент приходит в отдел по работе с клиентами, менеджер информирует его о составе услуг, выполняемых компанией, знакомит с прейскурантом цен, сроками выполняемых работ. Внимательно выслушивает клиента и рассматривает его заказ, при необходимости консультирует клиента по оптимальному составлению заказа. Клиент пишет заявление и приносит с собой, если имеются, чертежи или эскизы.

Клиент при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:
— документ, удостоверяющий его личность;
— оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы (помещение, квартира, земельный участок);
— доверенность (если, к примеру, заказчик арендует квартиру и хочет сделать в ней ремонт).

Представитель юридического лица при подаче заявления представляет менеджеру следующие документы:
— документ, подтверждающий его полномочия (доверенность или решение об избрании единоличного исполнительного органа);
— копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
— оригинал либо копию документа, подтверждающего право владения или пользования объектом, на территории которого будут производиться строительные или ремонтно-отделочные работы.

2. Заявление клиента передается на рассмотрение в отдел подготовки строительства для согласования сроков выполнения работ, объема расходных материалов и стоимости данного заказа.

3. Главный инженер отдела подготовки строительства определяет сложность заказа и визирует заявление клиента (проставляется резолюция для составления сметы).

4. Специалисты отдела подготовки строительства составляют смету и передают ее в отдел по работе с клиентами менеджеру, ведущему данный заказ.

5. Подготовленная смета предоставляется клиенту на рассмотрение. Данный документ содержит наименование работ и затрат, сроки выполнения заказа согласовываются сторонами. Менеджер согласовывает смету с заказчиком и информирует его о цене. Если заказчика устраивает цена, то составляется договор. Его составляет менеджер по работе с клиентами.

Договор с заказчиком играет главную роль в процессе документирования деятельности отдела по работе с клиентами. Договор на выполнение строительных работ ООО «Стройгарант», заключенный с клиентом, называется договором подряда. В нем содержится информация о предмете договора; правах и обязанностях сторон, заключивших его; ответственность сторон; порядок приемки работ, требования к качеству; порядок расчета по договору. Также в договоре содержится информация о заказчике и исполнителе, их подписи свидетельствуют о согласии с оговоренными в договоре условиями.

Полная статья в печатной версии журнала Делопроизводство

Правила (публичный договор)

Уважаемые гости! Настоящие правила, составленные с максимальным учетом интересов клиентов, а так же для обеспечения их безопасности и являются публичным договором присоединения. Это означает, что заселяясь в номера комплекса и оплачивая наши услуги Вы автоматически принимаете условия, указанные в правилах. Будьте внимательны! Правила расположены на информационных стендах комплекса и на сайте курорта.

Правила предоставления услуг гостиничного комплекса «Аджигардак»

Клиентам гостиничного комплекса «Аджигардак» предоставляется специальная цена на билеты горнолыжных подъемников.

Гостиничный комплекс «Аджигардак» предоставляет следующие услуги:

— размещение в номерах и коттеджах гостиничного комплекса.

— дополнительные услуги гостиничного комплекса (аренда бани, услуги аренды зон барбекю) и другие услуги.

— услуги горнолыжного комплекса.

Обращаем Ваше внимание, что при предварительном заказе дополнительных услуг гостиничного комплекса через менеджера курорта и предварительной оплате, предоставляется скидка от 10 до 15%.

Специальная цена на билеты горнолыжных подъемников предоставляется либо при условии предварительной оплаты на весь срок проживания в комплексе, либо единоразово при заселении согласно действующему прайсу.

Обратите внимание! Скидка предоставляется один раз и только при заселении. При этом размер скидки при предварительной оплате и при оплате в кассе в день заселения отличаются. Если Вы заселились и не приобрели билеты на канатные дороги по специальной низкой цене, то скидки в дальнейшем Вам представлено не будет. Поэтому для получения максимальных скидок рекомендуем заранее планировать Ваш отдых.

Услуги гостиничного комплекса «Аджигардак» реализуются только в порядке предоплаты, следующим путем:

1. Заказ и оплата услуг через менеджера по бронированию тел. +7(351)22-33-881, e-mail: [email protected] . Оплата производится путем внесения наличных денежных средств в 100% размере в кассу Челябинского офиса или путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации согласно выставленного менеджером счета.
2. Оплата услуг на месте их предоставления в горнолыжном центре «Аджигардак», г. Аша путем внесения денежных средств в 100 % размере в кассу курорта, либо через терминал оплаты банковскими картами.

В гостиничном комплексе «Аджигардак» устанавливается расчетный час^

Время заселения в номер – 18-00 дня начала оказания услуг.

Время освобождения номера — 14-00, последнего оплаченного дня.

В случае наличия фактической возможности организации уборки заезд может быть осуществлён до указанного времени. При этом оплата взимается в следующем порядке: 1 час согласно прайсу по классификации номера, более 6 часов – оплата за половину суток, более 12 часов до времени заселения – оплата за полные сутки.

В случае отказа от заказанных и оплаченных услуг, внесенные денежные средства могут быть возвращены на следующих условиях:

— при отказе от услуг за 30 и более дней до начала оказания услуг возврат осуществляется в размере 100% от внесенной суммы;

— при отказе от услуг в период от 30 до 14 дней и до начала оказания услуг возврат осуществляется в размере 50% от внесенной суммы;

— при отказе от услуг за 14 дней и менее до начала оказания услуг возврат не осуществляется.

Возврат денежных средств осуществляется после рассмотрения заявления в течении 2-х месяцев.

При этом в случае отказа от услуги и реализации брони гостиничным комплексом стороннему клиенту, заказчику возвращается стоимость услуг за вычетом 10% от их общей стоимости, удержанных в качестве оплаты за бронь.

Клиент должен самостоятельно получать информацию о прогнозе погоды и осознавать, что в горной местности погодные условия могут меняться быстро и внезапно!

ООО «ГК «Аджигардак» не несет ответственности за погодные и климатические условия на курорте, и их изменение не является основанием для отказа от заказанных услуг и возврата уплаченных сумм.

Основанием для предоставления услуг является: договор, чек или корешок приходного ордера (оформление в Челябинском офисе), платежное поручение (при оплате по безналичному расчету).

Вся информация о заказе и оплате услуг контролируется менеджером. В случае приобретения услуг по предварительному заказу на день заезда должна быть внесена предоплата в размере 100%. После подтверждения факта оплаты менеджер вносит клиента в график заселения и передает дежурному администратору информацию об объеме и времени оказания услуг.

Предоставление услуг осуществляется согласно правилам пребывания в горнолыжном комплексе «Аджигардак» и настоящим правилам, размещенным на официальном сайте курорта, информационных стендах на его территории. Правила являются публичным договором, и оплата услуг свидетельствует о принятии клиентом условии публичного договора, на условиях указанных в правилах. При предварительном заказе услуг менеджер информирует клиента об основных положениях правил.

В случае предварительного заказа услуг оплата за въезд гостя на территорию комплекса не взимается, в других случаях оплата за въезд осуществляется по установленной стоимости в общем порядке.

Для оформления заселения гость обращается к администратору. После оплаты гостиничных услуг, либо предъявления договора на оказание услуг (путевки, чека) клиент заполняет гостевую карту установленного образца и передает ее администратору вместе со своим паспортом (гражданским, заграничным (для не граждан РФ). С документа снимается копия для хранения в архиве. После оформления клиентом ставится роспись об ознакомлении с правилами пребывания, правилами пожарной безопасности, и приемке номера, так же гостем вносится депозит в размере 1000 рублей, после чего клиенту передаются ключи от номера.

При заселении в номер клиент проверяет исправность и целостность находящегося в номере и дополнительно предоставленного имущества согласно находящегося в информационной карте номера перечня. Обо всех неисправностях необходимо сообщить в администрацию по внутреннему телефону (555) или по телефону дежурного администратора +7(902)-866-77-11. При отсутствии замечаний имущество, находящееся в номере считается принятым клиентом в исправном состоянии и комплектации, указанной в описи.

Ключи от номера находятся у клиента на протяжении всего времени проживания в гостиничном комплексе.

Во время пребывания на территории комплекса гости обязаны:

— соблюдать санитарно-гигиенические правила, соблюдать чистоту в занимаемых помещениях и на территории гостиничного комплекса. Заполненные мусорные пакеты складываются в контейнер на крыльцо дома.

— в гостиничном комплексе не допускается громкое звучание музыки и другой шум мешающий соседям с 23 00 до 9 00 часов.

— гости обязаны проявлять вежливость к соседям и персоналу гостиничного комплекса.

— в целях безопасности отдыхающих использование снегоходов на всей территории комплекса запрещено. По согласованию с администрацией Вы можете приехать со снегоходом, и использовать его за территорией комплекса.

— на территории гостиничного комплекса и близлежащей территории запрещается любая вырубка или повреждение растительности.

— разведение костров и использование мангалов, запуск фейерверков и использование иной пиротехнической продукции на территории гостиничного комплекса и близлежащих территориях запрещены.

— для запуска фейерверков предусмотрена специальная площадка, а так же вы можете взять в аренду беседку с мангалом, заказ которых осуществляется у администратора.

— запрещается появление в состоянии алкогольного и иного опьянения на спортивных площадках и горнолыжных трассах, нахождение на территории курорта в состоянии опьянения, в виде порочащем честь и достоинство не допускается

— на всех трассах, зонах подъема и посадки запрещено нахождение с любыми домашними животными.

— запрещается нахождение в номерном фонде домашних животных вне зависимости от их размеров! В случае обнаружения животного в номере, следует выселение из номерного фонда без возмещения стоимости оплаченных услуг или штраф в размере 5000 руб. Уплата штрафа не освобождает от доплаты за номер.

В исключительных случаях по согласованию с Администратором комплекса может быть разрешено размещение с домашними животными. При этом клиент вносит залог в размере 5000 руб. за возможный ущерб имуществу комплекса и за размещение с животными взимается дополнительная плата в размере 15% от стоимости номера .

— автотранспортные средства клиентов располагаются только на специальной стоянке. Нахождение автотранспорта возле номерного фонда запрещено (за исключением 14 корпуса).

— запрещен выезд автотранспорта на горнолыжные трассы. В случае нарушения данного правила, гость обязан оплатить штраф, в размере 5000 руб. и компенсировать ущерб, причиненный нарушением. Также по решению Администрации курорта может быть принято решение о выселении клиента допустившего нарушения, без возврата уплаченных средств.

Лицо, на которое оформлен номер, обязано обеспечить выполнение правил всеми проживающими в номере гостями. В случае нарушения правил, администрация может расторгнуть с гостем договор и выселить из номера. Оплата за номер в указанном случае не возвращается.

Перед выездом из номера клиент обязан сдать помещение и имущество гостиничного комплекса представителю администрации в исправном состоянии и в комплектности, соответствующей полученному при заселении. Для выселения гость информирует администратора о готовности к сдаче номера по телефону (555) или лично.

В случае причинения ущерба, либо утраты имущества гостиничного комплекса клиент обязан возместить причиненный им вред, размер которого определяется администратором на основании конфликтного прайса. В случае отказа клиента возместить возмещенный вред составляется акт установленной формы, подписываемый клиентом и представителем администрации. В случае отказа подписания клиентом вышеуказанного акта, он заверяется подписью представителя администрации и подписями двух свидетелей, не являющихся работниками гостиничного комплекса. Администрация на свое усмотрение имеет право на обращение по месту своего нахождения в соответствующие государственные органы либо суд для возмещения ущерба, нанесенного клиентом.

После сдачи номера, коттеджа в соответствии с его комплектностью клиенту возвращается депозит в размере 1000 рублей.

Полный перечень услуг комплекса и их стоимость указан в прайс-листе, находящемся у менеджера по бронированию тел. +7(351)22-33-881, в Администрации комплекса, а так же размещенном на сайте http://adzhigardak.com и на информационных стендах комплекса. О специальных предложениях и акциях информация размещается на вышеуказанных информационных источниках, а также на постоянных интернет ресурсах курорта http://vk.com/adzhigardaklife и http://instagram.com/adjigardak74. За информацию из других источников администрация ответственности не несет.

Обо всех пожеланиях клиент может сообщить администратору в дневное время по телефону, либо лично в администрации. Пожелания клиентов фиксируются в журнале администратора с отметкой об их выполнении. В вечернее и ночное время в случае возникновения экстренной необходимости гость может обратиться к охране (внутренний телефон 601) либо обратиться к дежурному по базе по номеру +7(902)-866-77-11. Заявки на дополнительные услуги, уборку в номерах принимаются исключительно в дневное время.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.

Кто должен заниматься договорами?

Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Согласование договоров: кто участвует в процессе?

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Пример 1

Лист согласования к договору

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

К договору подряда

От 15.05.2014 № П-456/14

Контрагент ООО «Мечта»

Структурное подразделение АХО

Исполнитель Назаров Л.Д.

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.

Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.

Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ ?.

По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.

Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.

Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.

Включите в договор пункт про электронную подпись

Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:

Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:

• от Подрядчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ];
• от Заказчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ].

Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.

Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте

После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.

Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.

Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.

Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.