Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля

Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля

Дата публикации 30.10.2017

Оформление путевого листа

Путевой лист – это первичный документ, который служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организациях и у предпринимателей, чья деятельность связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утвержденной формы путевого листа не существует. Организации (ИП) должны самостоятельно составить форму путевого листа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, которое используется организациями и предпринимателями для перевозки грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, а также городским наземным электрическим транспортом (п. 9 Приказа № 152).

Из п. 2 Приказа № 152 также следует, что его обязаны применять любые организации и предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, владелец указанного транспорта может не оказывать услуги по договору перевозки (фрахтования). Следовательно, составлять путевые листы обязаны и те хозяйствующие субъекты, которые используют транспорт для собственных (служебных, хозяйственных) нужд (определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Содержание путевого листа

Данные обязательные реквизиты не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3-7 Приказа № 152):

1. наименование и номер путевого листа. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации (п. 12 Приказа № 152);
2. сведения о сроке действия путевого листа:
   • при оформлении путевого листа на один день – дату (число, месяц, год) использования путевого листа;
   • при оформлении путевого листа более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:
   • для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
   • для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН;
4. сведения о транспортном средстве:
   • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай), модель транспортного средства; если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, отражается модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
   • государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
   • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
   • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;
   • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
5. сведения о водителе:
   • фамилию, имя, отчество водителя;
   • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

В путевой лист можно включить дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Приказа № 152). За основу можно взять реквизиты форм путевых листов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и были обязательны к применению до 01.01.2013 (до вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Порядок оформления путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП и выдается водителю, который берет его с собой в поездку.

Срок, на который оформляется путевой лист, – от одного дня до календарного месяца. При этом если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя (п. 10, 11 Приказа № 152).

По общему правилу даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются и заверяются уполномоченными лицами, которые назначаются решением руководителя предприятия или предпринимателем. Исключение составляют случаи, когда предприниматель сам является водителем. Тогда путевой лист он заполняет и подписывает самостоятельно (п. 13, 14 Приказа № 152).

Если путевой лист оформляется на одно транспортное средство, но на несколько водителей, то дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку (п. 15 Приказа № 152).

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, который проводил соответствующий осмотр. Кроме того, необходимо заверить эти данные штампом и подписью медработника с указанием Ф. И. О. (п. 16 Приказа № 152). Подробнее о таких медосмотрах читайте в Справочнике кадровика.

Также в путевом листе должны быть указаны сведения о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Они проставляются контролером технического состояния транспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием Ф. И. О. (п. 16.1 Приказа № 152). Контроль за техническим состоянием транспортных средств осуществляется в соответствии с порядком, утв. приказом Минтранса России от 06.04.2017 № 141.

Пример оформления путевого листа легкового автомобиля

Учет и хранение путевых листов

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале учета движения путевых листов (п. 17 Приказа № 152). Каких-либо специальных требований к оформлению и ведению такого журнала законодательство не содержит.

Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применение именно этой формы не является обязательным условием, ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

Примерная форма журнала учета движения путевых листов

Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет (п. 18 Приказа № 152).

Нужно ли заполнять маршрут следования в путевом листе?

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт, обязаны заполнять и использовать путевые листы. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В этом материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля. Важно! В форму готовятся изменения, касающиеся новых реквизитов: Приказ от 07.11.2017 № 476 находится на регистрации в Минюсте.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов. Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Новая форма путевого листа легкового автомобиля (2017 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес в документ приказом от 18.01.2017 № 17 . Чиновники добавили новые графы и обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе те, что предусмотрены статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации , как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008 .

Итак, в любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

• номер и название учетной формы;
• дата выдачи путевого листа;
• период действия;
• сведения о водителе;
• данные ТС;
• сведения о владельце ТС;
• информация о прохождении ТО перед рейсом;
• информация о прохождении предрейсового медосмотра водителем.

Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Выписать путевку можно как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. Водитель получает на руки документ перед рейсом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое по статье 12.13 КоАП РФ положен административный штраф.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (редакция от 18 января 2017 г.). Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь такое уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к формлению формы:

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом из гаража, так при возвращении в него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный на это специалист, например, механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должна быть указаны дата и время и проставлен личный штамп. В записи должно быть сказано, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки по требованию приказа Минтранса России № 152 необходимо в течение пяти лет.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) титульный лист (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист — очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2018 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)?

Путевой лист легкового автомобиля – это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.

Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

1. При перевозке граждан с багажом.
2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф – 500 рублей.

Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны – они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:

• название и номер документа;
• информацию о сроках действия;
• информацию о водителе;
• сведения о легковом автомобиле;
• сведения о владельце автомобиля.

Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.

Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.

Образец путевого листа легкового автомобиля

В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.

Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа – лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.

Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:

• серия, номер и дата оформления документа;
• наименование организации;
• марка машины и госномер;
• данные водителя и его прав;
• информация о задании водителю;
• сведения о технической исправности автомобиля.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:

• номер по порядку;
• код заказчика;
• место отправления/назначения;
• время выезда/возвращения;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Далее идет информация о результатах работы водителя за смену, а именно: количество часов, километраж и расчет заработной платы. Ниже ставится подпись сотрудника, который расчет произвел, и ее расшифровка.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.

Заполняем путевой лист легкового автомобиля

Для чего нужен путевой лист

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового транспортного средства. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя.

Нововведения 2018 года

С 15.12.2017 вступили в силу изменения порядка заполнения путевок, утвержденные приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476. С нового года перечень обязательных реквизитов дополнен, теперь нужно указывать:

• ОГРН организации (ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей);
• дату и время предрейсового контроля технического состояния;
• подпись и Ф.И.О. контролера.

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2018 утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2018 года практически не отличается от него. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом есть обязательные реквизиты, которые долж­ны при­сут­ство­вать в таком блан­ке:

• на­име­но­ва­ние и номер путевки;
• срок дей­ствия;
• соб­ствен­ни­к транс­порт­но­го сред­ства;
• све­де­ния о транс­порт­ном сред­стве;
• данные во­ди­те­ля.

Путевой лист легкового автомобиля, форма 3

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия оформляют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако, если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например, руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2018 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2018 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2018 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) — первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4) — скачать, путевой лист движения автобуса (форма 6) — скачать.

Путевой лист несет в себе несколько функций:

• Отслеживается маршрут работника.
• Производится расчет зарплаты водителя.
• Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.

В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.

Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.

Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.

На обратной стороне документа путевого следствия (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ездил в течение рабочего дня, фиксирует время приезда и отъезда, а также расстояние в километрах.

Сотрудник бухгалтерии, получив заполненный путевой лист по форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет заработную плату водителю в соответствии с указанными показателями. Записи, которые внесены в путевой лист, могут быть применены для составления акта контрольного замера топлива.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма 3)

На рисунке ниже представлен образец заполнения лицевой стороны бланка путевого листа.