Объяснительная записка отдела кадров

Шаблон объяснительной записки: как упростить работы отдела кадров

Составление объяснительной записки требуется от работника при возникновении внештатных ситуаций разного характера, фиксации фактов нарушений дисциплины, проступков и тому подобного.

Составление объяснительной записки требуется от работника при возникновении внештатных ситуаций разного характера, фиксации фактов нарушений дисциплины, проступков и тому подобного. Работодатель может потребовать написания записки по факту нарушения или происшествия и просто обязан это сделать, если последствия влекут за собой ответственность сотрудника, наложение на него каких бы то ни было взысканий. В противном случае, работник имеет законное право требовать компенсации в судебном порядке. Шаблон объяснительной записки позволяет руководителю значительно улучшить документооборот предприятия, поскольку с момента введения печатных бланков упрощается и ускоряется составление таких документов сотрудниками.

Шаблон объяснительной записки и правила заполнения

Хотя объяснительная может быть написана в свободной форме, а не только на бланке, она должна иметь ряд обязательных составляющих:

• адресация конкретному вышестоящему лицу (руководителю отдела или всей организации);
• емкое описание причины, вынудившей сотрудника составить данный документ;
• краткое изложение причин случившегося.

Далее следуют только дате и подпись. Шаблон объяснительной записки выполняет сразу несколько функций. Во-первых, стандартизирует все поля, необходимые для заполнения – работник не забудет указать все необходимые данные. Во-вторых, ограниченное место для письма подталкивает к ясному и краткому изложению. В-третьих, подшивка и хранение таких документов проще для отдела кадров. Что касается сохранения записки, то она должна присутствовать в архиве предприятия как минимум три года.

Шаблон дисциплинарной объяснительной записки обязательно должен иметь в составе действительные реквизиты предприятия, название документа. Текст записки не предусматривает внесение предложений в связи с произошедшими событиями либо фиксации собственных выводов сотрудника. Данный документ может быть разработан кадровым отделом любой организации самостоятельно, на основе данных о его обязательных составляющих. Но можно воспользоваться готовым шаблоном. Образец объяснительной записки на работу можно скачать в готовом виде, этот документ имеет большое значение для соблюдения трудового законодательства. Использование шаблонов и образцов стандартизированных документов позволяет в короткие сроки наладить работу кадрового отдела.

Образец объяснительной записки

Если вам когда-либо потребуется написать объяснительную записку, то сделайте это правильно. Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством. Конечно будут приведены образцы объяснительной записки.

Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее (смотрите образец).

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату. Образцы таких ситуаций можно посмотреть в комментариях после статьи.

Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

Как правильно написать объяснительную записку

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Образцы составления объяснительной записки

Объяснительна записка – образец об опоздании на работу

Отдел рекламы Директору «Знамение»

Об опоздании на работу

07.10.2014 я опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер К.Ю. Живанец

Объяснительная записка – образец по вопросам основной деятельности

Отдел информационных Директору ООО «Разъем»
технологий О.Л. Частикову

О причинах переноса даты
проведения семинара

Семинар по эффективному использованию комплекса «Писк» 12.12.2014 не состоялся по просьбе его участников в связи с невозможностью добраться до места его проведения в срок из-за отмены авиарейса.

По договоренности сторон дата проведения семинара перенесена на 15.12.2014.

Начальник отдела Ю.Н. Кошкин

Требование написать объяснительную записку вовсе не означает «конец игры». Мне самой на работе приходилось несколько раз писать объяснительные по вопросам основной деятельности. Восторга это конечно не вызывало, но, тем не менее, последствий для меня никаких не было. Просто руководство получило дополнительную информацию к размышлению. Иными словами если объяснительная записка вами написана, то вовсе не обязательно дальше последует выговор или увольнение (если речь идет не о полной неадекватности естественно).

В комментариях продолжают задавать вопросы о примерах написания объяснительных записок. Поэтому я думаю, что будет весьма полезным делом в следующей публикации расширить границы и привести еще примеры объяснительных в различных конкретных ситуациях (смотрите еще больше образцов по ссылке).

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Объяснительная записка об ошибке в работе

Объяснительная записка — это такой служебный документ, в котором наёмный работник объясняет своему руководству причины того или иного дисциплинарного проступка. Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание.

Если сотрудник опоздал на работу, он должен объяснить работодателю, по каким причинам так получилось. Для этого он пишет объяснительную.

Такой вид документа относится к разряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

• фактическую – это утверждение факта опоздания;
• объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере — это их авторство.

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

От ошибок на работе не застрахован никто. Если руководитель предприятия или структурного подразделения столкнулся с тем, что его работник неправильно и неграмотно выполнил свои непосредственные трудовые обязанности, он имеет право потребовать от этого работника объяснений. Объяснения предоставляются в письменном виде. Устные объяснения не являются оправданием.

Работник пишет записку в произвольной форме, но он должен в ней отразить следующее:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
• затем указывается название документа. В данном случае, «записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок – то есть основание. Например, «об ошибке в заполнении документов»;
• текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он совершил ошибку при выполнении своих непосредственных должностных обязанностей;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Работник может совершить ошибку при выполнении своих трудовых обязанностей по разным причинам. Они могут быть по вине работника, а могут и по вине работодателя.
Исходя их критериев совершения ошибок, их можно классифицировать так:

• ошибки в ориентации – то есть работник совершил ту или иную ошибку, так как не обладал нужной информацией;
• ошибки в принятии решения – работник принял неправильное решение по тем или иным причинам;
• ошибки в выполнении действий – неправильные действия сотрудника привели к ошибке.

Кроме того, ошибки в работе могут быть совершены по следующим причинам:

• усталость сотрудника;
• его болезнь;
• употребление работником некоторых лекарств, которые прописаны ему врачом;
• непрофессионализм;
• стресс;
• неприятности в семье;
• несоблюдение работником охраны труда и техники безопасности;
• другие причины.

Бывает и так, что вина за ошибку работника «лежит» на работодателе. Например, он должным образом не организовал рабочее место этого сотрудника.

При написании объяснительной работник должен чётко указать причину, по которой он допустил ошибку. Если это приём лекарств, то лучше будет сходить к врачу и попросить его оформить медицинский документ, подтверждающий этот факт.

Пример объяснительной записки

Примерный текст объяснительной при совершении работником ошибок при выполнении им своих обязанностей должен выглядеть так:

Генеральному директору
ООО «Нефонтан»
Долганчикову Р.О.

10.07.2018 года №41
О допущении простоя оборудования

Я, Клячуковский Эльдар Романович, допустил простой оборудования на своём участке производства, так как во время поломки оборудования я отсутствовал на своём рабочем месте по причине совещания у начальника цеха Молжонкина П.Э. Мой помощник не смог починить аппарат. И поэтому дожидался меня.

Инженер цеха № 12 (подпись) Клячуковский Эльдар Романович

Ошибка в документах

Наиболее «популярная» ошибка на работе, это неправильное и неграмотное заполнение документов. Это может произойти как по вине человека, так и по вине машины – например, компьютера.

Если виновен сотрудник, то этой причиной может быть его усталость или загруженность в день допущения ошибки. Например, работник завысил цены в товарной накладной и счёт-фактуре для покупателя. Следствием такой ошибки стало то, что отгруженный товар вернулся обратно к продавцу, а покупатель отказался его оплачивать, так как увидел неправильные цены.
Виноватой признана бухгалтер. А причиной такой ошибки может быть то, что сотрудница, в обязанности которой и входило оформление бумаг на отгрузку товара, ушла в отпуск, а свои обязанности переложила на виновного бухгалтера, который не имел должного опыта работы в данной сфере.

Такая ошибка не приведёт к дисциплинарному взысканию со стороны работодателя, но может повлиять, например, на распределение премии между сотрудниками бухгалтерской службы.

Нередко ошибки при оформлении бумаг возникают и у кадровиков. Наиболее частые из них – опечатки в оформлении приказов и распоряжений руководителя. Например, кадровик переставил буквы в фамилии сотрудника. Ошибка нестрашная, но приказ нужно будет перепечатать. Объяснительную в данном случае, скорее всего, писать не придётся.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте: образцы

Зачем нужна объяснительная работодателю

За совершение дисциплинарного проступка, то есть за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей, к нему можно применить три вида дисциплинарных взысканий (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):

• замечание (самая мягкая мера ответственности);
• выговор (более строгая мера ответственности);
• увольнение (самый неблагоприятный для работника вариант).

Основные права и обязанности работника названы в статье 21 Трудового кодекса РФ. Так, к примеру, он должен добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дисциплину труда. Соответственно, если работник отсутствует на рабочем месте, то это может быть расценено как нарушение правил внутреннего трудового распорядка. Если так, то за отсутствие на рабочем месте (даже всего несколько часов), работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание.

До издания приказа о применении дисциплинарного взыскания от работника нужно затребовать письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Если объяснений нет, то применять дисциплинарное взыскание – нельзя. Ведь на основании полученной объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте работодатель должен, в частности, установить факт виновности работника и разобраться в обстоятельствах произошедшего.

Работодатель может уволить работника за прогул, то есть за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены независимо от их продолжительности. Также могут уволить в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но если же работник отсутствовал на работе менее четырех часов (например, опоздал из-за пробок на один час), то увольнять за одно лишь это его нельзя. Однако можно объявить замечание или выговор.

Как работодатель должен попросить объяснения

Работодатель (например, в лице начальника отдела кадров) можно устно попросить работника написать объяснительную об отсутствии на рабочем месте. Если же ситуация носит напряжено-конфликтный характер, то уведомление с требованием представить объяснения имеет смысл оформить письменно и вручить работнику под подпись. Если работник откажется принимать и подписывать уведомление, то нужно составить акт об этом.

Срок представления объяснений

Совершившему прогул работнику на дачу письменных объяснений дается два рабочих дня. Они отсчитываются с даты, следующей за днем предъявления требования об их представлении. Если по истечении двух дней работник не представил объяснений, то оформляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ). При наличии такого акта и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, дисциплинарное взыскание можно применить и без объяснительной записки работника (ст. 193 ТК РФ). Таким образом, даже отказ работника от представления объяснительно записки об отсутствии на рабочем месте не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Примеры объяснительных записок

Никакой формы объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте не существует. Объяснительные составляются работником в произвольном формате. Более того, невозможно говорить про какой-то универсальный текст объяснительной, поскольку он формируется в каждом конкретном случае на усмотрение работника. Просто приведем несколько образцов, составленных на конкретных примерах.

Работник попал ДТП

Предположим, что работник отсутствовал на рабочем месте по причине дорожно-транспортного происшествия. Вот пример его объяснительной:

Генеральному директору
ООО «Лобзик»
Лобзикову К.В.
от менеджера по продажам
Столярова В.Б.

Объяснительная записка
об отсутствии на рабочем месте В соответствии с уведомлением от 14.04.2017 № 2 о предоставлении письменных объяснений по факту моего отсутствия на рабочем месте свыше четырех часов сообщаю следующее: 13.04.2017 с 9.00 до 14.00 я отсутствовал на рабочем месте по причине дорожно-транспортного происшествия. Копию справки о ДТП прилагаю.

Менеджер по продажам____________Подпись____________Столяров В.Б.

Семейные обстоятельства

Многие работники отсутствуют на рабочем месте по сложившимся семейным обстоятельствам. Вот пример подобной объяснительной записки:

Генеральному директору
ООО «Лобзик»
Лобзикову К.В.
от менеджера по продажам
Столярова В.Б.

Объяснительная записка
об отсутствии на рабочем месте Я, Столяров Виктор Борисович, 13 апреля 2017 года утром не смог вовремя прийти на работу, поскольку мне позвонила моя школьная подруга и попросила посидеть ее ребенком. Ей срочно надо было идти в больницу, а присмотреть за четырнадцатилетним ребенком – некому. Подруга детства вернулась домой только в 11 часов. Когда я добрался до работы, то решил сразу пойти на обед, чтобы потом до вечера не отлучаться с рабочего места. Позвонить на работу или написать в Whats up начальнику и предупредить об опоздании я не мог, так как накануне потерял свой Iphone. Считаю, что прогула я не совершал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине. Помощь близким друзьям – важное дело!

Менеджер по продажам____________Подпись____________Столяров В.Б.

Прикольные объяснительные

Некоторые работники не бояться показаться креативными и даже под угрозой наложения дисциплинарных взысканий пишут довольно смешные и необычные объяснительные записки. Вот пара образцов:

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Объяснительная записка отдела кадров

То и дело промелькивают посты про то, что работодатель сатанеет и просит объяснительные за опоздания, за что-то украденное или другие рядовые моменты. Сам когда-то с этим сталкивался, работая в банке, которого ныне не существует, потому, исходя из практической волокиты даю краткий экскурс. К слову, в этом банке меня не просто просили писать объяснительные, а хотели уволить, что на протяжении 4 месяцев было безуспешным занятием, причем это была не какая-то точка в каком-нибудь ТЦ, где выдают кредиты, а центральное отделение моего региона в офисе. В итоге, я ушел, когда мне это было выгодно, да ещё и с рекомендательным письмом от лица, состоящего в совете директоров банка.

Так вот, предисловие пройдено, теперь пора перейти к закону, который регулирует сии правоотношения — 193 ТК РФ. Знакомимся:

По нему что либо расписывать смысла нет, всё и так предельно ясно написано, лучше пройдемся по нюансам.

Начнем с правомерного источника, требующего с вас объяснительную записку — им может быть непосредственный работодатель, либо лицо, на которого возложены данные обязанности. На практике — это гендиректор, либо лицо, которое имеет право подписи в организации (как правило могут быть главбухи, СБ, замы), помимо этого, в их должностных обязанностях должны быть прописаны соответствующие полномочия. Их можно просмотреть в корпоративных документах, данная информация обязана быть открытой. Всё это сводится к тому, что, например, ваш непосредственный руководитель(или HR), первое звено в средней цепочке, скорее всего не имеет на это полномочий, а соответственно и законной силы.

2) Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек.

И, если в первом пункте поста, как правило, всегда придерживаются всех норм, то этом пункте идёт резкая просадка. Обычно происходит следующим образом — случился какой-то косяк и со всех поголовно требуют объяснений, что, в принципе логично, но пропуская процессуальные нормы. Дело в том, что требовать объяснительную можно только посредством ознакомления с докладной запиской. Выглядеть она должна по ГОСТу: кому была изначальна направлена(лицу, в чьих полномочиях требовать объяснительную), что именно произошло, какие меры надо принять в связи с происшествием, дата и подпись палача/стукача. Как пример, вот правильно оформленная докладная:

Если же произошла какая-либо кража или поломка, которую начальство хочет повесить на сотрудников — составляется акт о проведении служебного расследования в составе, как минимум, 3 человек. Акты носят более вольный характер, потому пример приводить бессмысленно. Главное знать — с этими документами вас должны ознакомить и обязательно требовать, чтоб под подпись и с получением дубликата.

3) Казнить, нельзя помиловать.

Надо понять, что писать объяснительную никто не требует, можно просто отказаться, главное понять, что за этим последует. Комиссия, проводящая служебное расследование, зафиксирует отказ и это будет законным поводом повесить всё на вас, если не найдётся другой крайний. И её решение можно будет только в суде обжаловать. Вот такая «она» — презумпция невиновности.

4) Истёк срок давности.

Как и в любом процессе, законами установлены сроки.

Для работника — 2 рабочих дня написать объяснительную, даже если её требуют со всеми нарушениями (об этом ниже напишу). Также надо понимать, что срок начинается следующим днём, т.е. если с вас затребовали объяснительную 3 числа, то крайний срок сдачи — 5-ое число. Если же работодатель намеренно уклоняется принимать объяснительную(и такое бывает, например закрыло свой кабинет и ушло, а ваш рабочий день закончен) — летим в ближайшее отделение почты и отправляем заказным письмом, главное — зафиксировать дату отправки.

Для работодателя — 30 дней с момента обнаружения инцидента. Если же какой-либо из сотрудников находится в отпуске или заболел, этот срок период не входит и срок запроса объяснительный продлевается. По истечении же — смотри пункт 3.

Иногда сотрудников просят оформить объяснительную на рабочую почту. Тут следует помнить следующее — она не несёт юридического подкрепления, если производится без личной электронной подписи. Если же есть — то она равноценна письменной.

6) Я ни я и хата не моя.

Бывают случаи, что вы водитель грузовика и никогда не были в офисе, а с вас требуют объяснительную по поводу кражи пароля от порнохаба у гендиректора. Скажите, что у каждого сотрудника есть свои полномочия, доступ и зона ответственности? Абсурд, может быть, но откажетесь писать — смотри пункт 3.

Итог: и рыбку съесть, и.

Теперь вы знаете, хотя бы поверхностно, основные нюансы и во всеоружии. Можно переходить к самой цели — написании докладной. Тут, как в поговорке, «хороший понт — дороже денег». Если работодатель намерено хочет вас к чему-либо подвести, то, собственно, для таких случаев и пишется мой пост.

Последовательность действий — принимаем информацию, неважно, как с ней ознакомили и в вашей ли зоне ответственности, после чего оповещаем, что нужно подумать, вспомнить, обдумать, поразмыслить над ситуацией и имеете право на это пару рабочих дней. О нарушениях ни коем разе не высказываемся! Залог победы — измотать противника перед реальным боем или отвлечь. За эти пару дней работодатель либо предпримет действия, которые будут подкреплять его намерения, либо наоборот расслабится, пыл спадёт, что даст неоспоримое преимущество. Если же вы поняли, что придётся именно конфликтовать и отстаивать свои права, то пишем примерно следующее, в зависимости от нарушений.
«Я такой то такой был извещён в устной форме о таком-то происшествии, ничего про это не знаю. То-то то-то не находится в моей зоне ответственности и доступ я туда не имею, не понимаю зачем вообще меня опрашивают в связи с этими обстоятельствами? Также требование было от такого-то такого-то сотрудника, который не имеет на это полномочий, в связи с чем он превышает свои должностные обязанности по отношению ко мне? Помимо этого со дня происшествия прошло более 30 дней и почему вообще с меня требуют объяснительную записку, когда законные сроки на это истекли? Требую в письменной форме ответить на все мои вопросы, помимо этого под роспись меня ознакомить с докладной запиской с выдачей дубликата.» Не забудьте составить в 2 экземплярах и потребовать, чтобы в вашем экземпляре расписались. Соответственно отдавать только под роспись, если откажутся — заснять на телефон. Обязательно сфотографировать обе объяснительных заранее, если видеофиксацию нет возможности совершить.

Последствия: многие думают, что конфликтовать или отстаивать свои права в организациях — прямой путь к увольнению, на практике же всё иначе, по крайней мере я говорю со своего седла. Если же в одном месте, который я приводил в самом начале, меня хотели намерено уволить — им просто это не удалось сделать и после такой моей объяснительной спустя пару дней мне предложили вполне хорошее выходное пособие, рекомендательной письмо от работодателя, красную дорожку на выход и прочие регалии, то на текущем месте работы я тоже конфликтовал, тоже писал подобную объяснительную и ни разу не был лишён премии. Мало того, это никак не отразилось в моём карьерном росте в компании. Да, есть люди, которые меня по этому поводу недолюбливают или не разговаривают, странно относятся, косятся, как только мои интересы совпадают в общих зонах ответственности или вопросах, зато по любому конфликтному вопросу со мной стараются не связываться и я с этого получаю много дополнительных плюшек. Спросите почему? Всё дело в судебной практике — порядка 95% споров между работодателями и сотрудниками выигрывают последние.

Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это такой документ, в котором объясняются и разъясняются причины того или иного действия, поступка или факта. Как правило, объяснительная записка ассоциируется с допущением каких-либо нарушений. Очень часто можно услышать об объяснительной записке по поводу отсутствия на рабочем месте или по поводу совершения прогула. Однако применение объяснительных записок не ограничивается сферой трудовых отношений.

В большинстве случаев проблему у людей вызывает вопрос о правильном составлении данного документа. Чтобы правильно его составить, необходимо понимать цель и его назначение. Цель объяснительной записки проста — объяснить и разъяснить причину совершения того или иного действия. Как только проясняется цель, становится понятно и то, что необходимо конкретно в объяснительной записке указать.

Как правило, в объяснительной записке хватит двух-трех предложений, содержащих максимум конкретики. Однако бывают случаи, когда объяснительная записка бывает более объемной. Причём намного. Это актуально, как правило, в случае допущения должностными лицами определённых многочисленных нарушений. В качестве примера можно привести следующую ситуацию.

Пример ситуации

В инспекцию по труду обратилась мать молодой девушки, которая является молодым специалистом. Поводом к обращению стали многочисленные факты допущения нарушений нанимателем законодательства о труде. В частности, жалоба касается неправильного оформления приёма молодого специалиста на работу (была принята стажером продавца, а не продавцом, как должно быть), не предоставления нанимателем временного жилья, отсутствия помощи в поиске временного жилья для найма, отказа выплаты компенсации за наём жилья, а также нарушения порядка отсчёта срока обязательной отработки молодого специалиста.

Как видно из фабулы ситуации, наниматель и ответственные должностные лица выступают исключительно нарушителями законодательства и прав молодого специалиста. От правильного составления объяснительной записки должностным лицом нанимателя в данном случае во многом зависит и мера ответственности за нарушение. Ведь законодательство в отношении молодых специалистов предусматривает достаточно серьезную ответственность нанимателя и должностных лиц. Объяснительная записка в таком случае становится единственным вариантом должностного лица объяснить свою точку зрения и доказать свою правоту. Так, должностным лицом отдела кадров по данному поводу была составлена объяснительная записка следующего содержания.

Пример объяснительной записки по данной ситуации

Объяснительная записка

Я, Сергеев Олег Николаевич, специалист по кадрам Кировского районного потребительского общества, по рассматриваемому вопросу проясняю следующее.
Скрипкина Виолетта Александровна, закончив обучение в УО «Кировский государственный аграрно-технический колледж» (далее — учреждение образования) была распределена в Кировское районное потребительское общество для прохождения отработки в качестве молодого специалиста по профессии «продавец».
6 июня 2017 года из учреждения образования на имя председателя правления Кировского районного потребительского общества поступило письмо с просьбой оказать помощь в трудоустройстве молодых специалистов, в котором было указано, что в случае положительного решения вопроса необходимо направить заявку по рекомендованному образцу. Собственно, это и было сделано. 17 июня 2017 года на имя директора учреждения образования была направлена заявка на распределение выпускников. В заявке отдельно указывалось, что наниматель производит оплату съёмного жилья в размере одной базовой величины.
Другими словами, молодые специалисты до принятия решения комиссией по распределению учреждения образования были осведомлены о том, в какой форме и в каком объеме наниматель оказывать помощь выпускникам в плане жилищного обеспечения.

(Данная оговорка об осведомлённости молодого специалиста ещё до распределения о том, как наниматель оказывает помощь при решении жилищного вопроса, очень важна. Ведь не зря говорят, что предупреждён, значит вооружён. Подобная информация в объяснительной уже наводит проверяющее лицо на мысль, что изначально в жалобе представлена точка зрения только одной стороны, и вполне возможно, что эта точка зрения не совсем верная).

По решению комиссии учреждения образования Скрипкина Виолетта была распределена в Кировское районное потребительское общество, что подтверждается свидетельством о направлении на работу №0989512. В свидетельстве прямо указывалось о необходимости Скрипкиной Виолетты прибыть 1 августа 2017 года к нанимателю в целях прохождения отработки сроком на один год.
Согласно законодательства, молодой специалист считается преступившим к отработке с момента заключения между ним и нанимателем трудового договора или контракта. Трудовой договор со Скрипкиной Виолеттой был заключён 1 августе 2017 года. Следовательно, последним днём отработки является 31 июня 2018 года.
Однако Скрипкина Виолетта не обращалась в отдел кадров Кировского районного потребительского общества по поводу уточнения даты окончания отработки. Вместо этого, узнать ответ на данный интересующий её вопрос она решила из других источников, компетентность которых, как оказалось, сомнительна.

(В данной части специалист отдела кадров специально подчёркивает, что молодой специалист не обращалась в отдел кадров для уточнения вопроса о сроке отработки. Это важно, поскольку таким образом должностное лицо снимает с себя ответственность за неверное понимание работником данного нюанса).

При этом, учитывая, что Скрипкиной Виолетте предстояло работать на материально ответственной должности без опыта работы, руководством организации было принято решение помочь молодому специалисту в полной мере освоить данную профессию. Иными словами, в силу недостаточной подготовки молодого специалиста было принято решение принять Скрипкину Виолетту стажером продавца 4-го разряда в магазин «Полюшка» д. Крупенино без возложения ответственности по сохранности товарно-материальных ценностей, дабы не допустить со стороны молодого работника необоснованной растраты вверенного ему имущества и собственных материальных трат. Кроме того, работа в магазине предполагает коллективную материальную ответственность работающих в нём продавцов. Это значит, что при допущении Скрипкиной Виолеттой недостачи, от действий неопытного работника пострадали бы другие члены коллектива.

(Здесь специалист по кадрам акцентирует внимание на том, что приём стажером продавца был оправдан не просто прихотью нанимателя, а наличием обоснованных причин, а именно: недостаточной подготовкой молодого специалиста, грозившей материальными убытками как ему самому, так и остальным членам коллектива).

Возвращаясь к жилищному вопросу. До прибытия Скрипкиной Виолетты 1 августа 2017 года на отработку, Скрипкина Ирина Викторовна (мама Скрипкиной Виолетты) неоднократно звонила в отдел кадров Кировского районного потребительского общества и требовала найти и предоставить жильё её дочери, пригодное для проживания на весь срок отработки. Специалистами отдела кадров была проведена работа по поиску подходящих жилых помещений (проводился опрос работников предприятия о возможности предоставить съемное жилье, размещались объявления соответствующего содержания, обзванивались возможные наймодатели). Кроме этого, Скрипкиной Виолетте и её матери выдавались телефоны возможных наймодателей в целях самостоятельного поиска жилья.

(Данная часть объяснительной важна тем, что указывает на проводимую работу сотрудниками отдела кадров. То есть опровергает слова заявителя о нежелании специалистов отдела кадров оказать помощь в поиске съёмного жилья).

Стоит отметить, что наниматель, согласно Кодексу Республики Беларусь «Об образовании» от 30 января 2011 года №243-3 (далее – кодекс) и согласно Постановлению Совета министров Республики Беларусь «О некоторых вопросах распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, возмещения затраченных государством средств на их подготовку и целевой подготовки специалистов, рабочих, служащих» от 22 июня 2011 года №821 (далее – Постановление), не обязан предоставлять жилье молодым специалистам. Если быть более точным, то в Кодексе и в Постановлении отсутствует норма, закрепляющая за нанимателем данную обязанность.

(А вот данная часть касается читающих данную объяснительную. Как это не прискорбно, но не все проверяющие лица компетентны в проверяемых вопросах. Подобные ремарки и комментарии законодательства выглядят в объяснительной не уместными, но тем не менее исключают ошибочное мнение проверяющих лиц. Как минимум читающий данный документ задумается и перепроверит законодательство, а не станет основываться на слухах и где-то услышанных фразах).

Кроме того, в Кировском районном потребительском обществе отсутствует свободное ведомственное жилье, предоставление которого было бы возможно. При этом пункт 26 Постановления указывает, что наниматель на добровольных началах может выделять молодому специалисту средства с целью компенсации затрат за наём жилья. В Кировском районном потребительском обществе действует коллективный договор от 2016 года, в пункте 10.8 которого прописано, что молодым специалистам за проживание на частной квартире при наличии договора найма, оформленного согласно законодательства, компенсируется одна базовая величина.
02 апреля 2018 года Скрипкина Виолетта обратилась в отдел кадров с заявлением о получении компенсации в размере одной базовой величины, начиная с момента начала отработки, т.е. с 1 августа 2017 года. Однако учитывая, что пункт 10.8 коллективного договора от 2016 года получение компенсации связывает с наличием договора найма жилья, руководством предприятия было принято решение производить выплату с даты заключения договора найма, т.е. с 05 января 2018 года.

(В этой части акцентируется внимание на то, что специалисты отдела кадров организации-нанимателя при отсутствии обязательства предоставить жильё либо помощь в найме жилья всё же вносят посильный вклад в решение жилищного вопроса молодого специалиста, предоставляя компенсацию, начиная даже не с даты обращения за её получением, а с даты оформления договора найма. Хотя в данном случае наниматель вполне мог выплатить компенсацию только с даты обращения за её получением).

При этом стоит отметить, что согласно представленному договору найма Скрипкина Виолетта снимает двухкомнатную квартиру общей площадью 67,30 квадратных метров. В целях экономии жилищных расходов специалистами отдела кадров было предложено Скрипкиной Виолетте снять квартиру совместно с другим молодым специалистом – Величко Светланой, работающей в Кировском районном потребительском обществе пекарем 4-го разряда. В таком случае жилищные расходы составляли бы минимальную сумму. Однако Скрипкина Виолетта на данное предложение ответила отказом. Кроме того, Скрипкина Ирина в телефонном разговоре указала, что её дочь не будет с кем-то совместно снимать жилье, так как желает проживать одна в двухкомнатной квартире.

(Здесь уже словами специалиста бросается тень на порядочность молодого работника. Ведь здесь уже явно прослеживается желание молодого работника жить во всех удобствах за деньги нанимателя, намеренно отказываясь от иных способов снизить свою финансовую нагрузку, чтобы в дальнейшем выставить организацию-нанимателя не в лучшем свете).

Также по существу вопроса следует отметить, что на момент трудоустройства Скрипкиной Виолетты 1 августа 2017 года, начальником отдела кадров Кировского районного потребительского общества являлась Шведова Галина Викторовна. Но в силу проблем со здоровьем она продолжительное время с 18 июня 2017 года находилась на больничном, а в последствии, не выходя на работу, 14 сентября 2017 года была уволена по соглашению сторон в связи с уходом на пенсию. В связи с этим по старшинству должностей руководство отделом было возложено на меня, молодого специалиста, работающего на тот момент в должности специалиста по кадрам менее года.

(Пожалуй, самая важная часть объяснительной. В данной части прослеживается намёк на то, что в случае наложения проверяющим лицом штрафа на сотрудника отдела кадров, для самого проверяющего возможны проблемы. Ведь статус молодого специалиста, присутствующий у самого работника отдела кадров, сигнализирует о том, что в случае дальнейших активных действий кадровика по обжалованию взыскания в вышестоящие органы, вероятнее всего штраф будет отменён, а самому проверяющему будут вынесены устные рекомендации впредь детальнее разбираться в рассматриваемых ситуациях. Но нужно быть аккуратно и самому кадровику, чтобы не наговорить на себя, ведь это может в дальнейшем бросить тень на его навыки и умения, а значит и на его карьерный рост в будущем).

Специалист по кадрам (подпись) О.Н. Сергеев

(Заключительная часть объяснительной записки, в которой специалист по кадрам подтверждает, что всё вышеизложенное верно и правдиво).

Объяснительная записка очень важна, когда дело заходит о «денежных» вопросах. В таких случаях это единственный шанс должностного лица повлиять на мнение проверяющего. Но чтобы был достигнут должный эффект без отрицательных последствий для самого автора сего документа, нужно знать, что и как указывать в данном документе.