Оформление приказа образец беларусь

Автор: | 18.04.2018

Выписка из приказа – образец оформления

В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.

Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу:

  • полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
  • начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
  • в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
  • указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
  • необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

Оформление выписки из приказа по личному составу проводится по похожему образцу. Отличие заключается в отсутствии преамбулы, части текста объясняющей причины издания приказа. Поэтому из распорядительной части воспроизводится интересующий пункт («Принять…», «Перевести…» и т.д.), остальное совпадает с оформлением выписки из приказа по основной деятельности.

Все вышеперечисленное будет лучше посмотреть на конкретном примере оформления.

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО»
(ОАО «Далеко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

« 19 » марта 2014 г. № 138
г. Владимир

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов п р и к а з ы в а ю:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.04.2014.

Директор Д.А. Молочкова

Верно
Секретарь Подпись О.Е. Шкваркина
20.03.2014

Я думаю, теперь оформление выписки из приказа не вызовет у вас абсолютно никаких затруднений.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Помощь: Составление и оформление приказа по основной деятельности

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказ — это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются и в случаях, когда требуется реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и государственными комитетами, имеют статус нормативных правовых актов. Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» приказ — это нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных документах.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний и др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту;

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О внедрении стандартных форм документов»;

«О создании экспертной комиссии»;

«О проведении инвентаризации основных фондов»;

«Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

«В связи с переходом на новую систему оплаты труда…»;

«В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда…».

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

«В соответствии со статьей 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»…»;

«Во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»…».

Нормативный правовой акт или распорядительный документ вышестоящего органа может быть отражен в констатирующей части приказа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

— исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

— предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

— срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Начальнику отдела кадров Н.И.Веренич, начальнику отдела организационно-правовой работы П.А.Линцевичу разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и представить его на утверждение директору до 25.11.2007».

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а в подпунктах — предписываемые действия и сроки исполнения.

2. Начальнику отдела кадров Н.П.Журкевичу:

2.1. Разработать типовое положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения — 01.03.2008.

2.2. Разработать инструкцию о порядке исчисления стажа работы по специальности (в отрасли) работников учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения — 30.04.2008».

Для приказов с большим количеством пунктов текст распорядительной части допустимо оформлять в виде таблицы.

оформление приказа о приеме на работу

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СВОДНОГО ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Государственный герб
Республики Беларусь

ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ)

________________ N _________

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:
1.1. ЗАЯЦ Ольгу Якимовну на должность консультанта отдела
народнохозяйственных проектов управления промышленности с 19.11.2006
по контракту сроком на один год с окладом согласно штатному
расписанию.

Основания: 1. Заявление Заяц О.Я. от 08.11.2006.
2. Контракт с Заяц О.Я. от 19.11.2006.

1.2. КУРОЧКИНУ Антонину Федоровну на должность главного
контролера-ревизора контрольно-ревизионного отдела управления
бухгалтерского учета, ревизий и контроля с 19.11.2006 по контракту
сроком на два года с трехмесячным предварительным испытанием с
окладом согласно штатному расписанию.

Основания: 1. Заявление Курочкиной А.Ф. от 16.11.2006.
2. Контракт с Курочкиной А.Ф. от 19.11.2006.

2. ПЕРЕВЕСТИ:
ШВАРЦА Роберта Эдуардовича, главного специалиста отдела
финансов, расчетов, фондов и кредитов управления экономики и
финансов, на должность консультанта отдела мощностей и
энергосбережения управления промышленности с 19.11.2006 по контракту
сроком на один год с окладом согласно штатному расписанию.

Основания: 1. Заявление Шварца Р.Э. от 05.11.2006.
2. Контракт со Шварцем Р.Э. от 19.11.2006.
3. Представление начальника управления промышленности.

3. УВОЛИТЬ:
ОКУНЕВА Александра Ефремовича, ведущего специалиста управления
организационной и правовой работы, 20.11.2006 по соглашению сторон в
соответствии со ст. 37 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: заявление Окунева А.Е.

Председатель
Государственного
военно-промышленного комитета
Республики Беларусь Н.И.Азаматов

Приказ о полной материальной ответственности. Образец 2018 года

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 , а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству . В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций .

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц .

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) ;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания ;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом . К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) . Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт.

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку . При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» ;

10) прописными буквами печатать :

— реквизит «Название вида документа»;

— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печать реквизиты :

— «Название вида документа»;

— «Заголовок к тексту»;

— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу .

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид .

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания . Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится . Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой :

«к» — для документов 75-летнего срока хранения;

«л» — для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

Читайте так же:  Как заключается договор купли продажи недвижимости

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа . Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов . Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается .

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту . Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности .

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа . Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена :

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне документа;

— отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказ — это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются и в случаях, когда требуется реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и государственными комитетами, имеют статус нормативных правовых актов. Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» приказ — это нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных документах.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний и др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту;

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О внедрении стандартных форм документов»;

«О создании экспертной комиссии»;

«О проведении инвентаризации основных фондов»;

«Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

«В связи с переходом на новую систему оплаты труда…»;

«В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда…».

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

«В соответствии со статьей 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»…»;

«Во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»…».

Нормативный правовой акт или распорядительный документ вышестоящего органа может быть отражен в констатирующей части приказа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

— исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение указывается в дательном падеже);

— предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

— срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Начальнику отдела кадров Н.И.Веренич, начальнику отдела организационно-правовой работы П.А.Линцевичу разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и представить его на утверждение директору до 25.11.2007».

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а в подпунктах — предписываемые действия и сроки исполнения.

2. Начальнику отдела кадров Н.П.Журкевичу:

2.1. Разработать типовое положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения — 01.03.2008.

2.2. Разработать инструкцию о порядке исчисления стажа работы по специальности (в отрасли) работников учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения — 30.04.2008».

Для приказов с большим количеством пунктов текст распорядительной части допустимо оформлять в виде таблицы.

KB 1699 Скачать Приказ о прекращении трудового договора с работником, заключившим его на определенный срок 2014-01-25 09:17:00 16.02 KB 1317 Скачать Приказ об увольнении с работы 2014-01-25 09:18:42 15.74 KB 2841 Скачать Приказ о введении должности в состав бухгалтерии 2014-01-25 09:20:18 16.54 KB 817 Скачать Приказ о внесении изменений в штатное расписание 2014-01-25 09:22:00 15.3 KB 2732 Скачать Приказ о внесении исправления записи в трудовой книжке 2014-01-25 09:23:48 16.66 KB 1324 Скачать Приказ о продлении срока действия контракта 2014-01-25 09:24:57 15.74 KB 1406 Скачать Приказ о распределении обязанностей 2014-01-25 09:26:24 15.23 KB 1791 Скачать Приказ об отзыве из отпуска 2014-01-25 09:27:58 15.32 KB 1905 Скачать Все бланки для скачивания, представленные на нашем сайте, исключительно для ознакомительного просмотра.

Приказ об изменении размера заработной платы работника (образец заполнения)

Составление графика отпусков является обязательным Часто на практике возникает вопрос о необходимости составления графика отпусков в организации, где работают несколько человек.

Оформляем приказ по новым правилам

Отсутствие графика отпусков является нарушением трудового законодательства.

Кодекса об административных правонарушениях Республики Беларусь — наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин.

Следует отметить, что на основании ст. 169 ТК при отсутствии графика отпусков представляется сложным соблюдение правила об уведомлении работников о дате начала отпуска.
Так, согласно ч. 1 ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с ч.

4 указанной статьи. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч.
2 ст. 168 ТК). Как следует из указанных выше норм, график отпусков — документ, наличие которого предусмотрено законодательством.

При этом законодательством не приводится случаев, когда график отпусков составлять не обязательно.

Следовательно, график отпусков должен быть в любой организации, независимо от количества работников.
Главная → Бланки → Приказ → Приказ об изменении размера заработной платы работника (Образец заполнения) Поделиться: Cкачать документ в формате DOC» Открыть документ в галерее: Текст документа: Общество с ограниченной ответственностью «Ключ» ПРИКАЗ 30.05.2011 N 94-л г. Минск Об изменении размера заработной платы Всвязис возросшим количеством заключаемых договоров с иностранными контрагентами УСТАНОВИТЬ: 1.

ПЕТРОВОЙ АннеВалерьевнеюрисконсульту1-йкатегорииповышение оклада в размере 50% окладаюрисконсультазасложностьинапряженность работы с 01.07.2011.

2.Инспекторупо кадрам Ивановой Татьяне Павловне внести изменения в трудовой договор с Петровой А.В. 3.

Экономисту Жук Екатерине Антоновне внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Основание: 1. Докладнаязаписканачальникаюридическогоотделаот 25.05.2011 N 52. 2. Предупреждениеот29.05.2011N 8,содержащеесогласие Петровой А.В.

Чернобыльской АЭС; 6) участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС; 7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.; 8) донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»; 9) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы; 10) в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

На основании абз. 3 ч. 4 ст.

Образец приказа о взаимозаменяемости сотрудников республика беларусь

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ»

Оформляем приказ по новым правилам

С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 , а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству . В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций .

Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).

Общие правила оформления приказа

Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.

Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц .

Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:

1) соблюдать поля:

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;

2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) ;

3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;

4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания ;

5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;

6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом . К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;

На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter) . Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт.

7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку . При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.

Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»

8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;

9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.

В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» ;

10) прописными буквами печатать :

— реквизит «Название вида документа»;

— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;

11) без абзацного отступа печатать реквизиты :

— «Название вида документа»;

— «Заголовок к тексту»;

— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.

Оформление реквизитов приказа

Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:

1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу .

2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид .

Читайте так же:  Налоги и льготы в саратовской области

3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания . Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится . Например, «10.10.2017».

4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой :

«к» — для документов 75-летнего срока хранения;

«л» — для документов 3-летнего срока хранения.

5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»

7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа . Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов . Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается .

Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:

– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту . Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности .

9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа . Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена :

— на лицевой стороне последнего листа документа;

— оборотной стороне документа;

— отдельном листе ознакомления.

Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.

ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок оформления деловых документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2012 № 18).

Стр 4 2. Документы должны оформляться на бланках, разработанных в организации, и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы могут печататься не на бланках, но с обязательным соблюдением требований к воспроизведению и расположению реквизитов и порядку оформления. При оформлении писем, справок и других информационно-справочных документов допускается использовать угловой штамп организации.

3. Во всех официальных деловых документах каждый лист должен иметь одинаковые поля (устанавливаются автоматически через «Файл» — «Параметры страницы»):

левое поле – 30 мм (3 см);

правое поле – не менее 8 мм; в нашей гимназии принято – 10 мм (1 см);

верхнее и нижнее поля – не менее 20 мм; в нашей гимназии принято — 20 мм (3 см)).

4. Если документ состоит из нескольких страниц, они нумеруются (через «Вставку» — «Номера страниц»). Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами. Первая страница документа не нумеруется.

5. Документы печатаются на стандартных листах формата А-4 (210 на 297 мм). Допускается использовать листы формата А-5, (148 на 210 мм), если текст документа занимает не более пяти-семи строк.

6. Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

7. Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Это регулируется через «Формат» — «Абзац» — «Положение на странице» — «Запрет висячих строк».

8. Если часть документа нужно продолжать печатать с новой страницы, не нужно пользоваться клавишей «Enter». Через «Вставку» выбирается «Разрыв» — «Начать с новой страницы».

9. При наборе текста применяется во всех частях документа (заглавии, тексте, подписи и т.п.) шрифт только гарнитуры «Times New Roman» черного цвета обычного начертания (не курсив, не полужирный). Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

10. Нельзя использовать маркированный список, тем более – изощряться в разнообразии значков для него. Если нужно сделать перечисление, перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится, первое слово пишется с маленькой буквы. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Приложение 1: Оформление перечисления

11. Размер шрифта используется не менее 13 пунктов (пт). В отдельных случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, например, для наградных документов, используется шрифт 15 пт.

В гимназии принят размер 15 пт для всех официальных документов: приказов, протоколов, актов, характеристик, справок, положений, планов, писем и т.д.

12. При подготовке таблиц размер самого шрифта в таблицах должен быть тоже не менее 13 пт, но допускается уменьшать межстрочный интервал до 11 пт (через «Формат» – «Абзац» – «междустрочный: точно» – «значение: 11 пт).

Приложение 2: Экономия места из-за разности интервалов

13. Отступ на новой строке (абзацный отступ) устанавливается автоматически, он стандартный – 0,5 дюйма, т.е. – 12,5 мм (1,25 см). Не нужно оформлять его пробелами или табулятором.

14. Интервал между строками устанавливается одинарный (через «Формат», «Абзац»). Полуторный интервал или интервал конкретного количества пунктов может применяться только в специальных целях (например, для отделения друг от друга реквизитов документа).

15. Через панель инструментов задается нужный параметр выравнивания строки. В основном текст нужно располагать «по ширине». Функции для расположения текста «по правому краю», «по левому краю» в официальных документах не применяются.

В нормативном документе – инструкции по делопроизводству – не оговаривается вопрос о разрешении или запрещении использования переносов слов. Однако для того, чтобы слова не были «редкими», через «Сервис» — «Язык» — «Расстановка переносов» можно установить автоматический перенос слов. Нельзя регулировать «густоту» слов лишними пробелами, между словами должен быть только один пробел.

Для лучшего качества форматирования текста желательно включать функцию «Непечатаемые знаки», благодаря чему видны «ухищрения» по выравниваю строк по ширине за счет пробелов, переноса слов на новую строчку через нажатие клавиши «Еnter» и т.п.

Отражение непечатаемых символов помогает форматировать документ, особенно если вырезаются и вставляются части текста.

16. При печатании документов на компьютере нужно соблюдать требования к длине и началу расположения различных его реквизитов (в данном документе обращается внимание лишь на некоторые из них).

Приложение 3: Стандартные положения табулятора – отступы в миллиметрах от левого поля

17. Максимальная длина многострочных реквизитов – 73 мм. Дополнение: если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

В конце реквизитов точки не ставятся. Знаки препинания в середине строк реквизитов сохраняются.

18. Прописными буквами печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» — в грифах утверждения и согласования;

слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» — в распорядительных документах;

слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ» — в протоколах;

фамилии работников в текстах приказов по личному составу;

названия разделов и подразделов в организационных документах.

в кавычки эти слова не берутся.

19. Отнесение текста «в столбик» на другое расстояние от края документа выполняется стрелками на цифровой линейке (при выделении нужной части), а не пробелами или табулятором.

20. «По центру» располагаются в основном заглавия, в том числе и в таблицах. Это не названия видов деловых документов и заголовки к их текстам, которые печатаются от нулевого положения табулятора, т.е. сразу от границы левого поля. Имеются в виду номера и названия глав в сложных документах, заглавия неофициальных материалов: выступлений, докладов, информации и т.п.

21. Инструкцией не оговорено разрешение или запрещение интервала между строками в заглавиях, но из республиканских нормативных правовых актов видно, что перед номером новой главы и после ее заглавием сделан пропуск строки (или применен двойной интервал). Пропуска нет между номером главы и ее заглавием.

22. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах (уставах, положениях и др.) пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится.

Главы должны иметь заголовки, которые пишутся на новой строке, точка в конце заголовка тоже не ставится (если заголовок состоит из двух предложений, то их точкой разделяют). В заголовках не разрешается перенос слов, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Номера глав и их заголовки пишутся прописными буквами.

23. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа (даже если они расположены в разных главах). Нумерация подпунктов – сквозная только для данного пункта. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

24. Между пунктами, подпунктами и абзацами не делается разрывов, сохраняется одинарный интервал.

25. Первое слово после номера пункта начинается с большой буквы, в конце после последнего слова ставится точка.

Если пункт разделяется на подпункты, то это показывается двоеточием. Первое слово после номера подпункта пишется с маленькой буквы, в конце после последнего слова ставится точка с запятой (кроме последнего подпункта, после которого ставится точка).

Приложение 4:Оформление текста сложного документа

26. Гриф утверждения документа имеет два варианта, обладающих одинаковой юридической силой. Документ может утверждаться лично должностным лицом (директором) или через издание распорядительного документа (приказа).

Реквизит «Гриф утверждения» располагается не с начала строки, а от пятого положения табулятора, т.е. после 100мм (10 см) от левого поля.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся заглавными буквами.

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или размещении его не на бланке наименование должности утверждающего лица и организации указывается полностью.

При утверждении документа распорядительным актом (приказом) его название (в именительном падеже), дата и номер впечатываются сразу. Если документ утверждает лично руководитель, то печатается его должность, оставляется место для подписи, указываются инициалы и фамилия. Также допускается печатать месяц и год утверждения, а дату руководитель ставит от руки.

Приложение 5: Реквизит «Гриф утверждения»

27. Реквизит «Подпись» располагается после текста документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается только видовое название организации, а если нет – то всё полное её название.

Название должности печатается с нулевого положения табулятора, расшифровка подписи – от шестого положения, т.е. 120 мм (12 см) от левого края.

Приложение 6: Реквизит «Подпись»

28. Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

29. Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от нулевого положения табулятора. Он состоит из словам «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Приложение 7: Реквизит «Гриф согласования»

30. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от нулевого положения табулятора. Он включает в себя фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия и номер телефона печатаются без знаков препинания шрифтом размера 9 пт. Отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа и другими данными.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Приложение 8: Реквизит «Отметка об исполнителе»

31. Реквизит «Отметка о заверении копии» размещается ниже подписей в заверяемой копии от нулевого положения табулятора. Отметка включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную подпись удостоверяют печатью организации.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника и содержащие факсимильную подпись подлинника, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Организация может заверять копии только с тех документов, которые созданы в ней самой, кроме случаев изготовления и заверения копий тех документов, которые необходимы при решении вопросов приема граждан на работу и учебу, подтверждения их возраста, образования, трудового стажа (копии дипломов, свидетельств, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Читайте так же:  Субсидия молодой семье орел

Приложение 9: Реквизит «Отметка о заверении копии»

32. В организациях могут создаваться различные виды официальных деловых документов. Наиболее распространенные из них – приказ, распоряжение, протокол, акт, письмо, справка. Должны быть выработаны единые требования к оформлению и образцы, соблюдаемые всеми работниками организации.

33. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания документа. При издании приказа (распоряжения) на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть иногда может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта, а если основание является единым для всех пунктов, то оно указывается в конце приказа.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его служебные обязанности). Данные слова печатаются от нулевого положения табулятора прописными буквами без кавычек и пробелов. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать, тогда в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.

В приказах (распоряжениях) по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемые действия («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Пункт в них располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

Распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль будет осуществлять сам руководитель. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, то в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (или его пункты) с указанием даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ……….от……….№………».

В приказ (распоряжение) не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения…….». Перечень лиц, подлежащих ознакомлению, оформляется на оборотной стороне последнего листа. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Дата в приказе (распоряжении) проставляется от руки лицом, его подписавшим. Дата подписания является датой издания документа.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания, если в нем не указан другой срок.

Приложение 10: Образцы приказов

34. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных органов: педагогического совета, совета учреждения, попечительского совета, совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, совета по питанию, аттестационной комиссии и др. По полноте хода обсуждения они делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы.

Заголовком к тексту протокола является название вида заседания, наименование коллегиального органа. Датой протокола является дата проведения заседания. Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора, соблюдается требование к максимальной длине реквизита – не более 73 мм.

Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, а также, если такое есть, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. К протоколу с проставлением соответствующей пометки могут прилагаться списки (отдельные): присутствовавших (более 15 человек) и приглашенных (более 10 человек). В протоколе может дополнительно указываться количество присутствовавших, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы для рассмотрения и указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. При вынесении на заседание двух или более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ» отдельно по каждому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично. В этот раздел также записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ» без выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ» — принятые решения.

В протоколах всех форм решение приводится полностью. Если принято одно решение, номер не ставится, а если несколько — они нумеруются арабскими цифрами. Решения должны быть конкретными и адресными. Они строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

Решение после каждого вопроса заседания принимается голосованием, результаты которого указываются в протоколе.

Протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Нужно помнить, что решения некоторых коллегиальных органов утверждаются приказом руководителя организации (например, приказом директора утверждаются решения педсовета и совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних).

Приложение 11: Образец протокола полной формы

Приложение 12: Образец протокола краткой формы

35. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования этих организаций. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты, а также могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и распоряжения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта (число определяется нормативными правовыми актами или практической необходимостью).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Приложение 13: Образец акта

36. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера, содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера, выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок либо помещается перед текстом.

В личных справках заголовок допускается не указывать. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

Внутренние справки подписываются составителями, внешние — руководителем организации. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью, личные справки заверяются печатью организации в обязательном порядке.

Приложение 14: Образец справки

37. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. сама разновидность не пишется где это написано

Отправляемые и получаемые письма официального характера регистрируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Регистрационный индекс состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и другим условным обозначениям. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» располагается на бланке для писем и Датой письма является дата его подписания.

Адресатами писем могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. Гриф «Адресат» располагается в правом верхнем углу с четвертого положения табулятора (80 мм от границы левого поля).

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При адресовании письма структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) – в дательном падеже — наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. На документах, направляемых организациям своей системы и постоянным корреспондентам, адрес не проставляется. В состав реквизита «Адресат» он входит при направлении письма разовому корреспонденту (оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи). При адресовании документа частному лицу вначале в дательном падеже указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам.

Письма подписываются руководителем организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

Приложение 15: Образец письма

38. Докладная записка

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.п.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Приложение 16: Образец докладной записки

39. Информация

Приложение 17: Образец информации по результатам проверки

Приложение 1

Оформление перечисления

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций;

соблюдение максимального единообразия порядка обработки документов.

Приложение 2

Экономия места из-за разности интервалов