Увольнение от ип заполнение трудовой книжки

Образец заполнения трудовой книжки ИП

Трудовое законодательство выделяет три вида работодателей – юридические лица, физические лица и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей. Только два из них – юридические лица и предприниматели — несут обязанность по ведению трудовых книжек на своих работников. Какой-либо принципиальной разницы между этими двумя видами работодателей в требованиях закона в данной сфере не существует. В то же время специфика осуществления предпринимательской деятельности физическими лицами все же существует. По этой причине рассмотрим образец заполнения трудовой книжки ИП более подробно.

Обязанность ведения трудовой книжки ИП

В качестве вступления напоминаем, что ТК РФ наряду с ИП относит к предпринимателям частных нотариусов и адвокатов. При этом отсутствие необходимой регистрации при наличии факта осуществления соответствующей коммерческой деятельности не освобождает их от обязанностей, предусмотренных законом. Всех этих лиц будем называть индивидуальными предпринимателями.

Индивидуальные предприниматели в случаях, указанных в статье 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки в отношении трудящихся у них сотрудников по найму.

Трудовая книжка представляет собой многостраничный документ, включающий в себя несколько разделов.

Форма, образец и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах: Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 и Инструкции от 10 октября 2003 года N 69.

Отмечаем, что указанные подзаконные акты в равной мере распространяют свое действие как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Кроме того, пункт 3 Правил прямо обязывает предпринимателей вести этот документ в отношении работников.

Заполнение трудовой книжки ИП

Перечень сведений, которые индивидуальный предприниматель должен отразить в трудовой книжке, содержится в пункте 4 Правил:

• информация о работнике,
• сведения о работе, которую он выполняет;
• переводы на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении с указанием соответствующего основания;
• информация о поощрениях за успехи в работе.

Пункт 5 Правил прямо указывает на события, которые не отражаются в рассматриваемом документе. Это информация о фактах привлечения к дисциплинарной ответственности за проступки работника (например, замечание или выговор). Однако важно учитывать, что такая мера дисциплинарной ответственности, как увольнение, отражается в трудовой книжке в обязательном порядке.

Особенности ведения трудовых книжек ИП

Так как отдельных правил и инструкций по ведению трудовой книжки для работодателей – ИП не существует, они руководствуются вышеуказанными НПА в общем порядке.

В то же время нельзя не отметить ряд особенностей, которые Правила и Инструкция не учитывают.

К примеру, на основании пункта 3.1 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки должно быть вписано полное и сокращенное наименование организации.

В данном случае наименование работодателя – ИП следует производить в соответствии с документом, который закрепляет его статус в качестве ИП. Таким документом является свидетельство о регистрации в этом качестве в налоговом органе. Фамилия, имя и отчество (при наличии) должны быть указаны полностью, без сокращений.

Правила и Инструкция предписывают в некоторых случаях проставлять печать. Однако очевидно, что эти нормы нуждаются в приведении в соответствие с федеральным законодательством, т.к. наличие печати не является обязательным требованием для работодателей.

Следовательно, в установленных указанными НПА случаях ИП вправе заверить соответствующие записи только своей подписью. Дополнительно во избежание недоразумений работникам целесообразно выдать справку об отсутствии печати у ИП.

Заполнение трудовой книжки в 2019 году: образцы

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

А вы знаете, что бухгалтеров начали штрафовать за ошибки в трудовых книжках? Журнал «Упрощенка» разобрался в ситуации и выяснил:

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: «25.12.2017»

• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
• сокращения не допускаются

Например, «пр.» вместо «приказ» и т.д.

• в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой — повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: «Принят по такой-то профессии (должности)». Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат».

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Далее предлагаем ознакомиться с образцами трудовых книжек для различных ситуаций. Обращаем внимание, что в трудовой нельзя писать статьи ТК РФ с сокращениями.

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО: Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО: Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе «сведения о приеме на работу. » напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

• Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Далее напишите, в какой отдел принята (если отдела нет, то формулировка — принят на должность. ) и должность. Поставьте в крайней правой колонке дату и номер приказа.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

ИП и трудовая книжка

До 6 октября 2006 года индивидуальные предприниматели не могли заполнять трудовые книжки работников и вопрос «ИП и трудовая книжка» не стоял. Документом, подтверждающим работу у индивидуального предпринимателя, был трудовой договор, зарегистрированный в органах местного самоуправления.

После вступления в силу Федерального закона № 90-ФЗ от 30.06.2006 г., то есть после 6 октября того же года, ИП как и организации должны вести учет трудовых книжек работников (ч.1 ст.309 ТК РФ). Необходимо, так же вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Регистрировать трудовые договоры со своими работниками в администрации теперь не нужно.
Но как быть, если работник трудился у предпринимателя до 06.10.2006 г.? Разъяснения дает Минздравсоцразвития РФ в письме № 5140-17 от 30.08.2006 г. Запись в трудовой книжке работника ИП делает датой фактического начала работы. А также при увольнении работника после этой даты, в трудовой книжке производится запись об увольнении.

▼ Попробуйте наш калькулятор банковских тарифов: ▼

Передвигайте «ползунки», раскройте и выберите «Дополнительные условия», чтобы Калькулятор подобрал для Вас оптимальное предложение по открытию расчетного счета. Оставьте заявку и Вам перезвонит менеджер банка: проконсультирует по тарифу и зарезервирует расчетный счет.

Принимаем на работу

Запись в трудовую книжку работника ИП вносит, если тот отработал пять рабочих дней и это место является его основным местом работы (п.3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003г.).

Для впервые поступающих на работу индивидуальный предприниматель оформляет трудовую книжку в течение семи дней в присутствии работника. При заполнении титульного листа указывается:

• фамилия, имя, отчество работника
• дата рождения в формате (дд.мм.гггг)
• образование
• профессия, специальность
• дата заполнения
• подпись работника
• печать и подпись ответственного лица (предпринимателя)

Образец заполнения титульного листа

Далее вносятся сведения о работе. Проставляется номер записи по порядку, дата поступления на работу, запись о приеме на должность, основание для приема. Для работников, поступивших ранее 06.10.2006 г. основанием будет являться «трудовой договор от 11.11.1111(дата) № 1(номер)».

Для поступающих после 6 октября основанием будет являться «приказ от 22.22.2222(дата) №2(номер приказа)». Так как индивидуальные предприниматели для оформления трудовых отношений должны использовать унифицированные формы документов: приказы о приеме на работу, личные карточки работников (форма Т-2) и т.д.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке внесена работодателем-предпринимателем и его деятельность прекращена в соответствии с законодательством, то исправление вносит работодатель по новому месту работы.

Образец заполнения трудовой книжки ИП

Увольняем работника

Запись об увольнении работника вносится в день увольнения в соответствии с формулировкой Трудового кодекса и текстом приказа об увольнении. При этом записывается:

• порядковый номер записи
• дата увольнения
• причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса
• наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение)
• печать, должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица (в данном случае предпринимателя)
• далее следует подпись работника.

Трудовая книжка ИП

Наряду с обязанностью вести трудовые книжки работников, в свою трудовую книжку предприниматель записи не вносит. Потому, что он занимается предпринимательской, а не трудовой деятельностью.

Заработную плату предприниматель сам себе тоже не начисляет. Страховой стаж ИП для последующего оформления трудовой пенсии учитывается на основании его регистрации в Пенсионном фонде, как предпринимателя.

Ответственность за соблюдение трудового законодательства

Индивидуальные предприниматели должны соблюдать правила ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек (п.45 Правил). За нарушение этих правил предусмотрена административная ответственность (ст.5.27 КоАП РФ). Она включает в себя наложение штрафа от 1 до 5 тыс.руб. или приостановление деятельности предпринимателя на срок до 90 дней.

В отдельных случаях, по решению суда, может предусматриваться компенсация морального вреда за внесение неправильных записей в трудовую книжку.

Вот основные положения, которые должен знать ИП, по работе с трудовой книжкой. Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту — только свежие новости из жизни ИП:

Заполнение трудовой книжки ИП

Заполнение трудовой книжки ИП

Похожие публикации

По ТК РФ предприниматели, как работодатели, несут обязанность документально оформлять отношения с работниками. После начала собственного бизнеса многим требуется образец заполнения трудовой книжки ИП, чтобы правильно отразить сведения о нанятых сотрудниках. В случае нарушения нормативных правил нарушителям грозит административное наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.

Обязанность ИП по заполнению трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель заводит трудовую и вкладыш к ней на каждого сотрудника, который работает на него более 5 дней. Закон требует письменного оформления трудовых договоров и контрактов.

Индивидуальный предприниматель вносит в документы работников сведения о приеме и увольнении. Это прописано в том числе в правилах, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 №225 и инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 №69, где законодатель приводит образцы трудовых книжек и порядок оформления персонала.

Нужно ли ИП заполнять трудовую книжку на себя

Бизнесмен не производит заполнение трудовой книжки ИП для себя, поскольку документ не предназначен для фиксации сведений о ведении коммерческой деятельности. Удостоверить факт наличия занятости позволяет свидетельство ОГРНИП.

Трудовой стаж предпринимателя учитывается на основании взносов в ПФР. Начало и конец коммерческой деятельности соответствуют дате постановки и снятия с учета в ФНС РФ. Для подтверждения отработанного стажа лица получают в ПФР справку о периоде выплат, совершенных за время пребывания в статусе предпринимателя.

Как ИП заполнить трудовую для работника

В отношении каждого гражданина, принятого на основную работу по договору, происходит заполнение трудовой книжки. ИП, если сотрудник поступает на работу впервые, оформляет документ и делает первую запись в течение 7 дней с момента приема. Для совместителей записи о приеме не делаются.

Ведением трудовых предприниматель занимается самостоятельно или нанимает для этих целей кадрового специалиста. Чтобы правильно отразить сведения в документе, потребуется:

• Цвето-водостойкая ручка с синими, черными или фиолетовыми чернилами.
• Печать предпринимателя (при наличии).
• Приказ о приеме на работу.

Образец заполнения трудовой книжки, в том числе ИП, можно найти здесь.

На развороте трудовая содержит 4 графы: порядковый номер, дата заполнения, вносимые о работнике сведения, наименование документа, послужившего основанием для выполнения записи.

Какие записи можно вносить

Книжка содержит сведения с ФИО, датой рождения, образованием, профессией, специальностью гражданина. Данные вносят согласно паспорту и документам об образовании.

Работодатель отмечает информацию о приеме, выполняемой работе, переводах, награждении, расторжении контракта. Сведения о наложенных взысканиях указывают только при условии, что они послужили причиной для увольнения.

При появлении нового сотрудника необходимо отразить номер записи по порядку, дату приема, должность и основание для начала трудовых отношений (приказ, распоряжение). При расторжении контракта ИП указывает в документе дату, причину и основание для увольнения с формулировкой из ТК РФ, — по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д. В обязательном порядке фиксируются реквизиты приказа и подпись работника.

Правила заполнения трудовой

Вся информация вносится в документ без сокращений, в пределах соответствующих разделов. Работодатель знакомит сотрудника с каждой вносимой записью под роспись. Записи из трудовой повторяются в личной карточке.

При обнаружении ошибок в документе исправления совершаются:

• Тем работодателем, которых их допустил.
• Новым работодателем на основании официального документа, выданного допустившим неточность лицом.

Изменить ошибочные записи можно путем признания их недействительными (буквально, фразой «запись считать недействительной», не забыв подпись ответственного лица) и указания правильных данных.

Увольнение сотрудников в связи со смертью ИП

Вот что нашла в К+:
Вопрос: В каком порядке должны быть заполнены трудовые книжки работников в случае смерти работодателя — индивидуального предпринимателя?

Ответ: В силу п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ в случае смерти работодателя — физического лица трудовой договор подлежит прекращению.
Согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Основания и дата прекращения трудового договора относятся к числу сведений, вносимых в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
При этом в силу п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (п. 17 Правил).
Учитывая изложенное, в трудовых книжках должна быть сделана следующая запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью физического лица — работодателя, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 настоящих Правил).
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, назначается приказом работодателя (п. 45 Правил).
Соответственно, именно это лицо должно внести записи в трудовые книжки работников в случае смерти работодателя — индивидуального предпринимателя.
Если ответственное лицо назначено не было, то работникам следует обращаться в суд за установлением факта, имеющего юридическое значение (смерти работодателя — физического лица), в порядке, предусмотренном гл. 28 Гражданского процессуального кодекса РФ.
В соответствии со ст. 265 ГПК РФ суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. Так как в отсутствие лица, ответственного за ведение трудовых книжек, запись об увольнении в связи со смертью работодателя (физического лица) сделать некому, работники лишены возможности в ином порядке удостоверить факт прекращения трудовых отношений с предпринимателем, деятельность которого прекращена в установленном порядке.
При этом согласно п. 28 Правил, если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Таким образом, можно предположить, что работодателю по новому месту работы предоставлено право исправлять любые неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежнего работодателя, уже прекратившего свою деятельность, в том числе вносить записи, которые не были внесены по прежнему месту работы. Следовательно, новый работодатель на основании судебного решения об установлении факта прекращения трудовых отношений также вправе внести в трудовую книжку работника запись об увольнении с прежней работы.

Н.С.Годунова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
07.07.2010

Делаем правильную запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю

Для многих работников важным моментом оформления является правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю. Так, Трудовой кодекс РФ гласит, что каждый гражданин обязан иметь трудовую книжку, которую оформляет непосредственный работодатель. Ранее в ТК РФ не упоминалось о том, что трудовые книжки на своих сотрудников должен заводить такой субъект хозяйствования, как индивидуальный предприниматель (ИП). После того, как ТК был заметно изменен и дополнен, на ИП была возложена обязанность обеспечить каждого из своих работников трудовой книжкой.

В такой ситуации возникает целый ряд проблем, связанных с этим вопросом. Необходимо выяснить, каким образом оформить трудовые книжки сотрудникам, которые устроились к ИП до внесения изменений в ТК, и что делать с теми соискателями, которые впервые устраиваются на работу.

Как было раньше

Ранее гражданским и трудовым законодательством РФ предусматривалось, что любое физическое лицо может использовать наемный труд для удовлетворения собственных материальных или нематериальных потребностей. Например, ремонтные работы, наем нянь для детей и сиделок для пожилых или больных людей. Индивидуальным предпринимателям также разрешалось использовать наемный труд. Вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек для своих сотрудников, предпринимателем не рассматривались.

Такое положение вещей своеобразно дискриминировало работников ИП. Это проявлялось в том, что сотрудник без трудовой книжки сталкивался в будущем с трудностями, связанными с подсчетом непрерывного трудового стажа. Также если сотрудник уходил от ИП в организацию, то есть от физического лица к юридическому, последнее отказывалось признавать общий трудовой стаж работника, учитывая те годы, в которые он трудился на частное лицо и трудовой книжки не имел. Сотрудник просто предоставлял трудовой договор с предыдущего места работы на ИП.

Новый работодатель, по ошибке считавший, что трудовой стаж фиксируется исключительно в трудовой книжке, просто отказывался рассматривать предъявленный трудовой договор как доказательство отработанных сотрудником лет. Ситуацию также усложнял и тот факт, что некоторые ИП забывают о том, что трудовые договоры со своими подчиненными нужно регистрировать в органах местного самоуправления.

Несколько лет назад в трудовом законодательстве РФ и вовсе существовали положения, запрещающие ИП оформлять трудовые книжки на своих сотрудников. Что касается сотрудника, то он в случае необходимости мог подтвердить свой трудовой стаж на основании документов, подтверждающих факт уплаты сотрудником всех страховых взносов в Пенсионный фонд.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Согласно статье 66 ТК РФ, любой работодатель, кроме физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, в обязательном порядке должен заводить трудовую книжку на сотрудников, которые проработали на него более пяти дней, и это место работы для них является основным. Индивидуальному предпринимателю стоит позаботиться о приобретении трудовых книжек и о назначении штатных единиц, которые в соответствии со своими полномочиями занимались бы ведением и хранением трудовых книжек работников.

Процедура оформления трудовых книжек индивидуальным предпринимателем.

На данный момент ИП проще простого поступить с новым сотрудником – выдать ему новую трудовую книжку и все. Трудности возникают с теми работниками, которые на момент внесения изменений в законопроект уже были приняты на работу.

Имеют место также ситуации, когда:

• сотрудник проработал на ИП уже некоторое время, но до этого нигде не был трудоустроен, то есть ИП стал его первым работодателем;
• человек, работающий на ИП, уже ранее был трудоустроен и имеет трудовую книжку.

И в первом, и во втором случае придется делать записи в трудовой книжке сотрудника. Многие ИП переживают из-за того, что в любом случае придется делать записи задним числом, опасаясь, что такие действия могут быть признаны незаконными.

Индивидуальным предпринимателем запись в трудовой книжке о приеме на работу придется делать, указывая фактическую дату принятия сотрудника на работу.

Важный момент: согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек, в бланке трудовой книжки сотрудника необходимо указать:

1. Полное наименование работодателя – физического лица.
2. Дату принятия, должность сотрудника и другие, предусмотренные законодательством данные.

Часто предприниматели спрашивают: нужно ли указывать свой регистрационный номер или ИНН в трудовой книжке сотрудника? Юристы утверждают, что многие юридические лица, имеющие собственные реквизиты, не указывают эти данные при заполнении бланков трудовых книг своих подчиненных. Следовательно, ИП имеет право поступить подобным образом.

Напоминаем, что дата приема на работу должна указываться фактическая, то есть записанная в трудовом договоре. Считается грубейшей ошибкой, если дата приема на работу будет соответствовать не дате в договоре, а дате заполнения трудовой. Дело в том, что если поставить дату заполнения вместо правильной, то сотрудник может потерять предыдущие годы трудового стажа, что очень сильно отразится при оформлении больничного листа или социальных выплат.

Трудности при оформлении трудовых книжек

В жизни имеют место случаи, когда по разным причинам сотрудник отказывается предоставлять работодателю – индивидуальному предпринимателю свою трудовую книжку для заполнения. В этой ситуации у предпринимателя могут возникнуть два вопроса:

1. Как в таком случае выполнить свое обязательство по заполнению бланка трудовой книжки сотрудника?
2. Оформлять ли новый бланк трудовой книги для решения этой проблемы?

Во-первых, заводить новую (вторую) трудовую книжку работодателю не стоит. Закон не предусматривает оформление новой трудовой при наличии старой. Если трудовая уже не имеет пустых строк для заполнения, то в таком случае работодателем или уполномоченным сотрудником отдела кадров оформляется и заверяется вкладыш в трудовую.

Во-вторых, чтобы избежать административного наказания за отсутствие трудовой книжки у своего сотрудника, ИП имеет право составить специальный акт в присутствии нескольких свидетелей о том, что работник по определенным причинам отказывается от оформления на него бланка трудовой книжки.

Сотрудник устраивается к ИП впервые

Если сотрудник поступил на работу к ИП впервые, то работодатель обязан оформить на него новую трудовую книжку в соответствии с ныне действующими правилами и инструкциями по ведению, оформлению и хранению трудовых книжек.

Обратите внимание: заполняя на титульном листе сведения о работнике, работодатель должен вносить информацию, которая действительна на данный момент времени. Это могут быть, например, данные об образовании работника. Понятно, что работодатель указывает реальную дату заполнения трудовой, а в графе 2 – дату заключения трудового договора с сотрудником.

В случае увольнения сотрудника в трудовой книжке также делается соответствующая этому событию запись с учетом некоторых специфических моментов, связанных с правовым статусом работодателя в лице ИП.

Трудовая книжка: инструкция по заполнению 2018

В настоящее время трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже физического лица.

Действующие бланки трудовых книжек

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Наряду с формой, приведенной в вышеуказанном нормативном акте и применяемой с 01.01.2004, на территории РФ также действительны трудовые книжки, утвержденные постановлениями:

• СНК СССР от 20.12.1938 № 1320;
• ВЦСПС, Совмина СССР от 06.09.1973 № 656;
• Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (трудовые книжки колхозников).

Таким образом, если документ оформляется работнику впервые, используется бланк, утвержденный Постановлением № 225. При этом труд. книжки работников, начатые до 01.01.2004, замены не требуют, а продолжают эксплуатироваться в обычном порядке.

Кто должен вести трудовые книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ каждый работодатель, кроме физического лица, не имеющего статуса ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, при условии, что данное место работы является для сотрудника основным.

Таким образом, индивидуальные предприниматели должны заполнять трудовые книжки своему наемному персоналу в общем порядке.

Записи в трудовую заносятся должностным лицом организации (ИП), уполномоченным приказом руководителя (ИП). Как правило, в качестве такого лица выступает работник отдела кадров.

В случае если должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не назначено, данную функцию исполняет сам руководитель организации (ИП).

Оформление труд. книжки физическому лицу, трудоустроенному впервые, производится работодателем в срок не позже 7 дней со дня приема на работу в присутствии работника.

Примечание: на самого себя ИП трудовую книжку не ведет. Очевидно, что заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, т. е. в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работником, как одной из сторон трудовых отношений, он не является. А трудовые книжки ведутся только в отношении работников (ст. 66 ТК РФ).

Какие записи заносятся в трудовую

В книжку должны быть внесены сведения:

• о сотруднике;
• о выполняемой им работе;
• об увольнениях;
• об основании прекращения трудового договора;
• о переводе на другую постоянную работу;
• о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

Общие требования к заполнению

Инструкция по оформлению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

1. Даты во всех разделах труд. книжки записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Обратите внимание: несмотря на требование Инструкции на титульном листе трудовой книжки для даты заполнения выделена строка, предусматривающая внесение месяца прописью. Специалисты рекомендуют в данном случае записывать дату так, как предложено в форме, т.е. указывать месяц прописью, а дату и год арабскими цифрами.

2. Разрешается использовать шариковые, гелевые, перьевые ручки черного, синего, фиолетового цвета. Можно применять ручки со световодостойкими чернилами.

3. Нельзя использовать сокращения: «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д.

4. В разделах, содержащих сведения о работе и награждениях, категорически не допускаются зачеркивания неточных, ошибочных или других признанных недействительными записей.

Заполнение сведений о работнике

1. ФИО указывается полностью, без замены имени и отчества инициалами.

2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (загранпаспорта, водительского удостоверения и пр.).

3. Сведения об образовании указываются следующим образом:

• основное общее (9 классов);
• среднее общее (11 классов);
• среднее профессиональное (техникум, колледж и пр.);
• высшее профессиональное (ВУЗ);
• послевузовское профессиональное (аспирантура).

Обратите внимание: с вступлением в силу закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ уровень образования «начальное профессиональное», содержащееся в Инструкции, больше не применяется.

Также на основании вышеуказанного ФЗ уровень образования «высшее профессиональное» применяется по отношению к бакалавриату, специалитету и магистратуре.

Запись об образовании производится только на основании надлежаще заверенной документации (аттестата, диплома, удостоверения и пр.). Сведения о незаконченном образовании могут быть внесены на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.д.

4. Профессия (специальность) также указывается на основании документа об образовании.

Обратите внимание: в дипломах об окончании ВУЗа в качестве специальности часто указывается направление деятельности (например: «Экономика и управление на предприятии»), поэтому лучше заполнить данную строку на основании сведений о присуждении квалификации (например: «Экономист»).

5. Заполняется дата оформления книжки. Затем работник заверяет своей подписью внесенные сведения.

6. Далее титульную страницу подписывает лицо, ответственное за оформление трудовых книжек, и ставится печать организации (при наличии).

Обратите внимание: в бланке трудовой книжки под чертой, предназначенной для подписи ответственного лица, написано «разборчиво». Нормативные акты трудового законодательства данное понятие не конкретизируют. Поэтому специалисты рекомендуют должностному лицу не ставить личную подпись, а записывать в данной строке четко и разборчиво свою фамилию.

При этом никакой ответственности за проставление личной подписи, за расшифровку фамилии и инициалов или использование других возможных вариантов заполнения данной строки не предусмотрено.

При отсутствии у организации (ИП) круглой печати Роструд также разрешает использовать внутреннюю печать кадровой службы при условии, что по оттиску можно четко идентифицировать работодателя (наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРН или ОГРИП).

7. Изменение записей о фамилии, имени и отчестве, а также дате рождения производится на основании: паспорта, свидетельств о рождении, заключении или расторжении брака, перемены имени – с обязательным указанием реквизитов данных документов.

Вышеуказанные изменения заносятся в следующем порядке:

• одной чертой зачеркиваются сведения, подлежащие исправлению;
• записываются новые данные;
• ссылка на соответствующий документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (кадровой службы работодателя).

8. Изменения данных об образовании, специальности, профессии производятся путем дополнения сведений, внесенных ранее. Вычеркивать ничего не нужно. Ссылка на документ, на основании которого внесены дополнения, на обложке трудовой книжки не указывается.

Заполнение сведений о работе

1. В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) название организации (ИП).

2. Под данным заголовком в гр. 1 указывается порядковый номер записи.

3. В гр. 2 заносится дата приема на работу.

4. В гр. 3 проставляется запись о принятии (назначении) в конкретное структурное подразделение юридического лица (ИП), если условие о работе в данном подразделении отражено в трудовом соглашении, и наименование должности (работы, специальности, профессии с указанием разряда, класса, категории) в соответствии со штатным расписанием.

В случаях, когда условия работы предполагают компенсации, льготы или ограничения, то наименование специальности (должности, работы и пр.) указывается в соответствии с квалификационными справочниками.

5. В гр. 4 записывается наименование и реквизиты документа, согласно которому сотрудник принят на работу (приказ, распоряжение и пр.).

Примечание: запись о приеме на работу на основании срочного трудового договора полностью аналогична записи о трудоустройстве по бессрочному трудовому соглашению.

Обратите внимание: если запись о приеме на работу делается в отношении генерального директора организации, то употребляется формулировка «Назначен» («Избран»), а в гр. 4 указываются реквизиты протокола общего собрания учредителей (решения единственного учредителя, приказа о назначении генерального директора).

К сведениям о работе, в отношении которых требуется внесение записей в трудовую книжку, также относятся:

• присвоение работнику нового разряда (категории, класса);
• установление сотруднику второй и последующей специальности;
• изменения (дополнения) в штатном расписании организации (ИП);
• перевод на другую постоянную работу;
• переименование организации или изменение ее организационно-правовой формы;
• восстановление непрерывного трудового стажа в установленном порядке (например: на основании решения комиссии по трудовым спорам);
• невключение в непрерывный трудовой стаж периода отбытия наказания в виде исправительных работ;
• военная служба, а также служба в органах ОВД, налоговой полиции, таможни, уголовно-исполнительной системы и пр.;
• обучение на курсах повышения квалификации, переквалификации.